突然ですが、改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行されることをご存知でしょうか？ 大きな変更点として、改正後の電子帳簿保存法では、今まで紙で保存することが義務づけられていた各種書類を電子データとして保存することが可能になります。この動きは、ペーパーレスやデジタライゼーションといった取り組みを政府も奨励していると言えるでしょう。
この記事では、電子帳簿保存法において非常に重要となる『タイムスタンプ』について解説します。
電子帳簿保存法のタイムスタンプとは
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により、保存するときの方法について定めた法律です。元々、電子帳簿保存法の制定以前は、国税関係の帳簿書類は紙媒体で保存されたものしか認められていませんでした。しかし、さまざまな取引形態やサービスが登場し、データすべてを紙で保存することが現実的ではなくなった背景から、この電子帳簿保存法が制定されました。電子帳簿保存法により、各種帳簿書類において、要件を満たせば電子データでの保存も可能になったのです。
近年、帳簿書類はパソコンなどの電子機器をもちいて、電子データとして作成されることが一般的です。電子帳簿保存法による電子データでの保存の容認は、企業の事務的負担の軽減やデジタル活用の促進などの効果が期待されています。
電子帳簿保存法の区分
電子帳簿保存法は帳票の形式などで以下の3つに区分されます。
- 電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存 - スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存 - 電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存
タイムスタンプの目的・必要性
電子契約書に対し完全性を保証し、法的効力を持たせるものにタイムスタンプと電子署名があります。
タイムスタンプとは、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明する電子的な時刻証明書です。紙の契約書であれば、契約者本人の押印や署名が証拠となり法的効力を持ちます。対して電子契約書では、タイムスタンプと電子署名による文書の完全性が証明されることで同様の法的効力を持ちます。
【電子契約書の完全性の証明】
- 作られた電子文書の存在が明確に示され、消失・変化しない
- 内容の改ざんを防ぐことができる
- 改ざんがおこなわれた場合には、その事実が検証されて確認することができる
また、電子帳簿保存法で定められる電子取引などにおいても、タイムスタンプによる完全性の担保が求められています。電子取引においては、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書など多岐に渡る取引情報が電子データで授受されるため、タイムスタンプを活用した適切な保存と管理が必要です。
タイムスタンプは、電子契約以外にも知的財産分野や電子カルテなどにも活用が進んでいます。
たとえば、特許出願においては、「なに」についての発明なのか、「いつ」おこなわれた研究なのかを明らかにする必要があります。その際、製品設計書や製造に関する各種記録などに対してタイムスタンプを付与すれば、これらに対して先使用権を主張することが可能です。さらには、共同研究などの際に「権利の所在」がどこにあったのかを証明するため、開発会議などの議事録にタイムスタンプを付与することも効果的です。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、電子文書の確定時刻を証明するための技術的な仕組みです。利用者がハッシュ値とともにタイムスタンプの発行を要求し、第三者である時刻認証局が時刻情報にハッシュ値を付与したスタンプを発行します。時刻認証局を通じた第三者による時刻情報の付与によって、データの信頼性を担保しています。
ハッシュ値とは、ハッシュ関数を使って計算した入力値をもとに固定長データです。 データの入力値からハッシュ値を計算することはできても、ハッシュ値から入力値を求めることはほぼ不可能です。ハッシュ値付きの時刻情報がタイムスタンプとして発行されるため、入力したデータのハッシュ値と発行されたタイムスタンプのハッシュ値が一致しているかどうかで、データに変更が加えられていないか検証できるようになっています。
タイムスタンプと電子署名の違い
一方で、電子署名は紙をもちいておこなわれる契約における印鑑証明書にあたるものです。電子署名は本人であることを証明するために、認証局（CA）が発行した「電子証明書」を用いておこなわれます。電子署名もタイムスタンプと同じく第三者機関によって保証されたものになります。
電子データや電子契約の完全性を担保するためには、「だれが」「いつ」「なにを」作成・契約したかを証明する必要があります。タイムスタンプでは、3つの要素のうち「いつ」「なにを」を証明することができますが、「だれが」に関する証明はできません。
一方で電子署名では、3つの要素のうち「だれが」と「なにを」を証明することができますが、「いつ」に関する証明はできません。お互いが証明できない要素を補完しあえるタイムスタンプと電子署名を併用することで、電子データや電子契約の完全性がより強固になります。
タイムスタンプは、「存在証明」と「非改ざん証明」の役割を果たし、「いつ」「なにを」を証明します。
- 存在証明：付与時点で確かにデータが存在したこと
- 非改ざん証明：付与後にデータが改ざんされていないこと
電子署名は、「原本性の担保」の役割を果たし、「だれが」「なにを」を証明します。具体的には以下2点です。
- データを作成した者、確認した者が本人であること
- データの内容が改ざんされていないこと
タイムスタンプ付与の要件とは
電子取引もタイムスタンプが必要か
電子帳簿保存法において、タイムスタンプの付与が必要とされている国税関連帳簿書類はスキャナ保存と電子取引で管理するものです。
また、スキャナ保存と電子取引においては、それぞれ別の保存要件が定められていることに注意が必要です。
2022年1月に施行される新しい電子帳簿保存法ではどちらもタイムスタンプの要件緩和が発生しています。ここからは改正前のそれぞれの保存要件と、改正の経緯などを見てみましょう
スキャナ保存の要件
受領した書類をスキャンして電子保存する場合、受領者とスキャンする人が同一のケースと、受領者とスキャンする人が異なるケースがあります。これまで受領者とスキャンする人が異なるケースでは、相互にけん制が働くため改ざんの可能性は低くなると考えられていました。
一方、受領者とスキャンする人が同一のケースでは、チェックができないため改ざんの可能性が高まるとされています。そのため電子帳簿保存法では、受領者とスキャンする人が一致するかによって、受領からスキャンするまでのタイムスタンプの付与に異なる期限を設けていました。
【スキャナ保存におけるタイムスタンプの付与期限】
-
2019年の改正前
- 受領者とスキャンする人が同一の場合：受領から3日以内
- 受領者とスキャンする人が異なる場合：受領から7日以内
- 業務処理サイクル方式(※2)を採用している場合：最大で37日以内 2019年の改正後
- 受領者とスキャンする人が同一の場合：おおむね3営業日以内
- 受領者とスキャンする人が異なる場合：おおむね7営業日以内
- 業務処理サイクル方式(※)を採用している場合：おおむね2ヶ月と7営業日以内
このように、おおむねと営業日という表現をもちいることで、スキャナ保存における要件が緩和されたことがわかります。また2021年にも大幅な改正が発生し、要件が変わります。
※：社内での書類のチェックや承認を必要としたときの場合のタイムスタンプの付与
電子取引の要件
電子取引の保存要件でも、タイムスタンプに関する取り決めがあります。現行では、データなどを受け取った側がタイムスタンプを付与する場合は「取引の授受後、遅延なく」とかなり厳しい要件が設定されています。
2021年の大幅な電子帳簿保存法の改正
前述したように、データを電子保存する場合は発行者と受領者で別々にタイムスタンプが必要であるなど、文書の信頼性を担保するための厳しい要件がありました。しかし、これらの要件は、企業の事務処理の負担や電子データの導入に対するコストがかかるなど、企業の活発なデジタル活用を阻害している側面があります。
これを受けて、2021年の電子帳簿保存法の改正では、電子データを多くの企業がスムーズに活用できるようタイムスタンプ要件において大幅に緩和されています。
電子帳簿保存法では、これまで「受領者とスキャンする人が同一である場合」「受領者とスキャンする人が異なる場合」「業務処理サイクル方式を採用している場合」の3つのケースについてそれぞれ付与期間が定められていましたが、2021年の改正ではケースごとの付与期間がなくなり「最長約2ヶ月とおおむね7営業日以内」に統一されました。
また、電子取引のタイムスタンプ要件においても、スキャナ保存と同様に要件緩和がおこなわれています。現行では、データなどを受け取った側がタイムスタンプを付与する場合は「遅延なく」となっていますが、改正後は「最長2ヶ月とおおむね7営業日以内」になりました。
一方で、タイムスタンプ以外では今回の改正により制限された部分もあります。「電子取引」で授受した取引情報について、紙に出力した書面保存が禁止され、電子データとして保存・管理が義務付けられます。これまで電子取引に関する電子データを紙に出力して保管、業務運用をおこなっていた企業では、業務全体の見直しが発生することが想定されます。
上記で記載したもの以外にも、電子帳簿保存法ではさまざまな要件が定められており、今回の改正で変更となったものもあります。詳しくはこちらをご覧ください。
令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて｜国税庁
タイムスタンプの利用方法
タイムスタンプ利用のためには、次の３つが必要となります。
【タイムスタンプを利用するための準備】
- インターネット環境
- タイムスタンプを配布できる時刻認証局との契約
※一般財団法人日本データ通信協会の認定事業者でなければなりません - タイムスタンプが付与できるシステム
現在、一般財団法人日本データ通信協会に時刻認証局として認定を受けているサービスは次のとおりです。
【認定サービス一覧(2021年11月2日現在)】
- アマノタイムスタンプサービス3161
- セイコータイムスタンプサービス
- TKCタイムスタンプ
- サイバーリンクスタイムスタンプサービス
- MINDタイムスタンプサービス
これらのサービスと連携し、タイムスタンプを付与できる複合機やワークフローシステムもあります。弊社が提供している業務デジタル化クラウド「SmartDB（スマートDB）」もその1つで、ワークフロー機能と組み合わせてタイムスタンプを活用することができます（※）。
※タイムスタンプオプションを利用の場合
「SmartDB」とセイコーソリューションズの「セイコートラストサービス」を連携（電子署名・タイムスタンプ）タイムスタンプのコスト・費用について
タイムスタンプの利用には費用が発生します。利用するサービスによって異なりますが、アカウント発行などの導入費用のほか、月額の利用料が発生するのが一般的です。利用料については、発行したスタンプに応じた従量制（1スタンプあたり〇〇円など）、定額制があります。 また、1ヶ月あたりのタイムスタンプの利用上限ごとに複数の利用料が設けられているケースも多いです。
なお、タイムスタンプが付与できるシステムにはさまざまなタイプがあり、電子帳簿保存法の対象となるような多様な書類にタイムスタンプが付与でき、管理・検証など一括で複数の機能を有したサービスほど発生する費用が高額になる傾向にあります。自社の電子データ保存の運用や費用面も考慮して、より使いやすいタイムスタンプのシステムを取り入れことをオススメします。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
冒頭のとおり、改正後の電子帳簿保存法は2022年１月１日からの施行が決定しており、さまざまな要件が緩和されます。これにより、いままで以上に業務のデジタル化が進めやすくなります。タイムスタンプは電子帳簿保存法はもちろん、その他の電子契約でも重要な役割を担います。この記事で皆様のタイムスタンプへの理解が深まり、業務効率化やデジタライゼーションに貢献できれば嬉しいです。
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この記事の執筆者：八木（マーケティング本部）
2021年、新卒でドリーム・アーツへ入社
普段はインサイドセールスとしてトークでお客さまにドリーム・アーツを紹介している
『ITの知識がない人でも読める』をテーマに、新人目線の記事を執筆中
