オフィス備品の在庫管理。エクセルやアクセス等の備品台帳を作成して「一応」電子化していても、実情は担当者だけがファイルを管理していて、業務が「属人化」してはいませんか。「SmartDB」の活用で「属人化」を解消し、チームの業務へと改革しましょう。
在庫管理の属人化による問題
エクセルやアクセスなどのファイルで備品台帳を管理していても、担当者が独自のルールでファイルを管理しているために業務が属人化してしまう。その結果、「常に一人だけに業務が溜まってしまう・・・」という負のサイクルに陥ってはいないでしょうか。
担当者が不在だと業務が止まる
本当の最新状況が担当者本人にしかわからない。別部門への備品貸し出しなども、本人しかオペレーションを回せないため、担当者が不在の場合は業務が止まってしまう。
命名ルールがバラバラ
備品の命名ルールが担当者によってバラバラで、命名者が対応しなければ管理しきれない。
ファイルの重複による拠点間のムダ
拠点ごとに備品在庫管理の担当者がおり、それぞれで在庫データを管理しているために、状況の共有ができない。結果、拠点間で同じ備品を買ってしまうなど、ムダなコストが発生する。
備品在庫管理のために一人雇うのか？
このように業務が「属人化」すると、常に担当者が張り付いてウォッチしなければならないという状態に・・・。たとえ備品在庫管理の業務は新入社員が行うとしても、「一人分」のコストがかかることに変わりはありません。常に担当者が必要な「属人化」した業務は、生産性が高いとは言えないのです。
「SmartDB」で属人化を解決
ファイル管理による「一応」の電子化により「属人化」してしまった業務を、「SmartDB」の活用で解消しましょう。標準機能である「Webデータベース機能」を活用することで、「属人化」を解決することができます。
誰でも最新状況を把握
これまで担当者だけが把握していた最新の「貸し出し状況」が、「SmartDB」なら誰でも把握できます。担当者が休んでも、他の誰かが業務をカバーできる状態に。
備品名をマスタ化
備品の名前は、あらかじめ選択肢を用意して共通化。人による命名ルールのバラつきを防止できます。
ファイル管理からWebデータベースへ
備品の在庫データをWebデータベースとして一元管理。拠点間の情報共有もブラウザへのアクセスだけで済むことで、備品の重複購入などもなくなります。
「個人」から「チーム」の業務へ改革しましょう
これまでエクセルやアクセス等でファイル管理していた備品台帳を、「SmartDB」を活用してWebデータベースとして運用すると、常に「チーム」で在庫状況をメンテナンスすることができるように。わざわざ備品在庫管理のために一人分のコストをかけずとも、業務を漏れなくカバーできるようになります。
「緊急度」が低いため、なかなか業務改善に手をつけにくい備品の在庫管理。思い切って「属人化」を解消し、「チーム」への業務へと改革することで、本来時間を割くべき業務へ「一人分」のコストを投下しましょう。
