「ちょっといい？」「急ぎで対応してほしいんだけど・・・」とお願いされ、軽い気持ちで受けた仕事に振り回されて、本来やるべき仕事がぜんぜん進められずに困ったことはありませんか？
その場その場の対応に流され、記録も管理もなされていない仕事が、どれほどあるでしょうか。
問い合わせ、突然の依頼、トラブル、クレームなど、イレギュラーの割り込み仕事は、どの職場でも起こります。
その割り込み仕事、一人で抱え込まず、みんなでなんとかしましょう！
今回は、割り込み仕事をWebデータベース「SmartDB®」を使ってスマートに対応する方法をご紹介します！
割り込み仕事がもたらす問題
どんなタイミングで依頼されるかわからない割り込み仕事。割り込ませる側からすると、とっても便利な依頼の仕方かもしれませんが、組織全体で考えるとこのような問題をもたらします。
- 割り込み仕事を優先しがちで、本来やるべき仕事がまったく進まない
- 時間がかかるとわかっている作業なのに、いつまでたっても未着手のまま
- だれがなにを依頼されているか、依頼者と依頼された人しか把握できない
- 割り込み仕事がいつも同じ人ばかりに集まり、負荷が偏りがち
こうした問題が起こる原因は、割り込み仕事を個人の力で解決しようとしてしまっていることにあります。個人の力頼みでは組織が育たず、またムダや改善ポイントを見落としがちです。割り込み仕事は受けた人、決まった人が対応するのではなく、チーム一丸となって対応しましょう！
解決策
見える化しよう
割り込み仕事はきちんと記録・管理し、だれがなにを対応しているかをチームで把握できるようにしましょう。また、割り込み仕事といっても、問い合わせ、要望、トラブル、クレームなどさまざまです。こなすだけだった割り込み仕事も、情報を整理・蓄積すると、発生傾向やムダ、改善ポイントが見えてくるようになります。
知識を共有しよう
自分には初めての問い合わせでも、過去にだれかが対応しているかもしれません。過去にどう対応したかを知ることができれば、対応方針および対応方法の意思決定が迅速化されます。
解決策を実行するには、まずデジタル化を
割り込み仕事をWebデータベースで管理できる「SmartDB」なら業務のデジタル化を素早く実現。以下のようなメリットがあります。
仕事の見える化
Webデータベースなので、情報が1ヵ所に集まり、「いつ」「だれが」「どのように」対応したか、「最新」かつ「正確」な情報を知ることができます。また、リーダーが、「いま」「だれが」「なにを」対応しているか、「重要度」「優先度」の高いものはないか、といった情報を把握できるため、問題があった場合の対策を迅速にとることができます。
「SmartDB」のワークフロー機能と組み合わせれば、仕事の依頼から完了までを管理でき、急な割り込み仕事であっても「漏れ」「し忘れ」を防げるようになります。
知識を共有
「SmartDB」では蓄積した情報を、問い合わせ、トラブルなど割り込み仕事の「種別」や、「だれが」対応したかなど、属性ごとにツリー表示できます。またキーワード検索はWebデータベース内を横断的に検索することができ、添付ファイルの中身までを検索対象とするなど細かな検索が可能です。過去に「だれが」「どのように」対応したか、欲しい情報をすぐに見つけることができ、未経験であっても迅速な対応をとることができます。
割り込み仕事こそ見える化を
「SmartDB」を使って割り込み仕事をチームで見える化・共有化しましょう。割り込み仕事に遭遇したとき、個人の知識だけでなく組織のノウハウを活用することで、対応効率の向上につながります。「SmartDB」を導入して、その効果を実感してください。
