3/15開催「SmartDB」勉強会報告

事例発表①ユーザー企業Ａ社さま
脱Notesの取り組み

弊社では、1995年から2013年までNotesを利用していました。グローバルな業態に応じて、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも業務が可能な環境に対する必要性が高まり、「SmartDB」への移行に踏み出すこととなりました。移行開始当初、Notes上には約7,000ものDBがありました。ここから、メールの移行と断捨離により移行対象DBを約2,500まで削減。2015年には、国内の全従業員が必ず利用する社内ポータルとして使っていた、Notes上のDBをすべて「SmartDB」に移行し、類似したDBを削ったところ、約500DBまで減らせました。現在「SmartDB」上にあるDBには、大きく分けて以下の2種類があります。

• ・申請系：稟議申請、PC持ち出し申請、IT機器貸し出し申請、など
• ・文書管理系：契約管理、クレーム管理、会議管理、業務規程集、など

事例発表②ユーザ企業B社さま
コミュニケーション基盤の歩み

弊社では、ビジネスポータルやメールなどのツールを含むコミュニケーションのインフラを「コミュニケーション基盤」と呼んでいます。コミュニケーション基盤の刷新に乗り出し、「INSUITE」と「SmartDB」の導入を決めた背景には、主に3つの要因がありました。

ITツールによるワークスタイル変革への志向。分社後のグループ内コミュニケーション強化の必要性。そしてNotesに対する不安と課題です。

Notesにはさまざまな機能がある反面、エンドユーザーが使いこなせない高度な機能が多い点について課題を感じていました。開発スキルのある人が難しい機能を使って作りこんだDBは、作成者が異動などでいなくなってしまうとだれも使えなくなってしまいます。エンドユーザーに開発を委ねるのであれば、Notesの7割の機能があれば十分です。そこで、「SmartDB」の導入にあたっては、ある程度の権限をエンドユーザーに預け、それ以上の難しい部分はシステム部門が請け負う、という体制にシフトしていきました。また、作成したDBについては、定期的に課金データを作成し、不要なDBがないか棚卸しを行うことで無駄の削減もしています。

事例発表③ユーザー企業C社さま
お客さま対応・お客さま視点醸成へ

弊社は、小売や卸売などさまざまな業態を持つ企業グループの持ち株会社です。弊社のお客さま相談室では、グループ企業全体のお客さまの声を受け付けており、「SmartDB」を導入して以来、そのお客さま相談室の業務において欠かせない存在となっているのが「お客さまの声システム」です。

「お客さまの声システム」に格納されているのは、グループの店舗や工場、営業部門、そしてお客さま相談室に寄せられた、お客さまからのお問い合わせやご指摘のデータ約226,000件です。お客さまからご指摘があると、その内容を「お客さまの声システム」に登録し、原因などを分析した情報をDBに蓄積。その記録をもとにお客さまへの対応を行うという体制をとっています。また、2012年にはWebサイトのお問い合わせ窓口と、2013年にはCTI（Computer Telephony Integration System）と連携。徐々に活用の幅を広げ、現在は事故情報や文書の管理にも「SmartDB」のバインダを利用しています。
エンドユーザーが主幹となって「お客さまの声システム」を完成させることができました。

「SmartDB」バージョン4.1の新機能紹介

2018年4月27日提供開始予定の「SmartDB」バージョン4.1の機能を、「SmartDB」プロダクトオーナーよりご紹介させていただきました。「RPA連携」をはじめ、「SmartDB」をさらに便利にご利用いただけるよう、機能改善を予定しております。バージョン4.1 をどうぞお楽しみに！

課題ディスカッション

ご参加いただいた皆さまにグループに分かれて「SmartDB」利活用促進のための課題とその解決策について、ディスカッションしていただきました。同じような悩みを抱えるご担当者さま同士、活発な意見交換がされ、大変盛り上がりました。ディスカッションのあとの懇親会で、ディスカッションだけでは語りきれなかったこともお話しされていたようです。

ご参加いただいた皆さま、誠にありがとうございました。「SmartDB」勉強会は今後も継続して開催してまいります。次回の開催もどうぞお楽しみに！