2/6開催「Sm@rtDB」勉強会報告

「第6回 Sm@rtDB勉強会」を、恵比寿ガーデンプレイスSpace6にて開催いたしました

当日ご紹介しました「Sm@rtDB」 ver.4.2の新機能紹介と今後のリリースサイクルについて動画でご覧いただけます。

この勉強会は「お客さまに『ひびき®Sm@rtDB』をよりご活用いただきたい!」という思いで立ち上げました。勉強会に参加いただくことで、以下のようなメリットを実感いただければと考えています。

  • ・サービス利用に関する不安や疑問を解消し、具体的な解決策を得られる
  • ・一歩進んだより深い、応用的な利用方法を知ることができる
  • ・他社のリアルな活用事例について情報を得、気になった箇所を集中的に聞くことができる
  • ・同じような悩みを抱える他のユーザー企業のご担当者さま同士が交流できる
  • ・サービス提供企業(ドリーム・アーツ)と直接会話でき、要望を伝えられる

第6回目は、ユーザーさまからの事例発表の他、最新のバージョン4.2.0のご紹介という構成となりました。 今回も大盛況で終了した「Sm@rtDB」勉強会の様子をレポートいたします。

司会

参加者の声

  • ・課題意識の似たユーザー事例が聞けたので良かった
  • ・他社様のクラウド認証基盤、DCS移行のお話に大変興味があったので、伺うことができ良かった
  • ・新しくリリースされる機能、改善された機能をいち早く開示いただき、社内への提案に活かせるものが多いと感じた

各社からの自己紹介

最初に、参加されたユーザーさまから、自社の紹介をしていただきました。 会社概要にはじまり、現在の利用状況、自慢のバインダをご紹介いただきました。


ユーザー事例セッション その1
ユーザー企業Aさま(利用ユーザー数:Sm@rtDB 約7,000名)

弊社は製造業の会社であるため、製造現場では紙の申請書を回すことが多い会社です。
弊社では、人事申請業務を電子化するために「Sm@rtDB」を導入しました。目指した導入効果としては、2つあります。


申請作業にかかる工数の削減(従業員の視点)

製造現場では、各種申請内容が手書きだったため、相当な時間がかかっていました。
「Sm@rtDB」の導入を通じ、本業以外である各種申請作業を簡略化することで、 申請作業にかかる工数を大幅に削減し、さまざまな業務の改善改革の実現を目指しました。


人事申請業務の根本改革(導入部門の視点)

今までは申請を紙で回していたため、内容の多重承認をしたうえで給与システムに登録していました。「Sm@rtDB」の導入を通じ、承認にかかる工数を減らし業務の改善改革の実現を目指しました。
上記の導入効果を目的としてワークフロー選定を行い、「Sm@rtDB」の大きな決め手となったポイントは、ユーザー側が自由に修正、変更できることでした。
元々紙での業務は約50ありましたが、現在は「Sm@rtDB」で約20業務の電子化を完了しました。2018年2月から申請業務の構築を始め、8月には全社展開を行っています。これから、第3弾の展開を控えており、今後もさまざまな業務にてさらなる電子化を進めていく予定です。


ユーザー事例セッション その2
ユーザー企業Bさま(利用ユーザー数:Sm@rtDB 約520名)

弊社は2006年から社員自ら社内の問題点に向き合い、業務改善を行う全社活動が始まっています。この業務改善活動を行うために「Sm@rtDB」を導入しました。
社内の業務改善活動の主管部署である業務推進部では、各部署のお困りごとに対して、積極的に「Sm@rtDB」を使った改善を提案しており、現在では複数の部署で「Sm@rtDB」が使われています。
こうした運用のなかで、「Sm@rtDB」活用により業務改善が実現したひとつの事例が「契約書の管理台帳」です。


「契約書の管理台帳」の事例

お客さまとの取引に関わる契約書を管理する部門では、契約書の審査、作成、解約、与信と受注の登録、承認業務をすべての「Sm@rtDB」の管理台帳で行っています。
「Sm@rtDB」導入前は、すべてExcelで管理を行っていたため、ファイルの競合や容量制限などがあり、都度作り直しが必要な状況となっていました。導入後は、過去7年間の履歴管理ができるようになったことと、申請内容だけではなく、部内情報、進捗管理などの細かな情報も確認、検索できるようになりました。作業期間に関しても、主管部署の管理本部のメンバーが作成し、2週間で切り替えを行っています。
さらに「Sm@rtDB」を社内に広めるため、社内ニュースで「Sm@rtDBの使い方紹介」を配信したり、勉強会を開催して事例紹介や簡単な質問回答を行うなど、業務推進部が中心となって全社に広めています。これらの活動の成果により、実際に「Sm@rtDB」を活用してみようと思う部署がでてきています。
弊社内での「Sm@rtDB」利用者は確実に増えてきており、成功事例もできました。 今後も社内における普及に努め、活用を促進していきたいと思います。


ユーザー事例セッション その3
ユーザー企業Cさま(利用ユーザー数:Sm@rtDB 約3,700名)

DCSの導入背景

私どもは、2012年にオンプレ環境で「INSUITE®」を導入いたしましたが、2018年秋、物理サーバは順次保守終了となるため、クラウド移行を決意しました。
保守終了以外のクラウド移行に至った背景としては、容量拡張やバージョンアップに物理サーバは柔軟に対応できない等の問題や、社外から「INSUITE」「Sm@rtDB」を利用したいというニーズの高まりもありました。
弊社のクラウドサービスは、ドリーム・アーツの「DCS」を利用しています。検討当時、ドリーム・アーツが保守から運用、構築まですべて責任を持って対応する「DCS」サービスを始められたことと、「ドリーム・アーツが御社の環境をすべて保証します」という担当営業の言葉に感銘を受けて「DCS」の移行を決意しました。
また、複数企業のクラウド移行への実績や、プロジェクト進め方のノウハウを蓄積されていること、実際に導入した先輩ユーザー企業さまをユーザー訪問させていただき「問題ないよ」と一言いただいたことも大きな決め手となりました。

クラウドのメリット

移行プロジェクトは順調に進み、2018年11月から運用がスタートしました。クラウド運用開始の当日、クラウドのメリットを非常に感じたエピソードがありました。
多数のユーザーが移行前の環境から移行後の環境へ大量のメールをインポートした結果、サーバが負荷に耐え切れず、「INSUITE」が止まってしまうトラブルが発生しました。
そんなトラブル時も、ドリーム・アーツへ電話をしてサーバをスケールアップしてもらい、約1時間で問題を解決することができました。物理サーバであればサーバ拡張に半年かかったと思います。
私たちが考えるクラウド移行の狙いは、「いち早くクラウド化し、そこでなにをするか?」です。
以下の課題について、クラウドを使ってなにかできないかを今考えています。

  • ・バイモーダル組織への変革
  • ・社員と事業の業務効率化と生産性向上
  • ・事業部門への価値提供
  • ・働き方多様性への対応

私たちは今後、システム運用だけをおこなうのではなく、クラウドシステムのデータを組み合わせ、売上につながるような情報を事業部門に向けて与え、価値を提供していく必要があります。

今後取り組もうとしていること

バインダと基幹システムの双方向の連携を可能にし、社内にある情報をすべて「Sm@rtDB」に集め統合することで「Sm@rtDB」を見ればお客さま情報がすべてわかる状況にしたいと考えています。
私たちは、「知話輪®」も利用しているため、できるなら「知話輪」に欲しい情報をお願いすると、社内に存在する情報を引っ張り出してくれる仕組みも欲しいと考えています。
これらを実現させることで、現場の人の利便性があがる仕組みを作っていくことが、今、私たちの取り組みたいことです。


「Sm@rtDB」バージョン4.2.0の紹介

2019年1月31日にリリースされた最新版、バージョン4.2.0の機能を、 「Sm@rtDB」プロダクトオーナーよりご紹介させていただきました。
バージョン4.2.0では、以下の3つのポイントを軸にバージョン4.1.0の1.5倍となる84件の新機能を追加しており、ユーザーさまからのご要望を多く反映したものであることをご説明しました。

  • ・管理者の運用負荷軽減
  • ・活用シーン拡大
  • ・外部連携強化

これまでの「Sm@rtDB」勉強会のなかで要望いただいた機能もいくつか追加しております。
詳しくはこちらのリリース情報をご覧ください。

「Sm@rtDB」バージョン4.2.0の紹介

お客様窓口グループの取り組みについての紹介

弊社のお客様窓口グループの取り組みに関して、ご紹介させていただきました。
日ごろのお問い合わせ対応状況や、「Sm@rtDB」を使ったお問い合わせ対応フローの仕組み、「Sm@rtDB」サポートサイトに掲載しているFAQ作成の工夫点などをご説明しました。

お客様窓口グループの取り組みについての紹介

第6回を迎えた「Sm@rtDB」勉強会では、参加された方からほかのユーザー企業さまの持つ課題や活用方法を知ることができたことへのご満足の声を多くいただきました。
「Sm@rtDB」勉強会は今後も継続して開催してまいります。「Sm@rtDB」春バージョンもどうぞお楽しみに!

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