ニューノーマル時代となった今、仕事の基盤となる文書管理システムの見直しは、DXが迫られる企業にとって避けては通れない喫緊の課題となっています。
しかし、よくある文書管理システムでは巻き取れない文書が存在します。
それが、「業務文書」と呼ばれるものです。「業務文書」とは承認依頼・業務の依頼・進捗確認・報告で利用する文書（エビデンス）のことです。「業務文書管理」の成功こそが、「業務の効率化」への近道となります。
連鎖する業務プロセスを経て生み出される「業務文書」。
「業務文書」とそれに紐づく関連情報を一元管理すると、承認時に必要な文書の確認や、類似業務の関連文書を参照・参考にするなど、業務に必要な情報へのアクセスがすばやく行えるようになります。
ただし、この仕組み化を実現するためには「文書管理」と「ワークフロー（業務プロセス）」の両方の機能が充実していることが重要となります。
業務依頼内容の部内承認、他部署への依頼、進捗確認、実施完了まで、依頼に関連する業務文書を一元管理し、業務フローを一気通貫でデジタル化。
| 業務文書管理における課題 | SmartDBで解決 | |
|---|---|---|
| 保管場所が一元化されていない | ➡ | 「文書の一元管理」で無駄時間なし |
| 組織・ユーザ単位で柔軟な権限制御ができない | ➡ | 「柔軟な権限制御」で機密文書、部署別管理の文書もOK |
| 業務の属人化 | ➡ | 「脱属人化」で効率UP |
| ワークスタイルの変化に対応できない | ➡ | 「モバイル閲覧＆処理」でスピードUP |
ペーパーレス化・文書管理システム検討時に重要なポイントとなる、「業務文書管理」はどうしたら実現できるのか。 実現するコツや事例や、実現に役立つ「SmartDB」の機能などを収録している資料を公開しています。製品検討にお役立てください。
