就業規則を変更するには？
届出の作成方法・実施までの流れを解説

就業規則とは

就業規則は、雇用主と労働者の間における雇用に関するルールを定めたものです。就業規則の作成については労働基準法第89条で定められており、常時10人以上の労働者を使用する事業所では必ず作成し、労働基準監督署へ届け出る義務があります。なお、労働者が10人に満たない事業所では作成・届出の義務はありません。
「常時使用する労働者」は原則、在籍するすべての労働者を指し、雇用形態は問いません。ただし、日雇いや繫忙期などの期間限定で雇用する労働者は対象外となります。また、派遣社員には雇用主である派遣元企業の就業規則が適用され、労働者の人数カウントにも含まれません。

就業規則に記載する内容

就業規則の内容には、必ず記載しなければならないものと任意で記載できるものがあります。ここでは「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意記載事項」の各項目について紹介します。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項は、必ず記載しなければならない項目です。

• 労働時間関連：始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇などに関する事項
• 賃金関連：賃金の決定、計算および支払の方法、賃金の締切および支払の時期、昇給に関する事項
• 退職関連：解雇事由を含む、退職に関する事項

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、各事業所でルールを定める場合は必ず記載すべき項目です。

• 退職手当関連：適用される労働者の範囲、退職手当の決定・計算・支払の方法、支払時期に関する事項
• 臨時の賃金、最低賃金額関連：退職手当を除く臨時の賃金等、最低賃金額に関する事項
• 費用負担関連：食費、作業用品ほか労働者の負担に関する事項
• 安全衛生関連：安全および衛生に関する事項
• 職業訓練関連：職業訓練に関する事項
• 災害補償関連：災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
• 表彰・制裁関連：表彰および制裁の種類・程度に関する事項
• その他：事業場の全労働者に適用されるルールに関する事項

任意記載事項

任意記載事項は法的規制がなく、使用者が任意に記載できる事項です。

• 経営理念
• 服務規律　　ほか

就業規則はどのような場合に変更するのか

就業規則の変更はどのようなタイミングで必要になるのでしょうか。ここでは、代表的なケースを2つ紹介します。

● 労働関連の法令が改正されたとき

ひとつは、労働関連の法律が改定施行されたタイミングです。就業規則より法令が優先されるため、法令よりも従業員にとって不利な内容の就業規則を定めている場合、該当部分が無効となります。
具体的な例を挙げると、給与の支払に関する規定は最低賃金法の影響を受けます。最低賃金は都道府県別に定められており、毎年10月ごろに改定されます。最低賃金の改定に伴い給与の支払額が最低賃金を下回る場合には、給与規程を変更しなければなりません。
このように、就業規則の内容が法令と同等以上の水準となり、従業員にとって不利益のないよう改正する必要があります。

● 経営状況が悪化したとき

各企業や事業所の都合により就業規則を変更する場合もあります。
たとえば、経営状況が悪化し現在の給与水準を保つことが難しい場合には、就業規則の給与規程を変更し給与を下げることも選択肢のひとつです。
ただし、労働基準法第9条で就業規則の不利益変更は禁止されています。給与の引き下げ、休日数の削減など従業員に不利益のある変更は「必要」であり「合理的」な内容でないと認められません。たとえば倒産寸前の企業において、さまざまな対策を打ったにも関わらず状況が改善されず、このままでは従業員の雇用を継続できないため給与を引き下げる、などの場合は不利益変更であっても認められる場合があります。

上記のほか、就業規則で定められている内容と会社の実態がずれている場合などにも、就業規則の変更が必要となります。

就業規則の変更方法

ここからは就業規則の変更手順について、大きく4つのステップに分けて説明します。

1 ・ 改定案の作成と経営陣の承認

就業規則の変更が決まったら、まずは人事部や総務部などの担当部署にて変更内容を洗い出し、変更案を作成します。正社員、パートタイマー、アルバイトなど雇用形態の異なる社員が在籍している場合は、変更後の就業規則が適用される範囲もあわせて決めましょう。
変更案がまとまったら法務担当者などによる確認をおこないます。法律に反する部分がなければ取締役会で承認を受け、経営陣の合意を得ます。

2 ・ 従業員側の意見聴取

就業規則の変更にあたり労働基準監督署に届け出る際は、従業員側の意見をまとめた「意見書」を添付する義務があります。
従業員の過半数で構成される労働組合、または従業員の過半数が支持する代表者に意見聴取をおこない、意見書を作成しましょう。ここで重要なのは「聴取をおこなった」という事実であり、たとえ反対意見があっても書類の効力には影響を及ぼしません。ただし不利益変更の場合は例外で、労働者側の同意なく会社側が一方的に変更することはできませんので、注意してください。

3 ・ 必要書類の作成と届出

従業員側の意見聴取ができたら、所轄の労働基準監督署に届出をおこないます。届出に関し明確な期限は定められていませんが、遅滞なく対応するよう心がけましょう。届出方法は持参、郵送、電子申請の3種類から選べます。
届出に必要な書類は「就業規則変更届」「意見書」「変更後の就業規則」の3点で、詳細は後述します。
なお、複数の事業所がある場合は事業所ごとの届出が必要です。一定の要件を満たせば、本社で一括して届出をおこなうこともできます。

4 ・ 労働者へ変更の周知

就業規則を変更した際は、従業員へ周知することが法律で義務付けられています。事業所内での掲示、社内回覧、書面配布などさまざまな方法がありますが、テレワークが普及した今おすすめなのは、Web上での管理、共有です。ドリーム・アーツが提供するWebデータベース「SmartDB（スマートデービー）」で就業規則を管理すれば、変更後の規則をすぐに周知でき、従業員がいつでも確認できるため非常に便利です。

【参考記事】就業規則・社内規程の管理・公開はWebデータベースで

就業規則の変更に必要な書類

それでは、届出の際に必要となる3種の書類を紹介します。

就業規則（変更）届

就業規則（変更）届の様式は任意で、自由に記載できます。変更点がわかりやすいよう新旧を比較して表示するものもありますが、比較がなくても届出としては有効です。

労働者代表の意見書

就業規則変更届と同様、意見書の様式も任意です。
意見書の内容については「特に意見なし」や「就業規則の変更に反対」でも構いません。前述のとおり、就業規則の変更に反対の意見書を添付したとしても、「労働者側に意見を聞いた」という事実が重要なので、反対意見により届出が無効になることはありません。ただし、不利益変更の場合は労使間の合意があって初めて成立するため、従業員向けの説明会を実施し同意書を集めるなどの対策が必要です。

変更後の就業規則

こちらも自社の様式で用意しましょう。変更点を朱書きしたり新旧の比較表を添付したり、変更箇所がわかるようにしてもよいですが、そのまま提出しても問題ありません。

就業規則を変更する際のポイント

就業規則の変更にはリスクも伴い、場合によっては社員からの反発が起きたり、訴訟に発展することもあります。ここからは、変更を従業員に受け入れてもらいやすくし、スムーズに変更手続きをするためのポイントを紹介します。

● 可能な限り多くの同意書を得る

就業規則変更に必要な従業員側の意見聴取は、原則では「従業員の過半数が支持する代表者の意見を聞くだけでよい」とされています。しかし、たいていの場合は代表者の意見に従業員全員の意見が反映されているとは考えにくく、一部の従業員から反発が起こることも考えられます。
時間と手間はかかりますが、従業員一人ひとりに対し変更内容について説明する場を設け、できる限り多くの社員からの同意を得ることでトラブルの発生を防ぐことができます。その際、変更に同意したことがわかる書面またはメール文面などを残しておくとよいでしょう。なお、このような任意で作成した書面は、労働基準監督署への提出は不要です。

● 労働者代表と十分に話し合う

労働者の人数が多い事業所など、従業員全員と面談して同意を得る、という方法は現実的に難しいこともあります。その場合は、会社側と従業員の過半数を代表する者とで協議する場を設け、十分な議論のうえで合意を得ることが必要となります。「労使間で話し合う場をどれだけ持ったか」も従業員の納得感に大きな影響を及ぼすポイントです。会社側が一方的に変更を決めた場合や従業員の同意を強制した場合などは、変更が無効となるため注意しましょう。

● 経過措置や代償措置を設ける

給与や労働時間など労働者の生活に直結するような変更は、心理的抵抗が大きくなる可能性もあり、従業員への影響を第一に考えることが重要です。
特に不利益変更の場合、いきなり新しい就業規則に切り替えると、働き方や従業員の生活に急激な影響を与えてしまう懸念があります。段階的に変更後の規則に移行させるための経過措置や、従業員が被る不利益の度合いが少なくなるような代償措置など、複数の選択肢を準備しておきましょう。

まとめ

本記事では、就業規則を変更する際の手順やポイントを紹介しました。社会が変化している以上、一度定めた就業規則をずっと使い続けられることは少なく、法改正などにより変更作業が頻繁に発生する可能性もあります。ポイントをおさえ、手間のかかる変更手続きをスムーズにすすめる参考になれば幸いです。

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【参考】ISO文書も適切に管理できる「文書改訂機能」をリリース

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