議事録をスマートに管理しよう

会議の議事録管理できていますか

日々の業務では、チーム内での進捗確認から、お客さまとの打ち合わせまで、さまざまな会議が行われます。お客さまとの打ち合わせでは、議題や決まったこと、持ち帰り事項などを記録しておくことが必要です。議事録の管理がきちんとできていないと、時間が経ったあとに、言った言わないでトラブルになることもあります。

それら会議の議事録をどのように管理されていますか。WordやExcelなどの電子ファイルをファイルサーバに格納したりすることが多いのではないでしょうか。

しかしながら、ファイルサーバでの管理では、以下のような問題点があります。

• 運用ルールはあったが、いつの間にかバラバラな名前で登録されている
• ファイルサーバを検索しても欲しい議事録ファイルが見つからない
• 議事録ファイルは見つかったが、会議資料について、さらに探す必要がある
• ファイルサーバの容量が足りず、過去の議事録が退避されてしまった

これらの問題点を回避するには、どうすれば良いのでしょう。

Webデータベースで議事録を管理しよう

ファイルサーバをやめてWebデータベースで議事録を管理するようにしましょう。WordやExcelを使っての議事録作成もやめてしまいましょう。Webデータベース化することで、関係者へすばやく共有することができます。

会議資料なども一緒に管理することで、会議に参加できなかった人も簡単にキャッチアップできるようになります。事前に会議資料を格納しておき、会議前に確認してもらうといった使い方もできます。

「SmartDB」を使うことのメリット

「SmartDB」を使えば、さらに以下のメリットがあります。

ワークフローによる確認・承認

ワークフロー機能を使うことで、議事録の確認や承認などを仕組みとして処理することができます。

キーワードでの全文検索

検索キーワードでの全文検索ができます。議事録だけではなく、会議資料なども検索することができます。

お客さまへの提出ファイルは帳票出力で

社内での議事録は「SmartDB」の文書として直接入力しましょう。お客さまへの提出が必要なときは、文書の内容を帳票出力して、電子ファイル化できます。

議事録をスマートに管理してやるべきことに集中

「SmartDB」を使って議事録をスマートに管理して、やるべきことに集中しましょう。議事録の作成や確認・承認をスピードアップして、持ち帰り事項への対応漏れや、無用なトラブルを防止しましょう。

議事録の管理例も紹介している部門別の導入効果はこちらです。