仕事が属人化していると他の人の仕事量や作業内容が見えない

世の中では、『働き方改革』が大流行しています。あなたの会社でも『働き方を変えるぞ!』との大号令がかかっているのではないでしょうか。でも、いきなり働き方を変えろと言われても、どこから手をつければいいのだろう、と悩んでしまいますよね。
そんなときは、身近な仕事からチェックしてみましょう。意外と属人化している仕事が多いことに気がつくと思います。普段は困ってなくても、仕事が属人化していると、イザというときのトラブルにつながります。
そこで今回は、属人化した仕事をゼロにする方法をご紹介します。

仕事の属人化・ブラックボックス化

普段なにげなく進めている仕事ですが、あなたの仕事を同じ部署の人が理解していますか。また、同じ部署の人がどのように仕事をしているのか知っていますか。同じ部署の仕事は知っていて当然だと思いますが、細かな手順まで知らず、ある人が休んだときに、やり方がわからずに右往左往したことはありませんか?

身近なところでも、意外に属人化・ブラックボックス化している仕事は多いものです。

仕事が属人化することの問題点

仕事の存在は知っていても、その仕事が属人化しており、担当者以外からはブラックボックスになっていませんか。仕事が属人化すると、次のような問題があります。

  • 特定の人に仕事が集中し、その人がボトルネックになる
  • その人が休んだ途端に仕事が滞留する
  • 他の人が仕事を行うと、手違いや作業漏れが発生する
  • 無駄な手順があっても、他の人が改善できない
  • 仕事の引継ぎを簡単に行えない

仕事の属人化にはこのような問題点、リスクがあります。『働き方改革』に限らず、属人化を解消することで、長時間労働の抑制や生産性の向上などを実現していきたいですよね。

仕事を見える化して属人化を解消しよう

まずは、同じ部署の仕事を見える化しましょう。Webデータベースを使えば、仕事や手順を簡単に見える化し、同じ部署の人にも共有できます。

仕事を見える化する際には、仕事の目的や概要だけでなく、詳細な手順や注意点なども共有しましょう。手順や注意点が共有されることで、担当者以外の人でも同じ仕事が行えます。すぐに担当者と同じレベル・スピードで仕事ができなくても、急に仕事が増えたときのサポートや、担当者の急な休みに対応できるようになります。

属人化した仕事の見える化には、業務の偏りや抜け漏れ防止というメリットがあります

複数の人が同じ仕事をすることのメリットとして、あいまいな所や抜け・漏れ、無駄な所に気づきやすくなります。それらの指摘を、手順や注意点に追加して、仕事の効率アップを図りましょう。

Webデータベース「Sm@rtDB」を使うメリット

Webデータベース「ひびき®Sm@rtDB」を使えば、以下のようなメリットがあります。

仕事や手順の見える化

「Webデータベース」なので、仕事の情報がひとつの場所に集まります。ひとつの場所にあるから、欲しい情報もすぐに見つかります。仕事や手順もURLひとつで簡単に共有できます。

「Sm@rtDB」のWebデータベース機能はこちら

ワークフローによるステータス管理

ワークフローを組み合わせれば、仕事が依頼されてから終了するまでを管理できます。だれがどの仕事をしているのか、していないのかもハッキリします。

「Sm@rtDB」のワークフロー機能はこちら

属人化をゼロにして標準化を進めよう

「Sm@rtDB」を使って仕事を見える化しましょう。見える化して複数の人が対応できるようになれば、仕事の標準化も進みます。仕事が標準化されれば、生産性も向上します。その結果、長時間労働が抑制され、休みも取りやすくなります。「Sm@rtDB」を導入して、その効果を実感してください。

(参考事例)コクヨ様:働き方を提案する企業として「未来の働き方」を実践