2020年10月14日に第1回「スマコミュ！」をオンラインにて開催しました。 その様子をご紹介します！
スマコミュとは？
「スマコミュ！」はSmartDBユーザーさま同士でさまざまな情報交換を行う少人数・小規模のユーザーコミュニティです。工夫やアイデア、お悩みを共有しあい、交流することができる場となっています。
昨年行われた「SmartDB勉強会」にて、ユーザーさまからのご提案により、「スマデビ女子の集い」を開催いたしました！ 今回は5社6名のスマデビ女子にご参加いただき、以下アジェンダで進めていきました。 【SmartDB勉強会についてはこちら】
- みんなで自己紹介
- コロナ禍でのテレワーク状況
- SmartDB活用術！
- ドリーム・アーツより支援メニューのご紹介
アジェンダ
コロナ禍でのテレワーク状況について
テレワークに快適さを感じているスマデビ女子でしたが、お悩みも多い印象でした。
テレワーク中における社内コミュニケーション問題
- ちょっとしたことが相談しづらい
- メールでやり取りを行っていて、気軽に話しにくい
- チャットツールを利用しているが業務連絡のみで気軽なコミュニケーションができていない
対面コミュニケーションとは異なり、気軽に話せる環境が不足しているようですね。
Teamsを利用しているスマデビ女子もいらっしゃいましたが、なかなか気軽にメッセージをやり取りできる雰囲気でないとのこと。ドリーム・アーツからは、週1回30分程度、メンバー同士で意図的に雑談する時間を設ける取り組みを紹介しました。テレワークだからこそ、業務連絡だけでなく気軽に相談ができる関係作りには意識的にコミュニケーションを取れるようになりたいですね。
テレワーク時のお化粧問題
- テレワークではWeb会議に顔が大きく映し出されるのでお化粧が必要
- 出社時はマスクを着けているので気にならない
スマデビ女子ならではの話題ですね！
Web会議でも利用できるドリーム・アーツオススメのカメラアプリをご紹介しました。ノーメイクでもナチュラルメイクをしているかのように見せる機能があり、スマデビ女子みなさん、「お化粧しているように見せられるのは助かる！」と興味津々なご様子でした。
コロナ禍でのSmartDB活用術！
コロナ禍の中、どのようにSmartDBを活用しているのかについて、ご参加いただいたお客さまからLT※していただきました！LTを通じてお客さま同士がお互いに情報共有できる有意義な時間になりました。
※LTとはLightning Talks（ライトニングトーク）の略で、短いプレゼンテーションのようなものです。
ユーザーさまLT① 「取引先住所管理」
年賀状や書類の発送時に必要な住所の一括ダウンロードや、検索ができるように設計しています。API連携を用いて郵便番号を入力すると自動で住所が入力されるように設定しているため、データの入力ミスや保存ミスが少なくなりました。
ドリーム・アーツでも毎年お客様へお送りしているクリスマスカードで似たような利用をしています！API連携を用いての郵便番号入力を自動化すると、利用者も楽になりますね！「SmartDB CSガイド」でも紹介しているのでぜひみなさんも使ってみてください！
ユーザーさまLT② 「施設不備情報管理」
各施設で発生した破損や汚れの写真を登録して対応依頼を出すもので、対応完了後は対応個所の写真を登録します。備品名称が分からない人でも、写真があることで分かりやすくなります。業務アプリの活用度が上がっているため、今後ワークフロー化を検討しています。
スマートフォンで写真撮影してそのまま入力フォームへ写真を添付できるので、利用者は使いやすいこと間違いなし！ですね。活用度が上がっていることはとても嬉しいです。
ちなみに、同様に施設内のメンテナンス依頼に「SmartDB」をご活用いただいているお客さま事例もございます。ご興味ある方はぜひご覧ください！
ユーザーさまLT③ 「お客様問合せ管理」
お客さまから受けたご相談を内容に合った関連会社にワークフローを回すという業務アプリケーションです。以前はFaxで連絡していましたが、業務アプリの使い勝手がいい！と各拠点に口コミで広がり、現在は多くの拠点でご利用いただいています。口コミが一番「SmartDB」活用を広げるには効果的だな、と思いました。
SmartDBの利活用がなかなか広がらないというお悩みは、多くのお客様がお持ちだと思います。「口コミ」が解決策のヒントになるかもしれませんね。どのように「口コミ」が広がったのか、もっと詳しくお聞きしたかったです！
ユーザーさまLT④ 「問合せ・相談窓口管理」
情報システム部が、「SmartDB」に限らず業務改善についての相談などを他部署から受け付けているものです。相談内容と、その回答・結果の管理や、進捗を管理することができます。相談の登録も、その相談への回答も、この業務アプリのみで行えるよう工夫しています。相談への回答はコメント機能を利用しているので、メンションをつけるとメールにて通知が飛ぶようになっています。また、こちらは全社に公開されていて、相談内容と回答が誰でも確認できます。
コメント機能を活用していて、メール通知で気づける仕組みも構築されていました。こちらのスマデビ女子さんは、かなり「SmartDB」を活用されていて、今回複数の活用術をご紹介いただきました！私たちもとても勉強になりました！
一からお問合せ管理の業務アプリを作成するには時間がかかりそう…と躊躇している方にはこちら！ドリーム・アーツではさまざまなテンプレートをご用意しております。こちらを加工して、使いやすい問合せ管理を作成してみてください。
ユーザーさまLT⑤ 「申請書・依頼書提出」
申請書・依頼書の提出専用の業務アプリです。利用者は提出したい申請書を選択し、ファイルを添付し業務開始するだけで承認を回すことができます。汎用的に使えるよう工夫しており、経路マスタに申請書に紐づく情報を登録するだけで、利用者はあらかじめ申請書に紐づけられたワークフローで回すことができます。今後、テンプレート化していく予定です。
情報システム部主体で利用者が迷わず利用できる業務アプリをご用意し、先の展開を見据えてテンプレートとして活用展開も予定され、とても勉強させていただきました。
今回のスマデビ女子は、全員が情報システム部というシステム女子の集まりとなりました。業務部門の方主体で「SmartDB」をどう活用しているのかも気になるとのお声もいただきましたので、業務部門で活用しているユーザーさまとの交流会も企画していきたいと思います！
ご参加いただいたスマデビ女子の声
- SmartRoomの紹介や利用方法の機能の提案をいただくことができ、もっと話ができたらと思いました。
- 男子にも参加してもらいたいと思いました。
- 皆様の活用事例は自社でも取り入れられそうなものが多く、業界が違えど似たような課題をお持ちなのだと感じました。
- 「SmartDB」をより活用し、業務改善に取り組んでいきたい！とモチベーションの上がる会でした！
全体を通して
今回初開催となるスマコミュ！でしたが、「SmartDB」をテレワーク中でも十分ご活用いただけており、みなさまの業務改善のお手伝いができていることを知ることができました。また、もっと「SmartDB」のできることをみなさんにお伝えしたいと思いました。
ニューノーマルと言われテレワークが当たり前な働き方になりつつある中で、「SmartDB」が業務基盤として、少しでもお客さまの業務改善のお手伝いができればと思います。
ご参加いただいたスマデビ女子のみなさまから、また参加したい！というお声を多くいただき、とても嬉しいです。次回のスマコミュ！も引き続き企画してまいります。お客さま同士が交流し、新たな気づきを得られる、同じ「SmartDB」を活用していく仲間としてお悩み相談や情報交換ができる場として、今後も開催していきます。
次回開催が決定しましたらお知らせしますので、ぜひご参加ください！
この記事の執筆者：橋本 （マーケティンググループ）
2020年に広島の大学を卒業し、ドリーム・アーツに入社
新卒一年目、現在CS企画チームに仮配属中の新人。日々学び、身に付けた知識を少しでも多く皆さんにお伝えし、お役立ちできることを目指して活動中。
