ワークフローの歴史とこれから

ワークフローはみなさんの仕事に欠かせないものです。
今回はそんなワークフローの歴史について書いてみました。少し肩の力を抜いて、仕事の合間の息抜きとしてどうぞ。

本題に入る前にワークフロー自体の概要について少し触れてみましょう。

ワークフローとは何者か

社会人になるといつの間にか当たり前になるワークフロー。
そもそもワークフローとはどういうものなのでしょうか。

聞く人によっては「経理や人事に対する申請のこと」と答える方もいるでしょうが、申請・依頼や承認が必要な業務のほとんどがワークフローに包含されます。 身の回りを見渡すと多くの業務がワークフローであることに気付きます。

ワークフローの歴史

さて、ワークフローの概要について触れた後は、本題の歴史に関してです。
まずは、ワークフローの誕生まで一気に遡ります。

ワークフローという言葉が使用されはじめたのは、20世紀前半の第一次世界大戦頃と言われています。
50カ国近く関わったこの大戦では、国ごとの工業力や生産力を高める必要があり、さらには連合軍という戦い方も相まって前述の「定型的で反復が可能な」ワークフローという言葉が浸透します。

しかし、「定型的反復が可能な」という考え方となると、19世紀後半まで遡ることができるようです。
時代は第二次産業革命の後期であり、多くのイノベーションによって製造効率が飛躍的に向上するのと合わせて、ワークフローの概念が構築されていきました。 さらに遡ると狼煙（のろし）や纏（まとい）なども相手に意図を伝えて行動を促すという意味では、ワークフローの礎とも考えられるかもしれませんね。

20世紀に話を戻すと、高い生産性を誇る大規模工場の登場などもあり、ワークフローは組織活動において必要不可欠なものとなっていきました。
一方で多くの業務が生まれ合わさることで、フロー自体の複雑性が増していくこととなります。

競争原理の中で生まれたワークフローですが、時代が進むにつれて生産性を追求するだけでなく、繰り返すことの多い業務の効率化という観点も入るなどの変化を遂げます。
企業の成長に呼応するように、ワークフローの在り方も変化を続けているのです。

令和のワークフロー

令和に入り、ワークフローは本格的なデジタル化の時期を迎えています。
前述した複雑性、対象ワークフローの増加もあり、旧来の紙などの運用が限界を迎えたからだけでなく、新型コロナウイルスの世界的流行でリモートワークが一気に広がったことも加速を促しています。やはり企業が変わっていくことと、ワークフローの変化は切っても切り離せないようです。

◆ 紙運用のワークフロー課題 ◆

• 承認の遅延
• 膨大な資料管理の負担
• 書類の紛失

紙運用による課題を解決するためには、ワークフローシステムの導入が有効ですが、単に紙のワークフローをデジタル化するだけではシステムの最大効力を発揮できたとはいえません。
業務自体を見直す、パターンを洗い出して共通化するといったカイゼンを、ワークフローシステムによる業務デジタル化によって行うことが重要だからです。 単に「紙をなくす」だけでなく、組織全体で使えるかや変化に柔軟に対応できるかなど、先を見据えた上でのシステム選定をお薦めします。

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今回はワークフローの歴史を少し振り返ってみました。
調べ方によっては他の解釈による歴史も出てきそうですが、ワークフロー自体に興味を持っていただくことで、デジタル化への歩みが少しでも進めば幸いです。