大企業の重要な意思決定プロセスを支える
ワークフロー機能
大規模組織ならではの複雑な承認ルートや多様な運用ルールに柔軟に対応し、高いコンプライアンス遵守とガバナンス強化を実現します。
外部システム連携も含めた業務プロセス全体のデジタル化により、全社的な業務効率化を推進します。
SmartDBが対応する業務範囲
一般的なワークフローシステムは、申請・承認業務の効率化を目的としているケースが多いです。
一方SmartDBは、ワークフローを起点に業務データや関連プロセスをつなぎ、部門横断で業務を運用できる基盤を実現します。
ワークフローシステムに求められる基本機能
複雑な承認プロセスに対応
複数部署にまたがる申請や、組織や役職、申請内容によって異なる承認ルートへの対応など、大企業では複雑な承認プロセスが求められます。また、業務ごとに異なる運用ルールや判断基準に対応できる柔軟性も欠かせません。
| 条件分岐 | 所属や金額など複数条件で自動切り替え |
|---|---|
| 合議・並列承認 | 案件に応じた多段階・複数部署の承認も実現 |
| 承認者追加・変更 | 途中の承認者追加・変更で例外運用にも対応 |
| 差戻し・再申請 | 申請者まで戻さず「任意のステップ」へ差戻し |
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500万円以上の申請は経理部長承認を追加
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グループ会社案件は各社責任者が合議を実施
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承認途中でリスク判明時は法務部レビュー追加
権限管理・監査対応
複数部門・グループ会社にまたがる業務では、統一されたルールのもとで適切な権限管理や監査対応を行うことが重要です。業務スピードを維持しながら、情報管理やガバナンスを徹底できる仕組みが求められます。
| エリア単位の権限制御 | アプリから文書、項目まで細やかに制御 |
|---|---|
| 閲覧・編集権限制御 | 所属や役職など複数条件で権限を制御 |
| 監査ログ | 更新・インポート等の履歴を可視化 |
| 証跡管理・コメント機能 | 判断履歴を残し透明性を確保 |
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人事部以外には「給与・評価欄」を非表示
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役員以外は契約金額の変更を不可に制限
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一括インポートによる「誰が・何を」も全記録
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契約審査時の法務とのやりとりもそのまま記録
組織変更への対応
人事異動や組織改編に加え、複数組織への所属やグループ会社ごとの運用ルールなど、大企業特有の組織構造に対応できることが重要です。
| 組織情報連携 | 組織変更の事前予約・世代管理に対応 |
|---|---|
| 役職ベース設定 | 個人ではなく役職で承認ルートを指定 |
| 組織ロール | 部署ごとの特定役割（業務担当者）を定義 |
| 承認先自動判定 | 人事異動後も自動で適切な承認先を判別 |
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4月1日の組織改編データを事前予約・自動反映
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人事異動時もルート修正なしで新役職者が承認
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「各部署の契約管理担当者」を自動で割り当て
承認業務を滞らせない仕組み
組織横断で複雑な申請・承認プロセスが日常的に発生する大企業では、承認漏れや対応遅延によって業務が滞らない仕組みが欠かせません。場所や時間を問わず対応できる環境と、進捗状況を可視化できることが重要です。
| モバイル対応 | スマホやタブレットで外出先から承認 |
|---|---|
| 通知・リマインド | 合議完了通知や滞留案件の定期リマインド |
| ステータス可視化 | 進捗の一覧把握と閲覧範囲の制御に対応 |
| 入力チェック | 入力不備や条件ミスを提出前に検知 |
| 代理承認 | 出張・不在時も代理者が滞りなく承認 |
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出張中の役員もスマートフォンから即座に承認
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週次で滞留案件をまとめて自動リマインド通知
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金額不整合などの申請不備を提出前に自動検知
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各部門の申請・承認状況を一覧でリアルタイム把握
より高度な業務プロセスへの対応
大企業の業務では、申請・承認だけでなく、その前後で発生する業務データの管理や複数システムとの連携、組織をまたぐ業務プロセスへの対応も求められます。
SmartDBはワークフロー機能に加え、データベース・システム連携・AI機能などを組み合わせることで、業務プロセス全体の最適化を実現します。
業務データ管理
ワークフローと業務データを一元管理。申請・承認の履歴だけでなく、契約情報や取引先情報など関連データもあわせて管理できます。
ダイナミック・ブランチ機能
部署や役職ごとに運用される業務アプリを連携し、親子関係を構築。親アプリ上で関連する子アプリの情報をまとめて確認できるため、業務全体の状況を一元的に把握できます。
システム連携
ERPや会計・人事システム、Microsoft 365などと連携し、分断された業務プロセスをつなぎます。
ERPフロント業務（MCSA）
財務会計や人事管理をはじめとする基幹システム周辺業務をデジタル化。経営にとって重要な業務を支えるERPフロントシステムとして活用できます。
組織横断・社外連携
部門横断業務やグループ会社との連携、取引先との協働業務にも対応。組織や会社の枠を超えた業務プロセスを実現します。
組織ロール
部署ごとの特定の役割（業務担当者）を定義。人事異動時も個別修正なしで、各部の担当者へ自動で処理を割り当てられます。
AIによる業務支援
現場の内製化を通じて蓄積される「AI Readyな構造化データ」と「統制された業務フロー」を活用。さらにAIプロンプトをデータベース化し組織全体で共有・活用することで、高いセキュリティを保ったまま高度な意思決定と業務活動を支援します。
起案時の入力負荷を軽減
AI OCRによる添付ファイルの構造化や、プロンプトデータベースを活用した入力アシストを実現。記載漏れや不備を自動でチェックし、質の高い申請作成を可能にします。
承認者の意思決定をサポート
承認時に確認すべき観点や推奨アクションをAIが提示。判断根拠や過去の類似ケースを参照でき、スムーズな意思決定を実現します。
さまざまな業務で活用されています
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