学校法人における「SmartDB」活用事例
「SmartDB」で実現できる主な業務
1 稟議・決裁
「総務窓口で内容を確認し、適切な承認先を判断する」など、学校法人ならではの複雑な運用には、一般的なワークフローシステムでは対応しきれないケースがあります。「SmartDB」は既存の運用ルールをそのまま柔軟にデジタル化。確認の手間や判断ミスを減らし、迅速な決裁を実現します。
申請者が意識せずとも内容に応じた承認経路を適用
申請内容や稟議細目ごとに回付経路や決裁者を柔軟に設定できます。申請者は特段意識することなく、テンプレートを選ぶだけで適切な承認ルートが適用されます。大学特有の承認ルールもそのままデジタル化できるため、確認の手間やミスをなくして迅速な決裁を可能にします。
立場や役割に応じた柔軟な閲覧権限の設定
たとえば「職員や役員には進捗を開示し、教員や学生には閲覧を制限する」といった、立場や役割に応じた細かな権限制御が可能です。必要な対象にのみ情報公開を限定することで機密情報の保護はもちろん、不要なトラブルや混乱を防ぎます。
2 出張申請
学会参加や研究調査、オープンキャンパスなどに伴う出張について、事前申請から帰任後の報告・精算までを一元管理。「SmartDB」は外部サービス連携や立場に応じた柔軟な運用に対応し、学校法人特有の出張管理業務を効率化します。
役割や職位、出張種別に合わせた旅費規程の自動適用
教授・事務職員といった職位や、国内・海外などの出張種別に応じて適用する旅費規程を自動判定。規程に沿った入力項目の切り替えや旅費の自動計算をおこなうことで複雑な旅費ルールに柔軟に対応し、申請ミスや差し戻しの手間を削減します。
外部連携による運賃・経路の自動計算
乗換案内（例：駅すぱあと）や地図サービス（例：MapFan）と連携し、出張時の移動ルートや運賃を自動算出。手入力による誤りや精算チェックの手間を排除し、適正かつスムーズな旅費精算を実現します。
3 予算執行（研究費など）
「SmartDB」は会計システムや購買管理システムなどとデータを連携し、従来Excelなどでおこなっていた残高照会や発注関連業務を自動化・効率化します。確認作業や二重入力を削減し、管理負担の軽減と正確な予算執行を実現します。
親子のデータ連携による、予算照会・実績集計の自動化
「研究費予算（親）」に「物品費」「人件費」などの費目カテゴリ（子）を紐づけて管理できます。申請時のリアルタイムな残高照会に加え、実績の自動反映・集計により、予算超過や申請の手戻りを未然に防ぎます。
法人向け購買サービス連携による、調達スピードの向上
Amazonビジネス、べんりねっとなどの法人向け購買サービスと連携し、申請・承認から物品手配・検収までのプロセスをスムーズに。承認後の自動発注にも対応し、購買調達のスピードを大幅に高めます。
4 会議文書
学校法人はとにかく会議文書が多く、毎回大量の資料印刷や差し替えに大きな手間がかかります。「SmartDB」なら資料の準備から議事録作成、過去の経緯管理までを一元化。事前準備の負担を削減し、セキュリティを高めた効率的な会議運用をサポートします。
大量の紙資料の印刷・配布を削減
最新の会議資料をクラウド上で一元管理・参照できます。1回の会議で数百枚・数十人分にも及んでいた紙資料のペーパーレス化を推進し、直前の差し替え作業や印刷準備の負担を削減します。
会議体・開催回ごとの議案管理を簡単に
開催回ごとに会議枠を用意し、各議案を登録。議案の検討ステータスや役職に応じた閲覧制限を設定できるため、セキュリティを担保しながら会議準備・運用を進められます。
「議案・議事録・添付資料」を紐付け、必要な情報を適切に管理
議案・議事録・添付資料を相互に関連付けて保管。過去の意思決定プロセスや議論の経緯をいつでも即座に検索・参照できます。10年間の備置きが義務付けられている理事会・評議員会の議事録も、法令に準拠した安全な長期保管が可能です。
なぜ「SmartDB」が学校法人に選ばれるのか
「SmartDB」は、複雑なワークフローや多様なデータ管理、柔軟な権限管理をひとつのプラットフォームで実現。学校法人特有の業務にも柔軟に対応し、全学で利用できる業務基盤として、業務効率化とガバナンス強化を支えます。
組織や業務に合わせて柔軟に対応できる「ワークフローとデータ管理」
学生向けの各種申請から教職員の稟議・決裁まで、学内のさまざまな業務をデジタル化。資金源（科研費・補助金など）ごとの承認ルートや組織をまたぐ合議など、学校法人特有の複雑なワークフローにも柔軟に対応します。
また、申請データや関連資料に加え、決裁履歴やコメントも一元管理でき、学内共通のデータ基盤として活用可能です。さらに、蓄積したデータを活用し、AIによる入力支援や内容チェックの自動化など、業務のさらなる効率化を実現します。
数万人規模でも安心して使える「高い拡張性とセキュリティ」
人事異動や組織変更、法令改正など、学校法人を取り巻く変化にも対応。特定業務からのスモールスタートはもちろん、全学で活用できる業務基盤としても運用できます。
また、学生・教職員・役員など多くの人が利用する状況でも安定したパフォーマンスを実現。高い機密性が求められる学生の個人情報や理事会資料なども、利用者に応じたきめ細かなアクセス権限で安全に管理できます。
