情報共有の円滑化は経営戦略において重要な要素です。さまざまな領域のデータを集約し、一元管理することで組織全体の労働生産性の向上につながります。本記事では、業務効率化に欠かせない情報の一元管理について解説していきます。
クラウド時代における一元管理とは？
近年、業務システムのクラウド化が進み、経営戦略における情報管理の重要性はますます高まっています。情報化社会の高度化にともない、企業が取り扱う情報量も増加の一途をたどっています。そこで重要となるのが情報の一元管理です。
一元管理とは
一元管理とは、さまざまな領域のデータを一箇所に集約する管理方法を指します。従来は部門ごとに情報を管理するのが一般的でした。しかし、企業が扱うデータ量が膨大になるにつれ、部門内ですら連携にタイムラグが生じたり、業務が分断されたりと、さまざまな問題が発生しました。業務データを一元管理することで部門間での円滑な情報共有が可能となり、組織全体の労働生産性の向上につながります。
一元管理とよく似た言葉に、一括管理があります。
一括管理とは、各部署が管理しているデータを一箇所にまとめることです。その一方、一元管理はデータを一箇所にまとめるだけでなく、統一した方法で管理するという意味も含まれています。分散したデータを集約するという意味では似ていますが、同じ概念ではありません。
一元管理の対象とは
企業経営における一元管理するべき情報は、経営資源と呼ばれる「ヒト・モノ・カネ・情報」にかかるありとあらゆる要素が対象となります。具体的には「人事」「生産」「販売」「在庫」「財務」「会計」「人事・給与」といった企業の基幹系データだけでなく、現場での業務やサービスの中核となる情報系データも一元管理の対象となります。情報を一元管理することでワークフロー全体を俯瞰し、定量的な分析に基づいた経営戦略の立案が可能になります。
一元管理と情報共有のもたらすメリット
企業のあらゆる業務データを一元管理することで得られるメリットは、主に2つあります。それは「業務の効率化」と「アクションの迅速化」です。ここでは、一元管理と情報共有のもたらす2つのメリットについて解説します。
業務の効率化
情報の一元管理と共有は、さまざまな業務の効率化に貢献します。 業務に関連する情報や文書が複数の場所に散在している場合、データ収集や集計など単純な作業でも相当な工数が発生します。また、同じ情報が複数の場所に保存されていると、一方の情報が更新されても、他方の情報は古いままとなり情報の不整合が生じてしまいます。一元管理することによって、データ収集の時間が短縮されるだけでなく、データの重複や不整合の解消によってデータ整備にかかる時間も短縮され、労力や時間が節約されるとあらゆる企業活動の効率が上がります。
アクションの迅速化
円滑な情報共有はあらゆる業務におけるアクションを迅速化します。企業間や部門間での連携において重要となるのが、コミュニケーションの円滑化です。プロジェクトを滞りなく進めるためには、迅速な意思決定が求められます。情報を一元管理することで、企業間や部門間の横断的な情報共有が可能になり、定量的な分析に基づいた経営戦略が立案しやすくなることで、スピーディーかつ精度の高い意思決定につながります。
一元管理のデメリット
導入コストがかかる
一元管理をおこなうために、システム導入費用がかかります。ライセンス、導入トレーニング、保守費用などを含めて、比較的高い初期費用がかかると想定されます。そのため、一元管理システムの導入を検討する際に、しっかりコスト計算をしておきましょう。また、費用対効果を測定する指標もあらかじめ決めておく必要があります。
意識改革が必要
一元管理をおこなう時、新しい管理方法に抵抗を感じる人がいるかもしれません。特に既存システムを長年に利用してきた現場担当者に対して、新しいシステムに慣れるまで時間がかかる可能性があります。せっかくコストをかけてシステムを導入するため、従業員の支持を得るための意識改革が不可欠です。従業員の利活用をサポートする取り組みを検討しておきましょう。
ニューノーマル時代に高まる情報共有の重要性
2020年に起きた新型コロナウイルスの感染拡大によって、人々の生活様式はもちろん、企業やビジネスも多大な影響を受けました。ニューノーマルと呼ばれる時代に突入し、ますます情報共有の重要性が高まっています。
「コロナ禍」によってニューノーマル（新しい常態）へのシフトチェンジが求められるなか、テレワーク導入などの対応をとる企業が増加しています。パーソル総合研究所が実施した「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、2020年3月時点で13.2％だったテレワーク実施率が、緊急事態宣言発令後の4月には27.9％と大きく上昇しています。テレワークは新しい働き方として急速に移行が進む一方で、さまざまな課題も発生します。情報共有もその一つです。従来ではオフィス内で気軽に相談や話せる機会があったものの、テレワーク導入後は情報共有をおこなうだけで従来以上に手間が発生します。とはいえ、それぞれの従業員が独立した環境で業務を進めているなかでも、組織としての一体感を維持やスピーディーな連携を実現するためには情報共有を徹底する必要があります。したがって、情報管理の最適化とスムーズな情報共有が今後の課題といえます。情報の一元管理を実現することは、スムーズな情報共有につながりニューノーマル時代を生き抜くための重要なポイントとなります。
一元管理と情報共有の先進事例、コクヨグループ・カウネット
ITソリューションの導入によって情報共有の一元化を図り、業務効率化を実現した企業の事例について見ていきましょう。コクヨグループで通販事業を展開する「株式会社カウネット」の施策を紹介します。
商品開発プロジェクトの課題は「情報・進捗管理の属人化」
年間で数百品番の新商品を発売する「カウネット」では、商品開発プロジェクトの情報と進捗の管理に課題を抱えていました。 プロジェクトごとに作成したフォルダに、その商品に関連するデータや進捗状況などをまとめて管理していましたが、情報の管理方法、更新ルール、扱う情報の種類、プロジェクト進め方そのものも担当者ごと千差万別で属人化していたのです。開発が順調なのか、滞っているのか、もし滞っていたら何が課題なのかが全く見えない状況で、プロジェクトの可視化と情報共有を行う仕組みづくりが急務となっていました。
そこで、情報と進捗の一元管理を目的として、2019年より「SmartDB」を導入することになりました。
進捗の可視化（見える化）と会議の中心に「SmartDB」
「SmartDB」によって情報と進捗の一元管理を実現したカウネット。商品開発のプロセスが可視化され、どのような議論を経て、どの段階まで進んでいるのか、常に「SmartDB」上で最新の状態を確認できるようになりました。 属人的な管理で何も状況が見えないところから、プロセスの可視化と情報の一元管理によって商品開発業務がよりスムーズになっただけでなく、蓄積された情報から新たな価値を生み出せるシステムとしてさらに活用されています。
参考事例：カウネット
現場主導の業務改革で「商品開発プロセス」の可視化を実現！
「現場で運用されなければ意味がない」と各現場の担当者と協創し「SmartDB」での業務改革を実現したカウネット。現場自らが簡単に修正変更可能な「SmartDB」の活用方法はもちろん、業務改革プロジェクトにおける苦労や成功の秘訣について詳しく伺いました。現場部門でのデジタル化の実現に取り組みたい方、必見の活用事例です。
詳しくはこちら
情報の一元管理と進捗の可視化（見える化）を実現する「SmartDB」
カウネットの情報共有の一元化に貢献し、業務効率化を実現した「SmartDB」について、詳細について見ていきましょう。
「SmartDB」とは？
「SmartDB」は、株式会社ドリーム・アーツが提供する、大企業向け業務デジタル化クラウドサービスです。「SmartDB」はさまざまな業務に求められる、豊富な機能を備えており、入力フォームやWebデータベースを、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に作成できるノーコード・ツールです。業務の流れを簡単にデジタル化するワークフローエンジンを備えているのも大きな特徴です。また、コラボレーター機能によって社外パートナーとのセキュアな情報共有を実現します。「SmartDB」は、さまざまな業務データを包括的かつ横断的にデジタル管理する優れたITソリューションといえます。
「SmartDB」にできること
「SmartDB」は業務情報をデジタル化して一元管理し、組織全体での情報共有を実現します。 システム部門はもちろん、業務部門の業務もデジタル化することで、生産性の向上が期待できます。部門横断の複雑な業務フローにも対応可能で、社内コミュニケーションを円滑化します。単なる業務効率化を図るための部分最適ではなく、経営戦略を包括的に支えて全体最適へと導きます。
いまやビジネスの効率化に不可欠なMicrosoft 365とのシームレスな連携が可能なのも「SmartDB」の大きなメリットです。MicrosoftのOffice系アプリはもちろん、認証サービスのMicrosoft Azure Active Directory（Azure AD）や、コラボレーションツールのMicrosoft Teams（Teams）とも連携できます。「SmartDB」とMicrosoft 365の連携によって、さまざまな業務効率化に貢献します。
組織全体の労働生産性を高めるためには、円滑な情報共有が欠かせません。そこで必要となるのが情報の一元管理です。「SmartDB」はさまざまなデータを一元管理し、スムーズな情報共有と業務効率の向上に役立ちます。デジタル化による業務プロセス改革を実現するためにも、ぜひ「SmartDB」の導入を検討してください。
関連資料
3分でわかる「SmartDB」
大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。
詳細・お申し込みはこちら
この記事の執筆者：冨田（プロモーショングループ）
2013年新卒入社。文系出身でプログラミング未経験者ですが、過去にさまざまな業務・業種・立場の方のお客様の電子化/デジタル化を支援させていただきました。その経験を通じてSmartDB（スマートデービー）があらゆる企業の業務の効率化に貢献できると感じています。ITスキルがない人でも「自分たちの業務も自分たちで電子化/デジタル化できる！」ということを実感してもらえるよう、いろいろ検討中です。“自分たち”で“自分たちの業務”の業務で利用するシステムを改善できる楽しみをお伝えしていきます。
