Webデータベース「SmartDB」の最新版Ver.4.0では、「まとめ通知」機能が追加されました。役職者はワークフローの承認依頼が多く、時には1日に何十件もの通知が届いてしまうことも。Ver.4.0では指定した時間に承認依頼の通知をまとめて受け取り、自分のタイミングで一気に処理できるようになりました。
役職者はワークフローの通知があふれてしまう
紙での回付に比べ、ワークフローのシステム化は、業務の「自動化」によるメリットがたくさんあります。
（参考記事）稟議ワークフローをシステム化してスピード意思決定！
しかし、承認が多い役職者は、1日に何十件もの通知を受け取ることになります。次々と届く通知をひとつずつ開いて確認しきれず、気づけば大量の承認依頼が溜まってしまっていた、ということはないでしょうか？
本部長Aさんの場合
承認依頼ごとに個別に通知されても、すぐには確認できない。見落としを防止するために、メールで受信した通知を未読に戻しているが、どうしても漏れが発生する。以前は、デスク上で「紙」の承認依頼をまとめて確認していれば漏れることはなかったのに・・・システム化によって、個人的な業務効率は下がってしまった。
「まとめ通知」の新機能を追加
最新Ver.4.0では、本部長Aさんのように、承認する数の多い役職者の課題を解決する「まとめ通知」機能が追加されました。紙からシステム化することで失われてしまった「まとめて確認できる便利さ」を、ワークフローシステムでも実現する機能です。
新機能の使い方はこちら
- 承認する数の多い人へ、レコメンドが届きます。
- 「ワークフローを受け取りたい時間」を設定できます。
- 毎日指定の時間に、自分への承認依頼を「まとめて通知」してくれます。
- 数字をタップするとリストが表示され、スワイプ操作だけで「承認・否認」ができます。
自分にフィットした効率化を実現
「まとめ通知」機能のメリットは、「これまで個別に受け取っていた通知を、まとめて受け取れる」こと。さらに、受け取り時間を自分で指定することで、自分の業務スタイルにフィットした「効率化」を実現できます。
(例)本部長Aさんの使い方
本部長のAさんは、毎日の訪問がひと段落する「17:00」にワークフローを受け取ることにしました。
承認依頼の通知メールがなくなり、メールフォルダがスッキリした。
また、訪問がひと段落する時間に通知を受け取って「承認」する時間をとるようになったため、承認依頼が溜まることもなくなった。紙だった頃の「まとめて確認できる便利さ」が戻ってきた！
あふれかえる承認依頼の対応は、自分の業務スタイルにフィットしたやり方で効率化していきましょう。
