Webデータベース「Sm@rtDB」の最新版Ver.4.0では、「まとめ通知」機能が追加されました。役職者はワークフローの承認依頼が多く、時には1日に何十件もの通知が届いてしまうことも。Ver.4.0では指定した時間に承認依頼の通知をまとめて受け取り、自分のタイミングで一気に処理できるようになりました。

役職者はワークフローの通知があふれてしまう

紙での回付に比べ、ワークフローのシステム化は、業務の「自動化」によるメリットがたくさんあります。

(参考記事)稟議ワークフローをシステム化してスピード意思決定!

しかし、承認が多い役職者は、1日に何十件もの通知を受け取ることになります。次々と届く通知をひとつずつ開いて確認しきれず、気づけば大量の承認依頼が溜まってしまっていた、ということはないでしょうか?

本部長Aさんの場合

承認依頼ごとの通知はあふれてしまう
承認依頼ごとに個別に通知されても、すぐには確認できない。見落としを防止するために、メールで受信した通知を未読に戻しているが、どうしても漏れが発生する。以前は、デスク上で「紙」の承認依頼をまとめて確認していれば漏れることはなかったのに・・・システム化によって、個人的な業務効率は下がってしまった。

「まとめ通知」の新機能を追加

最新Ver.4.0では、本部長Aさんのように、承認する数の多い役職者の課題を解決する「まとめ通知」機能が追加されました。紙からシステム化することで失われてしまった「まとめて確認できる便利さ」を、ワークフローシステムでも実現する機能です。

この新機能は、「ビジネスチャットアプリ『知話輪』」 と連携させることで使用できます。ワークフローと「知話輪」の連携機能については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
(参考記事)モバイルを活用した「ワンストップ」のワークフローで意思決定のスピードを大幅に加速!

新機能の使い方はこちら

「まとめ通知」機能の使いかた
  1. 承認する数の多い人へ、レコメンドが届きます。
  2. 「ワークフローを受け取りたい時間」を設定できます。
  3. 毎日指定の時間に、自分への承認依頼を「まとめて通知」してくれます。
  4. 数字をタップするとリストが表示され、スワイプ操作だけで「承認・否認」ができます。

自分にフィットした効率化を実現

「まとめ通知」機能のメリットは、「これまで個別に受け取っていた通知を、まとめて受け取れる」こと。さらに、受け取り時間を自分で指定することで、自分の業務スタイルにフィットした「効率化」を実現できます。

(例)本部長Aさんの使い方

本部長のAさんは、毎日の訪問がひと段落する「17:00」にワークフローを受け取ることにしました。

「まとめ通知」活用後のメリット
承認依頼の通知メールがなくなり、メールフォルダがスッキリした。
また、訪問がひと段落する時間に「知話輪」から通知を受け取って「承認」する時間をとるようになったため、承認依頼が溜まることもなくなった。紙だった頃の「まとめて確認できる便利さ」が戻ってきた!

あふれかえるワークフローを「まとめて通知」することで、自分の業務スタイルにフィットした効率化を実現できる最新Ver.4.0の新機能。ビジネスチャットアプリ「知話輪」とあわせて、ぜひお試しください。