企業には大小さまざまな業務が存在し、そのなかで管理する情報も多種多様です。こうした業務をシステム化する目的で情報基盤を導入し、業務部門へ解放したものの、結果的に手に負えない状態になっていませんか?
しかし、そのような状態を改善したくても、情報システム部門ですべてをコントロールするには、予算も人も足りない、という場合が多いのではないでしょうか。
そこで、情報システム部門で管理すべき所は押さえながら、業務部門に任せる所を解放して、市場変化に強い業務システムを作ってみるのはどうでしょうか。

すべてを業務部門へ任せるとカオスな状況に

EUC(エンドユーザコンピューティング)やEUD(エンドユーザデベロップメント)を実現するための情報基盤を導入したことで、業務部門が自らの業務にあわせたシステムを開発・運用できるようになりました。しかしながら、導入から数年が経過し、業務部門で無秩序に開発・運用した結果、以下のような問題が発生しているのではないでしょうか?

  • 開発者のスキルレベルにより、非常にわかりにくい作りの業務システムが生成されてしまった。
  • 業務部門でメンテナンスができず、情報システム部門にヘルプ依頼がくるようになった。
  • 同じような業務システムが複数作成されており、それぞれの違いがわからない。

業務部門と情報システム部門で役割分担しよう

こうした問題の解決策として、情報システム部門で業務システムの作成・運用を一手に引き受ける方法は、以前ご紹介しました。
(参考記事)「使えないデータベース」にしない!

それでも、情報システム部門で作成・運用を一手に引き受けるには人が足りない、という悩みもあると思います。市場変化はとても早く、業務システムもそれにあわせて変化し続ける必要があります。情報システム部門で作成を引き受けた場合、業務部門が要求するスピードに追い付けないこともあります。そのような環境の場合は、業務部門と情報システム部門で役割分担をしましょう。業務システムの変更は業務部門で行えるようにして、情報システム部門では業務システムの統制・管理のみを行うようにします。

情報基盤上に統制・管理する仕組みを作る

情報システム部門では、業務システムを管理するためのワークフローを用意しましょう。業務部門には、申請した業務システム(データベースとワークフロー)の変更だけが可能な権限を与えるようにします。以前ご紹介した基本テンプレートは、このワークフローの申請時に、どのテンプレートを利用するか選択できるようにします。

業務システム管理データベースの導入

業務部門にて、新たな業務システムが必要になった場合、このワークフローで申請するようにします。情報システム部門は、申請された内容に応じて業務システム(データベースやワークフロー)を作成します。基本テンプレートからコピーして、管理者等を設定変更するだけ。情報システム部門での作業が完了したら、業務部門の新たな管理者に連絡をします。

業務システム用データベースの作成

業務部門では、新たに作成された業務システム(データベースとワークフロー)を元に、自分たちの業務にあわせて修正を行い、業務での利用を開始します。

基本テンプレートを業務にあわせてカスタマイズ

「Sm@rtDB」を使うことのメリット

「Sm@rtDB」を使えば、業務部門にも情報システム部門にも、以下のようなメリットがあります。

■業務部門向け

  • プログラミングは不要】 業務システムを作成・変更するのにプログラミングは不要です。担当者のスキルレベルがまちまちでも、簡単な操作だけで変更が行えます。
  • 運用しながらの変更が簡単】 運用しながら業務システムを変更することも簡単です。市場変化やお客さまのニーズにあわせて、柔軟に対応できます。

■情報システム部門向け

  • 細かな権限設定が可能】 業務システムを変更する人、データを登録・編集・閲覧する人など、細かく権限を設定することが可能です。情報システム部門は全体を統制・管理し、個々の業務システムは業務部門に権限移譲できます。

役割分担して市場変化に強い業務システムに

「Sm@rtDB」を使って、業務システムを管理するためのワークフローを作成しましょう。情報システム部門で管理すべき所は押さえ、市場変化や業務にあわせた変更は業務部門に任せます。業務部門と情報システム部門で上手く役割分担して、市場変化に強い業務システムを作成しましょう。

「Sm@rtDB」へ移行し、さらにクラウドでの運用に切り替えたことで、情報システム部門が『ビジネスの支援』に注力できる環境を整えた事例をご紹介します。

(参考事例)コクヨ様:働き方を提案する企業として「未来の働き方」を実践
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