脱属人化で生産性をアップする方法

Webデータベースを使って仕事を見える化し、業務を標準化しよう

世の中では、『働き方改革』が大流行しています。あなたの会社でも『働き方を変えるぞ！』との大号令がかかっているのではないでしょうか。でも、いきなり働き方を変えろと言われても、どこから手をつければいいのだろう、と悩んでしまいますよね。
そんなときは、身近な仕事からチェックしてみましょう。意外と属人化している仕事が多いことに気がつくと思います。普段は困ってなくても、仕事が属人化していると、イザというときトラブルにつながります。
そこで今回は、属人化した仕事をゼロにする方法をご紹介します。

仕事の属人化・ブラックボックス化

普段なにげなく進めているあなたの仕事について、同じ部署の人はどこまで理解しているでしょうか。そして、あなたは同じ部署の人がどのように仕事をしているのか知っていますか？同じ部署の仕事は知っていて当然！と思っていても、細かな手順までは知らず、ある人が休んだときに、やり方がわからず右往左往したなんてことも。

身近なところでも、意外に属人化・ブラックボックス化している仕事は多いものです。

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仕事が属人化することの問題点

仕事の存在は知っていても、その仕事が属人化して担当者以外からはブラックボックスになっている場合、次のような問題があります。

特定の人に仕事が集中し、その人がボトルネックになる
その人が休んだ途端に仕事が滞留する
他の人が仕事を行うと、手違いや作業漏れが発生する
無駄な手順があっても、他の人が改善できない
仕事の引継ぎを簡単に行えない

仕事の属人化にはこのような問題点、リスクがあります。『働き方改革』に限らず、属人化を解消することで、長時間労働の抑制や生産性の向上などを実現していきたいですよね。

生産性向上について、こちらの記事でも取り組みのポイントや注意点、「業務効率化」との違いを解説しています。あわせてご覧ください。

生産性向上とは？業務改善のポイントや成果を上げる方法を解説

なぜ仕事が属人化するのか

仕事が属人化するのは、いくつか理由が考えられます。

高いスキルが必要な仕事で対応できる人が限定される
仕事が忙しくて自分でやったほうが早い
属人化することで自分の立場を守りたい

高いスキルが必要な仕事の場合、簡単には属人化を解消できません。しかしながら、仕事が忙しいとか、立場を守るための属人化は、組織として、なるべく早く解消させる必要があります。

仕事を見える化して属人化を解消しよう

まずは、同じ部署の仕事を見える化しましょう。Webデータベースを使えば、仕事や手順を簡単に見える化し、同じ部署の人にも共有できます。

仕事を見える化する際には、仕事の目的や概要だけでなく、詳細な手順やノウハウ、注意点なども共有しましょう。手順やノウハウ、注意点が共有されることで、担当者以外の人でも同じ仕事が行えます。すぐに担当者と同じレベル・スピードで仕事ができなくても、急に仕事が増えたときのサポートや、担当者の急な休みに対応できるようになります。

属人化した仕事の見える化には、業務の偏りや抜け漏れ防止というメリットがあります

また、複数の人が同じ仕事をすることには他にもメリットがあります。熟達していない人が作業することで、手順などのあいまいな所や抜け・漏れ、無駄な所に気づきやすくなります。それらの指摘を改善することで、仕事自体の効率アップも図ることが可能です。このような改善を繰り返して標準化しておくことで、RPAなどを活用した自動化への道も開けます。