社内に溢れる表計算ファイルやデータベース。それぞれのデータへアクセスする手間は、企業の生産性を著しく下げてしまいます。「SmartDB」で一元管理することで、最新で正確な情報共有を実現。「ノンプログラミング」で開発できるから、「現場」でのシステム構築も簡単です。大企業ならではの業務にフィットする「SmartDB」のWebデータベース機能をご紹介します。
簡単につくる
データを格納するデータベースは、25種類のパーツをドラッグ＆ドロップで並べるだけで完成します。プログラムコードを記述することなく作成したフォームに、ワークフロー機能を組み合わせて、システムのフローや連携データを設定できるので、開発期間とコストを大幅に削減できます。
文書の紐付け
「SmartDB」内の情報を参照し、紐付けることができます。例えば「案件管理情報」と、「顧客情報」はデータベースを切り分けて管理。文書同士の連携は、ボタンから選ぶ「ワンクリック」操作だけで完了します。
正確なデータを蓄積
- 編集時には明示的にロックすることでデータの衝突を回避
- 登録文書をCSV形式で一括インポート・エクスポートでデータの転記作業の入力ミスを削減
- 分析のために文書を一括して出力・更新が必要な場合にも便利
文書の公開・改訂レビューの仕組みも万全
ブラウザ上で、文書の公開レビューや改訂レビューの仕組みを簡単・スピーディーに実現できます。
公開レビュー機能
新しい文書の登録時には承認レビューを経てから公開。公開レビューが完了するまで利用者には文書が非公開となり安心です。
改訂レビュー機能
文書変更時には改訂レビュー機能が便利。改訂が完了するまで旧版を公開したまま利用可能。改訂レビュー完了時に旧版と新版を差し替え。切り替えもスムーズです。
便利な帳票出力
- 文書単位や一覧で表示させた状態で、あらかじめ用意したフォーマットに合わせた帳票出力が可能
- フォーマットは複数設定できるため、用途に合わせた帳票出力でデータ加工が不要
綿密なビューコントロール
- 閲覧者の立場や文書のステータスに応じてさまざまな見せ方が可能
- 分かりやすいUIで一目で情報をインプット
- 入力された文書の「新着7日分」だけ表示するなど公開範囲を細かく設定できるため、共有の時間も大幅に削減
情報を整理するタブ表示や、必要な情報を絞り込むツリー表示、ぱっと見でわかるカレンダー表示など用途に合わせた多彩なビューイメージ
関連する業務情報を集約・自動集計｜ダイナミックブランチ機能
- 業務アプリ内で、関連する“複数の業務アプリ”の情報を一覧表示・数値の自動集計ができます。
- 複数の関連情報や工程に関する情報を、一元管理する場合に便利な機能です。
個別の現場で開発された業務アプリも部門間や役職間の壁を越えて連携させ、組織全体の複雑な業務モデルをそのままデジタル上に再現します。
利用シーン例
- 案件管理
- 予算管理
- 顧客情報管理
- 施策管理
- 商品開発管理
- 店舗開発管理
- プロジェクトレビュー管理
- デザインレビュー管理
- 作業報告管理 など
データを集計する
データの自動集計やグラフ化で、全体の状況把握や報告書作成の時間を短縮。表計算ソフトなどで計算している情報も、「SmartDB」で管理すると、複数人での作業も安心。集計項目を指定したレポート作成も容易です。
数値の計算
登録した文書内の数値部分を計算することができます。在庫数やセミナー参加人数の把握などに役立ちます。
グラフで可視化
登録した文書内で、集計項目を指定してグラフ表示することができます。集計レポートの作成時間が、ぐっと短くなります。
添付ファイル内まで全文検索
- 「SmartDB」内のすべて業務アプリケーションを検索対象とし、添付ファイル内の文字を含めて検索可能
- 検索するユーザーの立場や属性に応じて検索結果をコントロール
- 機密性の高い文書は守りつつ、ユーザーは欲しい情報が「すぐに」見つかる
くまなく検索
「SmartDB」内での横断検索ができます。異なるデータベース間も一括で検索。添付ファイルの中に含まれる文字までヒットします。
アクセス管理
検索結果には職務権限を反映できるため、機密性の高い文書を、検索するユーザーの立場によって検索結果をコントロール。扱いの難しい「経営や人事関係」の情報も、「SmartDB」ならしっかりと管理できます。
ルーティンワークは自動で処理
社内業務につきものの定期的なデータ管理。あらかじめ条件を設定しておくと、その後は「SmartDB」が自動で処理を実行します。
初期設定さえすればコストがかからないため、業務の効率化が図れます。
多彩な処理設定
- 文書更新（文書データの更新）
- 文書削除（文書データの削除）
- 文書物理削除
- 業務開始(ワークフローの開始)
- 外部連携(CSV入力)
例えば「入力後1年」を過ぎたデータを「削除する」など、「期間」と「処理」を指定して業務にフィットした処理を作りだすことができます。
日時まで細かく設定
「毎月◯日」、「第◯月曜日」など、業務でよく使う間隔で実行のタイミングを設定できます。
「決算期の3月と9月に更新」といったような設定も可能です。
- Microsoft OneDriveなど他システムに保管されたデータの連携も自動処理で対応可能
- CSVファイルを自動的に取り込み、文書の登録・更新・削除を実施
- 定期的なデータ処理を自動化し、メンテナンス工数を削減
Microsoft OneDriveに保管されたデータ連携の設定例
こちらでご紹介しているWebデータベース機能を含め「SmartDB」の機能を、実際の画面キャプチャを交えてわかりやすくご紹介した機能紹介資料をご覧いただけます。導入の検討にぜひお役立てください。
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お客さまを成功に導く充実のコンテンツ導入・活用ナビ
「SmartDB」の導入検討からその後の利活用まで、お客さまがしっかりと業務デジタル化を成功させて成果をあげられるよう、フェーズにあわせたさまざまなコンテンツをご用意しています。ぜひご自身の状況にあわせてご利用ください。
- STEP1情報収集
- STEP2利用準備
- STEP3利活用
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