第2回スマコミュ!(SmartDB Community)

2021年2月17日(水)に「スマコミュ!(SmartDB Community)」をオンラインにて開催しました。第2回となる今回は『「申請業務」を効率化するためのSmartDB活用を深堀!』というテーマで開催し、6社10名の方に参加いただきました。お客さまから活用事例をご紹介いただいたあと、情報交換・ディスカッションがおこなわれ、まさに参加者全員で作り上げたイベントとなりました。今回のレポートでは「スマコミュ!」開催の様子や、お客さまに発表いただいた内容を少しだけご紹介いたします。ぜひご覧ください。

スマコミュ!(SmartDB Community)とは?

「SmartDB」ご利用中のユーザーさま同士で、「SmartDB」の活用に関するさまざまなテーマで情報交換を行う少人数・小規模なイベントです。このイベントをきっかけに、お客さま同士が、「SmartDB」利用時に発生するリアルなお悩みや、それらを解決する工夫やアイディアを共有し合うことのできるユーザーコミュニティとして、 知り合ったお客さま同士の輪を広げていっていただきたいと考えています。

スマコミュとは

開催内容

本イベントは、2020年10月に第1回目を開催し、第2回目となる今回は、「申請業務」を効率化するためのSmartDB活用を深堀!』というテーマで開催し、6社10名の方々にご参加いただきました!今回も実業務での運用の工夫・リアルな課題を解決する「SmartDB」の使い方など貴重なお話も盛りだくさんでした!

集合写真

今回の開催テーマはお客さまの声を元に、以下の理由から選定しました。

  • 過去開催のユーザー会でのアンケートの結果、「SmartDBの奥深さ(機能活用・応用)について知りたい」という声を多くいただいたこと
  • 「申請業務」はSmartDBでデジタル化されているお客さまが多く、テレワークやペーパーレス化実現につながる重要業務であること
  • Webデータベース・ワークフロー機能の活用が必要であり、さまざまな工夫について情報交換・ディスカッションできると想定したこと

今回は、より参加者さま同士のコミュニケーションの機会を増やすため、進行の仕方を工夫しました。

    【当日のアジェンダ】

  1. SmartDB活用方法のご紹介・ディスカッション
  2. 懇親会(そのまま残られた方は自由に交流や質疑応答)

事前アンケートの回答結果を元に代表者さまに、自社のSmartDB活用方法を紹介いただきました。その後、2つの少人数グループに分かれて発表者への質問を検討いただき、最後に質疑応答も含めてディスカッションいただくという流れでおこないました。また会の終了後、オフライン開催時の「懇親会」と同様に、参加者さま同士でざっくばらんにお話しいただけるよう、自由参加のお時間をご用意しました。

お客さまから「SmartDB」活用方法のご紹介

代表者さまに発表いただいた「SmartDB」活用方法をご紹介します。

【某学校法人さま】申請書メニュー、現業部門展開用のテンプレートについて

ご利用の特徴

活用方法を紹介していただいたご担当者さまは、業務改善企画課に所属。申請業務のデジタル化を主な目的として「SmartDB」導入してから2年弱が経過し、現在は正職員以外でも「SmartDB」で業務アプリの開発ができるようになっており、すでに56もの業務アプリが業務で利用され、24,000件ほどの申請が「SmartDB」で処理されています。職員・教員・学生と多くの方にご利用いただいています。

開発~運用の流れ

業務アプリを作成する担当に応じて大きく2パターンでご対応いただいています。

  1. 「情報システム部門作成」の場合
    協議開始からリリースまで以下5ステップを約半年間で繰り返し
    電子化対象決定→パイロットモデル作成→2~3回打ち合わせ→テスト利用・ガイド作成→改善・ご利用開始
  2. 「情報システム部門以外で作成」の場合
    業務担当者のなかで「SmartDB」統括者を選定し、統括者が中心となって業務アプリに関する情報のとりまとめや開発を担当します。業務アプリ完成後には利用者向けに説明会も開催します。情報システム部門は統括者からの問い合わせ対応など、‟現場開発者の支援”をしています。

事例①:利用者向け「申請メニュー」

利用者数の多さや利用者の属性が幅広い(職員・教員)ことから、利用時に迷わないように「SmartDB」上で業務アプリとして「申請メニュー」を作成し、該当の申請をおこなう新規登録画面や、登録済の申請書一覧の画面にすぐ遷移できる仕組みを構築。「Sharepoint」のポータルと組み合わせご利用されています。「申請メニュー」では利用者が迷わず業務にたどり着き、申請ができるようさまざまな工夫をされています。

イメージ:申請メニューの活用について(発表内容を元に作成)

※イメージをクリックすると拡大表示されます
申請メニュー
稟議申請の申請画面
稟議申請の全件表示

    工夫のポイント

  • 提出先に応じて部・課で申請書を絞り込みができる
    一覧画面上で画面のタブや文書のカテゴリツリーを活用
  • 利用者の属性に合わせて権限を制御し、利用できない申請書は非表示とする
    権限制御を活用し、利用者の権限に応じて閲覧可能な情報を制限

事例②:現場のSmartDB開発者支援

同校では情報システム部門以外の現場部門でも、「SmartDB」を使って申請業務のデジタル化を実現できるようにするための仕組みづくりにも注力しています。前述のように「システム部門以外での作成」時の対応として情報システム部門が現場部門での業務デジタル化を支援する体制を用意しています。また2種類のテンプレートを公開し、業務に合わせて項目を追加・変更するのみ現場部門でもすばやく・簡単に業務アプリが開発できるようにしています。

テンプレート①(初級・構築まで約2週間で利用開始可能に)

ExcelやWordデータといった申請書のファイルを添付し回付・承認するもの。経路マスタに必要情報(申請書の名前、申請書ファイルのテンプレート、マニュアル、承認者などの経路など)を登録するだけで利用可能で、業務アプリの設定変更などは不要です。

テンプレート②(中級・構築まで約1ヵ月で利用開始可能に)

申請内容を添付ファイルではなく、フォームに入力し回付・承認するもの。①よりカスタマイズの自由度が高いですが、業務アプリの設定変更の方法について少しだけ知識を習得する必要があります。

発表者への質問・ディスカッション内容(一部)

ここではお客さま事例に対する参加者からの質問や、ディスカッションの様子についてご紹介します。

<事例:某学校法人さまへの質問>

 
質問
テンプレート利用時など、現場部門に業務アプリの設定変更を許可する場合にどのように制限していますか?誤った設定変更によって、うまく業務アプリが動かなくなることはないでしょうか?
 
回答
現場部門で設定変更可能な範囲を指定しています。入力フォームであれば、設定変更をおこなっても問題ない項目や逆に変更不可な項目に対して、色や説明文で判別できるようにしています。

<懇親会にて>

 
質問
各業務アプリへの導線(利用者の入り口)設計を悩んでいます。利用者がすぐに必要な業務アプリにたどり着けるような工夫は何かありますか?具体的には総務系の申請業務で、結婚した場合に提出が必要な申請書…など「利用シーン」別で探すイメージです。
 
回答
(INSUITEのポータル機能利用)ポータル上に、業務アプリへのリンク集を用意して公開しています。利用シーンごとにリンク集を作成し、利用者が探しやすいようにリンクにはアイコンボタンを設置するなど工夫しています。入り口が「視覚的にわかりやすい」というのも意識すると良さそうです。
ドリーム・アーツからも社内で利用している「業務マップ」についてご紹介しました。「業務マップ」では業務を進める上で必要な手続きや関連情報が一目でわかり、迷わないような工夫をしています。利用拠点や利用シーン、分類などで絞り込み、必要な情報をすぐ見つけることができます。

参加者さまの声:全体感想(一部抜粋)

  • オフラインならもっと盛り上がるんだろうな、という昨今の事情が非常に惜しいイベントです。とはいえ!皆さんの取り組み内容が非常に参考になりますし、交流会も和気あいあいと忌憚なく会話できて楽しかったです。
  • 本番バインダ(実際の業務アプリの画面)を実際に見せてもらえて、よくわかりました。
  • 他社事例を知れる貴重な機会だと思いますので、もう少しゆったりとした時間配分だとより良いと思いました。

まとめ

ご参加いただいた皆さまからの積極的なディスカッションで今回の「スマコミュ!」も大盛況となりました。本編終了後の「懇親会」のお時間にも、ほとんどの参加者の方に残っていただき、さまざまな情報交換がおこなわれました。他社の参加者さまのお悩みに対して、参加者さまから回答される場面も多くありました。オフラインでの開催が待ち遠しくはありますが、その場で参加者の「SmartDB」の画面をすぐに共有できるなど、オンライン開催ならではのメリットも見つかり、運営事務局でも勉強になりました。一方で参加者さまのご感想でもいただいたように、有意義な内容であるからこそ、質疑応答の時間を多く確保すべきといった改善点も見つかりました。今後も、より近い距離間でお客さま同士がお話しできる場となるよう、より有意義な時間を過ごしていただけるよう、イベントの工夫・新しいチャレンジを続けていきます。

ドリーム・アーツではユーザーさま同士の交流の場に加えて、最新の開発情報をお伝えする「SmartDB Hub Fan Meeting」も定期的に開催しております。「SmartDB」の新機能や今後の開発方針についてなど、最新の開発情報を知っていただけるほか、開発担当者へ直接質問していただくことも可能です。「SmartDB」活用のヒントとなる情報が盛りだくさんのイベントとなっておりますので、こちらもぜひご活用ください!

「SmartDB Hub Fan Meeting」前回開催の様子はこちら!

もちろん「スマコミュ!」も引き続き開催予定です。皆さまのご参加をお待ちしております!

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この記事の執筆者:冨田(プロモーショングループ)

2013年新卒入社。文系出身でプログラミング未経験者ですが、過去にさまざまな業務・業種・立場の方のお客様の電子化/デジタル化を支援させていただきました。その経験を通じてSmartDB(スマートデービー)があらゆる企業の業務の効率化に貢献できると感じています。ITスキルがない人でも「自分たちの業務も自分たちで電子化/デジタル化できる!」ということを実感してもらえるよう、いろいろ検討中です。“自分たち”で“自分たちの業務”の業務で利用するシステムを改善できる楽しみをお伝えしていきます。