「カイゼン」業務をデジタル化!

今回は「カイゼン」ブログ第2弾をお届けします。
前回のブログでは、日本の業務改善を代表するトヨタが提唱した「カイゼン」の基本概念と重要性についてご紹介しました。今回はカイゼン活動を効率的に進める方法についてご紹介します。カイゼン活動に取り組んでいきたい方はぜひご覧ください!

カイゼンとは

まずは少しおさらいですが、トヨタ式カイゼンとは主に製造業の現場でおこなわれる、「業務を見直して今よりも良くしていくための現場主体の活動」のことです。作業や業務で発生するムダを排除し、より価値が高いものだけをおこなえるように、作業や業務のやり方を変える活動のことを指します。悪い状態から良い状態に変える意味の「改善」とは異なり、「現場主体で、現状に満足せず、今よりもっと良くする」という意味が含まれます。
近年、トヨタ式カイゼンに関する取り組みは製造業のほか、小売業、サービス業、物流、建設業など、さまざまな領域にも広がっています。企業活動においてはどのような業種・業界でも、カイゼンという意識を持って取り組むことが求められます。日々の業務において常に課題意識を持ち、是正したり改善したりしながら仕事をおこなうことが大切です。
そのほか、カイゼン活動を効果的に推進するためには、社内への事例共有を強化すること、人事評価へ反映させる仕組みづくりが重要であるともご紹介しました。
☆カイゼンの概要や必要性について詳しく知りたい方はこちら!

効果的なカイゼン活動を実現するための仕組みづくり

カイゼン報告書を作る

カイゼンの重要性を認識したうえで、今回はカイゼン活動を効果的にするための仕組みづくりをどのように進めれば良いのかご紹介します。
まず、「カイゼン活動報告書」の作成が必要です。
カイゼン活動報告書は、社内または社外企業に対して行う業務のカイゼン内容を報告するための資料です。具体的なカイゼン内容、カイゼン前の状況、カイゼン後の効果などを詳しく記載する必要があります。なお、企業によっては「カイゼン提案書」という呼び方で運用している場合もあるようです。
カイゼン活動報告書を作成する目的は、単に結果をとりまとめて報告することだけにとどまりません。一番の目的は業務改善の結果を客観的に評価・共有し、組織において効果を最大化することです。カイゼン活動報告書を作る時は対象業務の背景や現状を振り返りながら書くので、ノウハウを蓄積して、ネクストアクションへ繋げていくことが可能となります。
また、カイゼン活動報告書の作成により、カイゼン活動を1つのチームや部署にとどまらず、全社的に共有することが可能となります。報告書を全社範囲で公開することで、直接関与しない同僚や部署の理解も広がります。カイゼンに向けた取り組みについて情報交換・交流することで、チームとして一度取り組んだカイゼン活動の効果をより長きに渡って活かすことができます。

SmartDBで簡単に作成

しかしながら、全社共有を前提としたカイゼン活動報告書を作成すると、紙での作成は難しいと思いませんか?特に大企業など規模の大きな組織では、紙の報告書を各部署に回覧するだけでも時間がかかってしまいます。紙の申請書をPDF化して、従業員にメールを送るのも管理が煩雑になりますし、データの集約や集計、評価の計算などを担当される方の負担が重くなりますよね。そのため、カイゼン活動を報告・共有する仕組みについてもスピーディかつ効率的な仕組みが求められます。
これらの課題に対応するためにSmartDBを活用したデジタル化がおすすめです。入力フォームやWebデータベース、ワークフロー、コミュニケーションなどの機能を備えたSmartDBであれば、作成・承認・共有の一連の作業をシステム上で簡単に実現できます。

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SmartDBでの活用ポイント

それでは、SmartDBを活用しカイゼン活動をスムーズに進めるポイントをご紹介します。

  1. 柔軟なフォーム定義
  2. ステータスや立場によるビュー定義
  3. 適切な業務プロセスを考慮したワークフロー
  4. 社内コミュニケーション活性化
  5. 賞与反映額の自動算出

①柔軟なフォーム定義

「SmartDB」はノーコード・ローコードの開発プラットフォームなので、ドラッグ&ドロップなどのマウス操作で簡単にフォーム設定ができます。現場の方はITリテラシーが高くなくても、カイゼン活動報告書を迷いなくシステム上で登録できます。また、リッチテキストを利用すれば、文字だけではなく画像も添付できます。カイゼン前後の比較写真があれば、効果の「見える化」につながり、他部署の方に共有する時にも一目瞭然です!
さらに、柔軟な権限制御も可能です。この項目は登録者のみ閲覧可能、この項目は人事のみ記入可能というように、利用シーンによってフォームを柔軟に設定できます。紙の報告書では実現できないことが「SmartDB]なら簡単に実現できます。

フォーム

図1:フォーム定義

②権限やステータス立場によるビュー定義

知りたい情報がすぐに見つかるために、わかりやすい文書一覧の整理が大事です。
「SmartDB」なら、ユーザーの権限や立場、報告書におけるワークフロー上のステータスによって、文書一覧画面で表示される項目が柔軟に変更できます。たとえば、「自分が作成」、「確認待ち」、「公開」などのビューを作れば、欲しい情報にすばやくたどり着きます。
・権限や立場によるビュー
申請者、承認者、人事・経理部門それぞれ必要な情報をビューでまとめることができます。
起票した社員にとっては、現在の承認状況や上長からのコメントが気になると思います。また、承認者(上長)であれば、カイゼン後の効果が一番重要な情報となります。下記の図のように、「自分が作成」のビューではステータスやコメントを表示します。承認者のビューでは、文書タイトルとカイゼンの効果を表示するように設定します。それぞれの立場ごとに一番欲しい情報を文書一覧画面で簡単にまとめることができます。

申請者

図2:申請者向けビュー

承認者

図3:承認者向けビュー


・ステータスによるビュー

また、現在のステータスごとにビューを設定することも可能です。確認中の文書は一部関連する社員のみ閲覧できます。承認が通ったカイゼン報告書だけは公開ビューに表示され、全社範囲で閲覧可能となります。

5S

図4:公開ビュー

③適切な業務プロセスを考慮したワークフロー

カイゼン報告書をデジタル化するために、ワークフローは必須です。
各社のルールによってワークフローの設定もそれぞれだと思いますが、SmartDBなら複雑な承認パターンでも簡単に設定できます。合議に設定された全員が承認しないと、次のステップに進めない場合であれば、全員一致パターンがあります。合議に設定された参加者の承認割合(%)や承認人数(回)を遷移条件として設定し、条件達成した場合に次のステップへ進む場合であれば、多数決パターンで設定できます。
社内の状況に合わせて柔軟に調整できるため便利です。

全員一致

図5:全員一致パターン

5S

図6:多数決パターン

④社内コミュニケーション活性化

カイゼン活動報告書を活用するために、社内共有は重要なポイントです。活用促進のために、社員同士が自由に話し合うことができ、反応がすぐにわかる仕組みが不可欠です。ボトムアップ式のカイゼン活動を継続的におこなうためには提案者のモチベーションUPがとても大切です。
SmartDBでは、登録された文書に対して、文書を直接編集することなくコメントのやり取りが可能です。また、いいね!機能や既読情報で閲覧者側の反応を確認できます。コメント記入時に関係者へ通知を送ることも可能なので、自分の感想やフィードバックを載せるツールとしても便利です。
公式の場でやり取りする場合、負担を感じることもあると思いますが、SmartDBのいいね!機能やコメントやを使えば簡単に自分の気持ちを提案者に伝えることができます。他者からのフィードバックは提案者にとってその後の継続的にカイゼン活動を続けることや、それを社内に共有・提案することに対するモチベーションにもつながります。

コミュニケーシ

図7:社内コミュニケーション

⑤賞与反映額の自動算出

前回のカイゼンブログでは、カイゼン活動を効果的にするために人事評価へ反映することの重要性をお話ししました。社内でより良いカイゼンのスパイラルを育成するために、人事評価制度は有効な手段の1つとなります。そのため評価ルールの定義とそれを正しく運用することが必要です。
賞与に反映するのであれば、反映額はどれくらいに設定するのかということや、どのタイミングで振り込みをするのかなど、細かいな処理や手続きが発生すると思います。その一連の作業をすべて紙やExcelなどを使って手作業でやるとなると煩雑で手間がかかり、ミスが発生する原因にもなります。(しかし、実際にはSmartDBを導入していないほとんどの企業が手作業で実施しているようです)
これらの業務に関わる方の負担を削減するために、しっかりと業務プロセスに即したかたちでデジタル化した仕組みを構築できれば大幅な効率化につながります!
例えば、SmartDBであれば下記の画像のように、固定的な金額(定額5,000円など)で反映できるほか、カイゼン効果にあわせて金額を算出するような仕組みも実現できます。例えば年間の利益額の1%を提案者の賞与に反映するなどのルールを事前に定めていればSmartDB上自動的に反映額が算出できます。

5S

図8:賞与反映

SmartDBを導入いただくことで従来の複雑な業務を簡単に進めることができますし、社内の情報共有を促進することもできます。カイゼン活動を効果的に取り組んでいくためにも、SmartDBの導入がおすすめです!

まとめ

今回のシリーズでは「カイゼン」についてお話ししました。「カイゼン」という言葉自体はみなさん聞いたことがあると思いますが、自分の業務で十分に取り組めているでしょうか?カイゼン報告書の活用は自分自身の業務を効率化することで、会社全体の継続的な業務改善、ひいては事業の成長にもつながるはずです。みなさまの日常業務においても常に「カイゼン」を意識しながら進めていきましょう!

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この記事の執筆者:楊 溢ヨウ イツ(プロモーショングループ)

新卒でドリーム・アーツに入社
2021年からプロモーショングループの一員になりました。
記事執筆は初心者ですが、おもしろい海外情報を発信していきたいと思います!