文書管理

業務効率化には「業務文書管理」の仕組み化が必須！！

「業務文書管理」とは

企業には、文書（エビデンス）を元にした承認/業務の依頼・進捗確認・報告が多く存在します。 この文書（エビデンス）を「業務文書」としています。「業務文書」を管理するには承認依頼や業務依頼、進捗確認・報告における、業務プロセス（ワークフロー）もシステムによって仕組み化する必要があります。 「業務文書管理」の仕組み化により、連鎖する業務プロセスにおいて「業務文書」及び「業務文書」に紐づく関連情報を一元的に管理することできます。 また承認時や作業時に素早く必要な文書の確認ができたり、類似業務の関連文書を参照し資料作成の参考にしたり、業務に必要となる情報の取得時間を短縮化を実現します。 ただこの仕組み化を実現するためには文書管理とワークフローの両方の機能が充実していることが重要となります。

「業務文書管理」のイメージ

文書（エビデンス）を伴う、承認/業務の依頼・進捗確認・報告が必要な業務はありませんか？

イメージ①：部門間業務依頼の業務文書管理

業務依頼に必要な資料と依頼書を一元で管理し、それを元に部内確認承認・捺印→依頼先部署内での受領承認・押印後、部署依頼が成立。業務依頼後に依頼事項の実施完了報告まで一気通貫でデジタル化。

イメージ②：プロジェクト/施策の業務文書管理（例：商品開発）

各工程のステータス管理、成果物や関係者への業務依頼・工程終了の承認依頼申請を行う。

SmartDBなら「業務文書管理」の課題もラクに解決

• 「文書の一元管理」で無駄時間なし
  業務に関連する文書を一元管理し、過去経緯の把握や類似資料を元にした資料作成の時間を短縮化
  （関連書類を承認依頼・業務依頼の申請書にファイル添付、URLリンクなど）
• 「柔軟な権限制御」で機密文書、部署別管理の文書もOK
  業務の状況や内容に応じた組織・ユーザ単位での柔軟な権限制御が可能
  （文書の閲覧・編集・削除、印刷・ダウンロードの制御など）
• 「文書改訂機能」で精査済み文書のみを公開
  文書の新規登録や改定時に承認ステップを経るよう制御し、社内規定や製品資料などの厳正な管理が可能に
• 「脱属人化」で効率UP
  詳細経緯の引継ぎやノウハウ共有を実現して脱属人化
  （業務プロセス全体・関連文書をまとめてデジタル化）
• 「モバイル閲覧＆処理」でスピードUP
  場所を問わずに、関連文書を見ながら承認/業務の依頼内容・対応が可能に