会社では毎日のように業務上必要な文書がたくさん作成されています。従業員数の多い大企業では、作成される数も桁違い。日々作成される文書には、いまだけ必要なものもあれば、(法的に保存期間が定められているなどの理由で)かなり先の将来まで大事に保管しなければならないものもあります。そうしたさまざまな性格を持つ文書を適当に保管していると、どこになにがあるのかわからなくなってしまうため、文書を管理するためのシステムを導入しているケースが多いと思います。
しかし、文書管理システムを導入したにもかかわらず、ほしい文書がどこにあるのかわからず探し回ったり、似たような内容の文書があちこちにあったりと、管理とは名ばかりで上手くシステムが活用できていない状況になってはいないでしょうか。そこで今回は、成功する文書管理の方法をご紹介します。

文書管理システム導入時の問題点

それぞれの部門で異なる文書管理の仕組みに

文書管理の重要性はだれもが知っているので、すでに文書を管理するためのなんらかの仕組みはあると思います。しかし、それぞれの部門の都合を反映したバラバラな仕組みになってしまっている残念なケースが後を絶ちません。
では、なぜそんなことになってしまうのでしょうか?

共通の文書管理システムを入れてみたけど

本来、文書管理は全社で共通したルールのもとに行うべきものです。
導入時には情報システム部門や総務が旗振り役となり、現場のニーズや意向を踏まえつつ、さまざまな文書管理システムを比較しながら全社導入を進めるというのが一般的でしょう。

しかし、導入はしたもののそこで力尽きて運用部分をおろそかにしてしまうと、各業務部門が自分たちだけの都合や管理のしやすさを優先した独自のルールで運用し始め、結果的に文書管理システムは無法地帯となってしまいます。 無法地帯化が進んでしまった結果、いつの間にかそれぞれの部門が代替システムを導入してしまうなど、気づけば元通りになんていうこともよく聞く話です。

全社で使うシステムの導入は、製品・サービスを提供する会社だけではなく、上司や業務部門をはじめとした関係者との調整もあり多大な労力がかかります。ですので、全社で文書を管理できるようにすることから、いつの間にか文書管理システムを導入することに目的がすり替えられがちです。

システムの導入はいつだって大変なものです。 全社が使うとなると、その苦労は想像を絶します。しかし、運用がおろそかになれば、数年後に同じような思いをして「別のシステム」を導入するはめになります。このような場合、前述した導入が目的となったまま検討してしまい、同じ失敗を繰り返すこともしばしば。そうならないように、しっかり運用できるルールの決め方のコツを紹介します。

文書管理のルールを整備

文書管理のルール決めは部門も巻き込もう

全社共通の文書管理システム導入は、情報システム部門や総務が旗振りになることが多いですが、そうなると、運用ルールの整備も情報システム部門や総務が担当…となりがちです。しかし、各部門には情報システム部門や総務も知らない特殊な文書や保管方法、利用方法がたくさんあり、お仕着せのルールがうまくハマらないところが必ずでてきます。

いざ文書管理システムが走りだしてからルールを決めるとなると、独自ルールで運用し始めていた利用部門から思わぬ抵抗を受けたり、暫定的なルールや例外ルールが大量にできてしまったり、あとから「こんなハズではなかったのに」と頭を抱えるはめになります。ですので、最初から各部門の人も巻き込んで、独自性を折り込みながらルールの整備を進めることが成功の秘訣です。

ルールは運用しながら改善

ビジネス環境はものすごい速さで変化しています。文書というのは過去から未来へと続く会社の財産です。
その財産を文書管理システムをしっかり運用することで、日々変化する環境にすばやく対応できるようになります。完璧な運用ルールはありませんが、日々運用するなかであわなくなった部分は、全社共通で改善できる仕組みを作っていきましょう。

「SmartDB」で文書管理することのメリット

Webデータベース「SmartDB」で文書を管理すると、以下のようなメリットがあります。

適切な範囲で権限移譲

全社として守るべき部分は情報システム部門や総務が管理し、それ以外の部分は業務部門の特性に応じて権限を委譲できるため、内部統制にもしっかり対応。また、権限を委ねることで、必要なルールは守られながら業務部門での使い方の自由度は高まります。 使い方の自由度が高まれば情報システム部門や総務へのシステム変更依頼や問い合わせが減り、両部門の負荷が軽減された結果、メンテナンスコストも下がります。

添付ファイルも含めて全文検索

添付された文書ファイルの中身も全文検索の対象にできます。 文書ファイルの中身も検索対象にできるので、外部から送られてきたファイルやシステム導入以前のファイルも、わざわざ管理システム向けに変換する必要はありません。 各文書に付与されている権限の有無も全文検索では考慮されるため、重要な文書も安心して管理できます。

文書に紐づいたやり取りも管理

コメント機能を使えば登録した文書に関係するやり取りも管理できます。 文書の変更や修正に関する過去のやりとりが確認できると、初めて文書を見る人にもこれまでの経緯がわかりやすくなります
さらに、さまざまな文書の更新履歴も管理できます。 複数の履歴を並べて比較できるので、コメントの内容とあわせて確認すれば、情報共有のスピードと質が高まります。

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現場も納得のルールで文書を管理しよう!

情報システム部門・総務からのお仕着せではない業務部門と一緒に作った運用ルールなら、そもそもルールを知らないというケースも減り、きちんと守られるようになります。さらに環境の変化にあわせて現場とともにルールをアップデートしていけば、だれもがストレスなく文書を管理できるようになります。
文書は会社の大切な財産です。「SmartDB」を導入して、情報システム部門・総務も業務部門もWin-Winな文書管理を実現しましょう。

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