業務効率化の手法とは？基本的な考え方やアイデアを紹介

働き方改革の一環などとして、企業に求められている業務効率化。しかし、具体的になにをすれば業務効率化が達成できるのか、わからない方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、業務効率化の基本的な考え方や、実施にあたっての具体的なアイデアについて詳しく解説します。

業務効率化の基本的な考え方とは
業務効率化の方法やアイデア
業務効率化の問題点
業務効率化の検証方法

業務効率化の基本的な考え方とは

昨今、多くの企業で「毎日残業しないと仕事が終わらない」「データの入力作業に多くの時間を費やしている」といった、業務上の「無理・無駄・ムラ」が発生しています。業務効率化とは、業務における「無理・無駄・ムラ」を排除して、効率的に業務を遂行できるようにするための取り組みのことです。
業務効率化により、業務にかかる時間やコスト、人材リソースなどを削減でき、企業の利益を増大させられます。また、生産性の高い業務へ集中することもできるようになり競争力の強化にもつながります。

業務効率化は、近年多くの企業で重要視されるようになった考え方です。その理由は大きく2つあり、ひとつは少子高齢化による人材不足です。人材が不足しているなかでも、企業が成長し競合に勝ち抜き続けていくためには、利益率を落とさず、さらに利益を向上させることが欠かせません。そのためには業務を効率化し、人手不足をカバーする必要があります。

もうひとつは、働き方改革の推進です。近年ではワークライフバランスを重視した働き方が推奨されており、残業の削減や働く場所の自由化などが求められています。また、外部環境やニーズの変化のスピードが激化している今、競争力を上げていくためには付帯業務の効率化を効率化し生産性の高い業務に集中できる時間の創出が重要となります。これらの働き方改革を叶えるための手段として、業務効率化が求められているのです。

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では、どのようにして業務効率化をおこなうのでしょうか。業務効率化を進める方法には、ツールの導入や業務委託などさまざまなものがあります。ただし、その前提として正しい業務理解が必要です。まずは自社の業務を振り返り、課題を洗い出しておきましょう。

業務効率化の方法やアイデア

普段の業務における「無駄」を洗い出し、効率化をおこないたい項目を明確にできたら、いよいよ実行に移しましょう。以下では、幅広い業種に当てはまる効率化の方法・アイデアを5つピックアップしてご紹介します。

1.アウトソーシング

企業のリソースが限られている以上、すべての事業を自社内で完結させる必要性はありません。コア事業（利益に直結する業務）に注力するために、そのほかの業務を外部にアウトソーシングする企業が増加しています。

アウトソーシングのメリットは、新たな設備を導入する投資リスク・コストの削減や、人的リソースの有効活用、経営の単純化による管理のしやすさが主でした。近年では、コア事業へ集中することで競争力強化を図ったり、アウトソーシング先の優れた知識を自社サービスの向上に活用したりするなど、戦略的アウトソーシングも増加しています。

2.時間短縮のテクニック

すぐに始められるアイデアに、作業タイミングの見直しがあります。スケジュールを細かく設定するのではなく、重要度の高いタスクだけをスケジュールに組み込むというものです。そのほかのタスクは集中できるタイミングに柔軟に組み込むことで、一つひとつの業務に集中できるでしょう。

また、資料やメールの作成にも、時間短縮のテクニックがあります。たとえば、よく使う文章や変換しづらい漢字・人名は、あらかじめパソコンに単語登録しておけば、打ち込む手間がかかりません。さらにショートカットキーなども積極的に活用すれば、文書作成にかかる時間はいくらか短縮できます。あまり知られていないWindows10標準の「コピーしたデータを複数保存可能な機能」が搭載されています。個人的にはこれなしでは業務できないほど必須の機能となっており、転記作業が多い方にはおすすめです。

ほかにも、連絡をすべてメールやチャットでおこなっているなら、状況によって電話に切り替えるのもよいでしょう。社内連絡であれば、直接デスクまで足を運ぶほうが早いこともあります。
ただし会話後に意思決定にかかわる決定事項や経緯などをメールやチャットのやり取りにエビデンスとして残すことは忘れないようにしましょう。

3.システムの導入

業務効率化を助けるツールは多数用意されているので、自社の課題に合ったツールを導入するのもよいでしょう。たとえば、業務の円滑化に不可欠な従業員とのコミュニケーションですが、チャットツールを導入することで効率的かつ綿密におこなえます。

あらゆるフォルダ・ファイルを従業員間で共有したい場合には、情報を一元管理できるデータベースツールがおすすめです。都度ファイルを送り合う手間が省けます。また検索性も向上します。

4.自動化

日常的な業務のなかに単純な反復作業があれば、自動化による効率化を図りましょう。たとえばデータ抽出のような作業なら、Excelでマクロを組めば時短が可能です。より複雑な表計算やセルの移動が含まれている場合は、RPAツールやVBAの導入で自動化できるでしょう。

5.ワークフロー改善

ワークフロー（業務プロセス）を改善し、重複タスクや不要タスクを最適化することは、業務効率化における優先事項です。日常業務で生じる小さな時間ロスが重なることで、ビジネスチャンスの喪失など大きなロスにつながります。

重要な案件ほど携わる人数が多く、ワークフローも煩雑化しがちです。企画段階から業務内容を可視化（見える化）して、不要なプロセスは改善・廃止しましょう。たとえば、承認者とその人数が適切かどうか、無駄な二重チェックが起こっていないかなどを確認します。

業務効率化の問題点

業務効率化を進めるにあたり、少なからずこれまでの業務プロセスを変えることになります。進めていくなかで、なかなかうまくいかないことも出てくるでしょう。

特によく発生するのが「施策のミスマッチ」です。せっかくロボットを導入したり、ノー残業デーを取り入れたりしても、自社の業務に合っていないと、かえって業務が煩雑になるおそれがあります。自社に合わない業務改善をおこなうことで、手間だけでなくコストもかかり、企業に悪い影響を与えてしまいかねません。また、業務をロボットに任せた場合、ミスがあると顧客に誤ったメールを送ってしまうなど、大きなトラブルに発展する可能性もあります。

そこで大切なのが、効率化にこだわり過ぎないことです。無理な効率化はやめ、自社に合った施策を事前にきちんと検討しましょう。業務効率化が進めやすければ、短期間でも多くの成果を出すことができます。

複雑な業務をおこなう場合も、最初はなるべく簡単かつ単純な施策にし、様子を見るとよいでしょう。

業務効率化の検証方法

最後に、業務効率化を成功させるために重要な「効果の検証方法」をご紹介します。業務効率化の効果検証をおこなうと、その施策に本当に意味があるのかどうかをチェックできます。効果検証を行うことによって、効果があるなら続行し、効果がないなら改善するという次の行動に移ることが可能になります。施策を成功させるためには、この効果検証が欠かせません。

効果検証をおこなうためには、達成すべき目標（KPI）を立てる必要があります。「KPI」とは、効果を測る評価指数を定めた目標のことです。一定期間施策に取り組んだら、成果が出ているかどうか、KPIに沿ってジャッジするのがおすすめです。

また施策については見直す前提で取り組み、実行後にすぐ軌道修正を行うトライアル＆エラーの考え方で取り組むことが大切です。またそれを実現できる仕組みが重要です。

これまで業務効率化の進め方をご紹介してきましたが、より効率化を実感するためには、ITツールの導入がおすすめです。ITツールの導入に迷っているなら、数々の大企業に取り入れられている「SmartDB®」はいかがでしょうか。

「SmartDB」は、ただ業務の短縮に貢献するだけでなく、業務の流れからシステム化するため、大きな業務効率化を期待できるのがポイントです。作業の自動化を実現する機能も豊富なため、内容チェックなど様々な業務効率化にも期待できます。データベースやワークフローシステムを担うため、全社員が共通して利用できます。

特にワークフローの機能では、1回の申請にかかった承認時間が表示されるため、ワークフローのどこに時間がかかっているのかを可視化できます。可視化することで、改善のきっかけにつながるため、導入後のさらなる業務改善に役立ちます。業務効率化のためのツールとして、ぜひ「SmartDB」の導入を検討してみてください。