【事例あり】業務改善とは？
基本的な考え方やメリット・進め方を解説

業務改善の進め方

それでは、具体的になにをすれば業務を改善できるでしょうか？業務改善を成功させるステップをご紹介します。

①現状の業務内容を把握する

まずは現状の業務内容の把握が必要です。担当業務、担当者、作業にかかる工数などを整理することが不可欠です。業務の棚卸しをおこなった上で、時間がかかりすぎている業務が一目瞭然になります。

②課題、問題点を洗い出す

業務内容が把握できたら、次に課題や問題点を洗い出します。作業時間がかかってしまう原因はなになのか、具体的にその業務を想像して分析してみましょう。たとえば、「手順書・マニュアルがわかりにくい」「単純作業でミスが発生しやすい」など、業務に置ける問題点をまとめてみましょう。

③スケジュールを立てる

改善すべき業務が決まったら、具体的な進め方を検討します。たとえば、先ほど例として上げたマニュアル不備の課題に対して、いつまでどのようにマニュアルを改修すべきなのかなど、改善までの段取りを決めておきます。業務改善に向けて最適なスケジュールを立てることは実施効果にもつながりますので、このステップは重要です。

④業務改善策の実施

最後は実際に運用を開始します。もちろん、完全に計画どおりに実施するのは難しいです。ある程度の期間実施し、本当に改善できているかどうかをチェックします。実施後はPDCAサイクルを回しながら、次回の改善に向けてフィードバックしていきましょう。

業務改善をおこなう際の注意点

これまで業務改善の進め方をご紹介してきましたが、注意すべきポイントがあります。

①優先順位を明確する

業務改善を効果的に進めるためには、改善項目の優先順位を明確にすることが重要です。自社が現在抱えている課題を踏まえてどう改善を進めていくのか、優先順位を決めてひとつずつ取り組みましょう。優先順位を設定することで、限られたリソースを最も効果的に活用し、最大の成果を得ることができます。

②長期間継続的に取り組む

業務改善ですぐに効果が出てほしいところですが、業務改善は一朝一夕で達成できるものではありません。改善は一度おこなえば終わりではなく、市場環境や企業の状況に応じて定期的に見直しをおこなうことが重要です。PDCAサイクルを回しながら長期間継続的に取り組みましょう。

業務改善に役立つ具体的なアイデア例

これまで業務改善の進め方や注意点について解説しました。では、どうすればその精度を上げることができるでしょうか。ここからは、幅広い業種に当てはまる業務改善の方法・アイデアを5つピックアップしてご紹介します。

1.アウトソーシング

企業のリソースが限られている以上、すべての事業を自社内で完結させる必要性はありません。近年では、コア事業へ集中することで競争力強化を図ったり、アウトソーシング先の優れた知識を自社サービスの向上に活用したりするなど、戦略的アウトソーシングが増加しています。

2.時間短縮のテクニック

すぐに始められる改善施策として、「作業スケジュールの見直し」が挙げられます。複数の作業が同時並行で発生している場合、重要度の高い順からスケジュールに組み込んで実行していく、というものです。重要度の高いものだけを先に片付けて、ほかのタスクはまとめて集中できるタイミングで実行することで、一つひとつの業務に集中することができ、結果的に同じ量の業務量でも効率よく時短で完了させることができます。

3.システムの導入

業務効率化を助けるツールは世の中に多く存在しています。自社の課題に合ったツールを導入してみるのも良いでしょう。たとえば、業務を円滑に進めるためには従業員とのコミュニケーションが不可欠です。チャットツールを導入すれば、効率的かつ丁寧に社員同士のコミュニケーションを実現できます。あらゆるフォルダ・ファイルを従業員間で共有したい場合には、情報を一元管理できるデータベースツールがおすすめです。都度ファイルを送り合う手間が省け、検索性も向上します。

弊社でもWebデータベース・ワークフロー機能を備えた業務プラットフォームである「SmartDB」を提供しています。プログラミング経験がない現場部門の方でも、簡単に業務デジタル化を実現できます。
関連資料：3分でわかる「SmartDB」

4.自動化

日常的な業務のなかに単純な反復作業があれば、自動化による効率化を図りましょう。たとえばデータ抽出のような作業であれば、Excelでマクロを組めば時短が可能です。より複雑な表計算やセルの移動が含まれている場合は、RPAツールやVBAの導入で自動化できるでしょう。

5.ワークフロー改善

ワークフロー（業務プロセス）を改善し、重複タスクや不要タスクを最適化することは、業務改善における優先事項です。日常業務で生じる小さな時間ロスが重なることで、ビジネスチャンスの喪失など大きなロスにつながります。重要な案件ほど携わる人数が多く、ワークフローも煩雑化しがちです。企画段階から業務内容を可視化（見える化）して、不要なプロセスは改善・廃止しましょう。

業務改善の検証方法

業務改善を成功させるために重要な「効果の検証方法」をご紹介します。
効果検証をおこなうためには、達成すべき目標に対して「KPI」を立てる必要があります。「KPI」とは、目標達成するために重要な評価指標ことです。KPIを具体的に設定すると、目標達成までの進捗度合いを正確に見極めることができます。そのため、一定期間施策に取り組んだら、成果が出ているかどうかをKPIに沿って判断するのがおすすめです。
また前述のとおり、実施後はPDCAサイクルを回して、トライアル＆エラーの考え方で取り組むことも大切です。

業務改善の成功事例

具体的なアイデア例や検証方法ついて解説してきましたが、最後に「SmartDB」を活用した業務改善の成功事例を、いくつかご紹介します。

タイトー、Excelや紙業務の負担を軽減

タイトーは年間約1,200件の新商品開発をExcelと紙で管理していました。しかし、ファイル容量が肥大化し動作が遅くなってしまう、必要な情報をすぐに確認できず、作業効率の低下してしまう、といった課題が発生しました。「SmartDB」の導入で、一つの商品の開発において発生する企画、開発、生産管理、受注管理といった各業務を、商品情報（商品マスタ）を起点とした構成で実現できるようになりました。これらの課題を解決することで業務効率化を実現するとともに、継続的な業務改善にもつながっています。

銀座コージーコーナー、働きやすい環境づくりを推進

銀座コージーコーナーはワークスタイル変革の第一歩に、ーパーレスで業務デジタル化を進めています。「SmartDB」の活用によって、パソコンやモバイル上での申請や承認が進められるようになり、業務をおこなう時間や場所などの制約を解放することができています。従業員が“紙・ハンコ”に縛られることのない働きやすい環境づくりを推進しています。

SmartDBで実現できる業務改善

「SmartDB」はただ業務をデジタル化して効率化させるだけでなく、業務全体の流れすべてをシステム化する必要があります。根本的な業務デジタル化をすることで、業務改善の実現をすることができます。
DXへの取り組みを推進されている企業の場合、まずは目の前にある業務を単純に電子に置き換えるのではなく、業務全体をデジタル化できる「SmartDB」がおすすめです。Webデータベース・ワークフロー機能を担うシステムのため、全社共通で利用できます。業務改善のためのツールとして、ぜひ「SmartDB」の導入を検討してみてください。

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