人事担当者のみなさん、新人研修期間中は普段にもまして残業が増えてしまってはいませんか？
日中は研修の立会い、夕方に自席に戻ってようやく自分の仕事に着手するという毎日では、定時で帰るのは難しいかもしれません。
研修で発生する各種報告にはさまざまな提出物があり、作成の指示に催促、受領後のチェックと、ひとつひとつは単純であっても煩雑な業務になりがちです。こうした煩雑になりがちな業務をうまく管理する方法はないのでしょうか。
人事担当者自らがハードワーク！？
労働基準法が改正され、業務の効率化がこれまで以上に求められています。しかし、従業員の労働時間を気にしなければならない人事担当者自らが毎日ハードワークでは元も子もありません。特に春は新入社員の研修もあって勤務時間が増えがちです。だから「この時期は仕方ない、しょうがない」とあきらめていませんか。
しょうがないとあきらめていては、いつまでも業務は効率化されません。まずはどこに時間がかかっているのか業務を見直すことから始めましょう。
たとえば、日々、新入社員が提出する成果物の指示やチェックはどうでしょうか。
これをメールでやっているとしたら大変です。未提出者への催促に追われていると、本来、人事担当者としてやるべき新入社員のフォローに時間が割けなくなってくるかもしれません。
提出物を管理する仕組みを用意しましょう
新人研修にはさまざまな提出物があります。たとえば研修日報、課題図書の読書感想文、e-ラーニングの受講報告書などです。研修内容は多岐にわたり、その内容によって提出物の報告形式はさまざまです。
さらには、対象者が多く、また関係する部署も複数あるかもしれません。こうなってくるとメールなどを使った個別のやりとりではとても追いつきません。
提出物のフォーマットを作って、指示を出し、集めて蓄積できる仕組みがあれば、この問題は解決できます。提出物の管理はシステム化してしまいましょう。
「SmartDB」で仕組み化しよう
「SmartDB®」はGUIの操作で直感的にWebフォームが作れます。研修日報、読書感想文、受講報告書、それぞれの中身に応じてフォームを用意しましょう。フォーマットがあれば提出者が迷うこともありません。
フォーマットが決まったら、指示を出しましょう。「SmartDB」なら締め切りを設定して事前にリマインドしたり、提出されたら通知を受け取ることができます。蓄積された登録済みの一覧からは、提出状況がひと目でわかります。
「SmartDB」では下記のようなことが実現できます。
- 提出物のフォーマットをWebフォームで用意できるので提出物の形式がそろう
- 提出指示、期限前通知、提出後通知など適切な通知を用意できる
- 提出物を蓄積して共有ができる
- 提出物のチェックをワークフローでタスク化して実施の結果を残せる
これらの仕組みがあれば、メールなどで行っていた煩雑な作業は不要になります。
仕組み化することで、このような効果も期待できます。
本来、提出物にはフィードバックが必要です。フィードバックしやすい仕組みにすることで、人事担当者や研修担当者からの励ましのコメントやアドバイスが増えれば、新入社員の研修へのモチベーションアップも期待できます。
提出物をしっかり蓄積しておけば、社内の関連部署への共有も簡単になります。また、配属後の上長が研修時の成果物を参考にすることも、簡単にできるようになります。
- 提出物にコメントを残せる
- 情報の公開先を柔軟に設定できる
毎年見直す新人研修にシステムは追いつけるのか？
「システムにするといいというのはわかるけど、研修内容は毎年見直すし、変更が追いつかないのでは？」
「先のことまで考えたシステムにするなんて無理」
と感じるかもしれません。
業務は変わるものです。だから、システムもそれに合わせて変えていく必要があります。それが人事担当者自らできれば早いですよね。
「SmartDB」には業務の変化に合わせて変えていくための仕組みがあります。人事担当者自らが「SmartDB」を操作して、運用に合わせて変えていくことができるのです。
「SmartDB」を使った業務効率化を始めてみませんか。
