電子署名×業務デジタル化で大企業の業務現場をスマートに

今回は「大企業の現場業務をスマートに実行する業務プロセス改善がどのように行われるのか」のヒントを、具体的な事例を通して紹介するセミナーを弁護士ドットコム株式会社と共催で開催した業務プロセス改善セミナーの様子をレポートします。ペーパーレス化やDX(デジタルトランスフォーメーション)推進に向けた業務デジタル化を検討している方は必見です。
※本セミナーは過去複数回開催しており、今回は先日2021年1月26日に開催した内容をもとに作成しました。

セミナー概要

「クラウドサイン」による電子署名を用いた契約書の電子化と、「SmartDB」による現場部門主体の業務デジタル化は、法務部門に限らずさまざまな現業部門の業務プロセスの改善に寄与できます。「SmartDB」では、弁護士ドットコム株式会社のWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」と連携可能なオプションを提供しており、 オンライン上で契約書の作成から締結まで、稟議などの複雑な業務申請のデジタル化を実現します。
本セミナーでは弁護士ドットコム社からは電子契約で始める業務プロセス改善事例を、ドリーム・アーツからは「SmartDB」がどのように現場部門主体の業務デジタル化に貢献できるのか、「クラウドサイン」を連携することで、どのようにオンライン上で契約書の作成から締結まで、稟議などの複雑な業務申請をデジタル化することができるのかをお伝えしました。

講演:【国内14万社が導入】電子契約で始める業務プロセス改善事例 弁護士ドットコム株式会社 クラウドサイン事業本部 高橋 佐和氏

今、電子契約が注目されている理由

①テレワークのための必須ツールとして

新型コロナウィルスの影響に伴う、緊急事態宣言の発令をきっかけにテレワークを進める企業がどんどん増えています。しかし、「紙とハンコ」が障壁となり、契約に携わる部署の方はどうしてもテレワークができないというような課題がありました。
多くの会社はいまだにハンコのために出社する状況があります。 「ハンコ出社」状況の改善が多くの会社にとって重要な課題になりました。そのためのツールとして「電子契約」が求められています。

②BCP(事業継続計画)の一環として

また、災害・パンデミックが発生した時にも、業務を通常通りおこなうための仕組みとして「電子契約」が求められています。紙の契約方法に加えて、電子での契約方法も担保しておこうという形で電子契約を導入する企業がどんどん増えております。
2020年はまさに 「電子契約の元年」というような年でした。政府による電子契約普及に向けた急速な法整備も後押しとなり、「クラウドサイン」の導入企業は過去最高の14万社となりました。

クラウドサイン1

クラウドサインで改善できること

クラウドサインとは、「紙とハンコ」の契約業務をインターネット上で電子化することで、作業時間とコストを大幅に削減できる仕組みです。

クラウドサイン2

クラウドサイン導入には2つのメリットがあります。

  1. 作業時間の節約
  2. コスト削減

①作業時間の節約

従来の紙と印鑑での契約の場合、紙の契約書を製本・発送・捺印…と煩雑な業務フローが必要でした。しかし、電子契約の場合だと、インターネット(専用サイトやメール)上のやり取りのみで契約フローが完結となります。わざわざ印刷・発送などの作業が不要となり、大幅に作業時間を節約することができます。

クラウドサイン3

②コスト削減

従来、紙契約の場合では、紙の契約書の場合は人件費や郵送費などを含めて平均1件当たり700円以上のコストと収入印紙がかかっています。クラウドサインにすると、どのような契約書であっても契約書1件を送信するごとに200円の送信料のみがかかります。また、 電子契約の場合では収入印紙が不要となりますため、非常にコストを抑えることができるようになります。

クラウドサイン4

クラウドサインは中小企業から大企業までさまざまな企業にて導入いただいています。実際に利用可能な契約書の種類としては以下の図のようにまとめました。取引基本契約書や業務委託契約書などのベーシックな契約書から、雇用契約、内定通知書まで、 多種多様な契約書でご利用できます。

クラウドサイン5

より具体的なクラウドサインの利用イメージをお伝えするために、実画面での操作デモ・導入企業の事例紹介・導入までのフロー紹介を行っていただきました。ここから先は動画 でご紹介しています。ぜひご覧ください。
※動画は2020年10月に開催した当時のものとなります。

『クラウドサイン』について

講演:現場部門(非IT部門)主体の業務デジタル化の取り組み事例 株式会社ドリーム・アーツ 協創パートナー推進本部 増本大介

つづいて、ドリーム・アーツより「SmartDB」とは現場部門主体の業務デジタル化にどのように貢献できるのか、「クラウドサイン」を連携することで、どのようにオンライン上で契約書の作成から締結まで、稟議などの複雑な業務申請をデジタル化していくのかについてご紹介しました。

「SmartDB」はDX推進を支える業務プロセスのデジタル化に貢献

ドリーム・アーツは、DX推進には以下の3点が重要であると考えています。その上で、「SmartDB」はペーパーレス化だけではなくDX推進を支える業務プロセスのデジタル化にも貢献できるサービスであるとお伝えしました。

  1. 自社プロダクト/サービスのデジタル化
  2. ビジネスモデルのアップデート
  3. 業務プロセスのデジタル化

①と②は何が正解となるかわからないなか、1勝9敗のつもりでトライアル&エラーといったチャレンジが必要な領域です。①と②のチャレンジが成功したとしても、社内の業務プロセスがアナログのままで紙業務が残っていたりすると、顧客の要望を受け取って継続的に現場の業務をアップデートしていかなければならないときに対応できない状況を生んでしまいます。
そのため、DX推進においてスピーディな「③業務プロセスのデジタル化」は軽視できない同時に取り組むべき課題となっており、その領域で現場部門主体の業務デジタル化を支援する「SmartDB」は貢献できると考えております。

「SmartDB」はワークフロー機能やデータベース機能など4つの機能で、現場部門自ら業務プロセスのデジタル化が可能です。

クラウドサイン7

大企業を中心としたお客さまに導入いただき、50万人以上にご利用いただいております。

クラウドサイン8

「SmartDB」でどのように業務デジタル化を行うのか、「SmartDB」で業務デジタル化を行うメリットについて詳細はこちらをご覧ください。

関連動画
SmartDB紹介動画

「SmartDB」紹介動画

「SmartDB」の概要や特徴について、ユーザー様の導入事例やデモンストレーションを交えてご紹介します。自宅や会社でいつでもどこでもご覧いただけるので、ぜひお気軽にお申し込みください。

クラウドサインとの連携のイメージ

「SmartDB」とクラウドサインの連携イメージと各サービスの対応範囲についてご紹介いたしました。電子契約締結にまつわる部分はクラウドサインが対応し、ワークフローの承認や契約書の内容確認などの事前作業、と文書管理などの事後作業は「SmartDB」が対応します。締結書類は「SmartDB」上に自動保管されます。

クラウドサイン6

利用イメージはどのようになるのか、連携することでどのように業務デジタル化を実現できるのか実際の操作デモについては動画に収録しました。ぜひ下記よりご覧ください!
※動画は2020年10月に開催した当時のものとなります。
動画視聴申込はこちらから!


いかがでしたでしょうか?
ペーパーレス化やDX(デジタルトランスフォーメーション)推進に向けた業務デジタル化を検討されている方にとって参考となっていれば幸いです。

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この記事の執筆者:楊 溢ヨウ イツ(プロモーショングループ)

新卒でドリーム・アーツに入社
2021年からプロモーショングループの一員になりました。
記事執筆は初心者ですが、いろいろ情報を発信していきたいと思います!