業務効率化を促進するワークフローシステムの作り方を解説

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業で行われる一連の業務の流れ(発注、申請、承認、決裁など)を電子的に自動化するシステムを言います。稟議システムもしくは電子決裁システムと呼ばれることもあります。

従来の業務のように申請書に手書きで記入したりエクセルなどに入力したりすることがなく、システム上のフォーマットに必要事項を入力するだけで申請業務が完了します。承認者や管理者側も、システムで内容を確認したうえで承認できるため、紙を回すことなくオンライン上ですべて手続きが可能です。
申請者が申請入力を完了すると、メールやチャットで承認者や管理者へ通知が届くため、見逃すこともありません。クラウド型のシステムであればオンライン上で手続きできることで、申請者と承認者・管理者が顔を合わせなくともやり取りでき、テレワークや業務の効率化に寄与します。

ワークフローと良く比較される用語で、グループウェアがあります。この2つは、全く異なる意味を持つため、明確に覚えておくことが重要です。ワークフローは、申請業務の効率を上げる目的で使われますが、グループウェアは社員同士の繋がりやコミュニケーションを作る広範囲なツールとして用いられます。グループウェアには、社内SNS、スケジュール管理、ドキュメント共有などの機能があり、社員全体のスケジュールを可視化することで時間を有効活用できます。

ワークフローシステム導入のメリット

それでは、ワークフローを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務速度の向上

システム上での承認および決裁は、紙を回すよりも業務が完了するまでの時間を大幅に短縮できます。意思決定が早くなることで、業務全体のスピードが向上します。

決裁ドキュメントの自動処理

ワークフローでは申請された書類はすべて電子化され、システム上で申請・承認・決裁の流れのすべてを手続きできます。決裁が完了した書類は自動でシステム上に保存されるため、工程途中で止まっていたとしてもどこで止まっているかがすぐ調べられます。

書類を保管する場所を縮小できるうえ、管理の負担も軽減できるためコスト削減につながります。その結果、ほかの業務に取り組むことができ、業務効率化が図れます。

紙代の節約でコスト削減

ワークフローシステムに保存された書類は電子文書として残るため、紙に印刷して保管する必要がありません。紙代や印刷代、紙の保管スペースなどがすべて不要です。

2020年10月から改正電子帳簿保存法が施行され、電子データを保存する際の条件が緩和されました。これによって、今後あらゆる企業において書類のペーパーレス化が加速していくことが予想されます。データを検索する際も、今までのようにファイリングした中から手作業で探すことなく、日付・部署名・担当者名・内容などですぐに検索できるため、時間短縮の一助となります。

ワークフローシステム導入のデメリット

ワークフローシステム導入にはデメリットがあることも理解しておく必要があります。

自社の業務と合わない恐れがある

ワークフローシステムの種類は多岐にわたり、必ずしも自社の業務や規模に合うとは限りません。コストのみを比較してシステムの内容を吟味していないと、業務内容に合わない恐れもあります。導入後にシステムを改良して自社の業務に合わせようとすると、作業量やコストが膨大に膨れ上がってしまうことも考えられます。このようなトラブルを防ぐために、導入前にシステム内容をしっかり吟味することが重要です。

操作が難しい

ワークフローシステムによっては操作が難しいものもあり、せっかく導入しても有効活用ができないものもあります。ただ電子化をしただけで、業務効率が下がってしまっては意味がありません。有効活用できない理由として多く挙げられるのは、「システムが複雑で機能が使いこなせない」「システムの使い方を知らない社員が多い」などがあります。

ワークフローシステムは、社員全員が使って初めて機能するものです。使うためにプログラミングが必要だったり、簡単に使えるようにするため別のシステム導入が必要だったりすると、使うのを敬遠する社員も出てくるでしょう。今まで使い慣れているシステムに戻ってしまうかもしれません。

外部システムとの連携が難しい

導入したワークフローシステムが既存のシステムと連携できないと、複数のシステムを別々に使う必要性が生じる恐れがあります。この場合、システム同士でデータの流用ができないため、システムごとにデータを入力しなければいけません。それにより作業量が増え、効率化には遠く及ばなくなってしまいます。

これらのデメリットは、「SmartDB®」を活用することで解決できます。
「SmartDB」では、企業ごとで自由自在かつ簡単に承認ルートが設定可能です。条件によるルートの分岐から別のワークフローへの連携まで簡単な設定で実現できるうえ、突発的なルート変更にも即座に対応できます。業務に合わずに、使いづらいと感じる場面もなくなることでしょう。
システム連携にも対応していることで、関連業務を連携させたりAPIを用いて高度な追加連携を結んだりすることもできます。あらゆる外部システムに連携し、企業独自のシステム開発基盤として利用できる点も魅力です。

効果的なワークフロー作成のポイント

業務の効率を上げ効果的なワークフローを作成するためには、どのようなポイントを押さえておくとよいのでしょうか。

業務と導入目的の掛け合わせで機能選定

ワークフローシステムは、導入するだけでは効率を上げることはできません。まず、業務における問題点を洗い出し、導入目的を定め、それに対応できるシステムを検討・導入する必要があります。

導入を検討している段階では魅力的に思えた機能でも、いざ導入したら必要なかったという事例は実際に多く見られます。逆に使いたい機能がなかったり、使用頻度が高い操作メニューが探しづらかったりすると、利便性は格段に下がってしまいます。

どの機能が必要なのかは、業務内容や導入目的などによって大きく変わるため、まずは問題点を精査することから始めるとよいでしょう。

ユーザービリティを重視

ワークフローシステムを使う社員のユーザービリティ、すなわち使い勝手を重視しないといけません。社員が使いづらいと感じるシステムでは、次第に使用頻度が下がっていき、有効活用ができなくなってしまいます。

ユーザービリティを考慮したシステムを構築するには、実際にシステムを使う部署のキーマンに画面を触ってもらうなどして検証し、使いやすいかどうかを見極めてもらうのがおすすめです。

システム化に頼りすぎない

研究や設計など、業務によってはタスクにしづらいものもあります。業務をスムーズに進めるためには、タスクにするものとそうでないものを分け、あえてシステム化しない業務を作ることも大切です。システム化しない部分は、メールなど別の手段で連絡を取り合うようにしましょう。

これまでにご紹介した問題点を解決し、ワークフローシステムを簡単に構築するには、「SmartDB」が役立ちます。さまざまな業務をデジタル電子化でき、効率化を進めることができます。

働き方改革が進んでいるなかで、場所を選ばず書類の申請や決裁ができるワークフローシステムは、今後さらに需要が高まることが予想されています。自社の問題点を解決できるようなシステムを導入し、業務効率化を進めましょう。

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ワークフローシステムの必要性と全社利用に必要な機能

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