業務効率化の成功のカギは社内活用促進！

業務効率化のため自社に最適な製品を選定し導入が決定するも、社員があまり使ってくれないなんてことはありませんか？
システム導入では機能はもちろん、導入した後に社員一人ひとりに使ってもらえることが大切です。

この記事は、「社内への定着が成功した企業はシステム導入後に何を行ったのか」に焦点を当て、実際の事例をもとにお勧めの方法をご紹介するシリーズの第1回目です。

今回は第1回目、「情報システム部、どこまで手を出す？！」です。
情報システム部がサポート。そんなことが可能なのか半信半疑な方もいらっしゃるんじゃないでしょうか？
そんなあなたに今回はどこまで現場に任せて情報システム部はどこまで手を出すのかをお話しします！

デジタル化は現場に任せて、情報システム部はサポート役に

一般的なシステム導入決定後の情シスが行うこと

製品の導入決定後に情報システム部が行う一般的な範囲は、要件定義→設計→実装→テスト→リリースまでですよね。
何度も現場の方にヒアリングを行い、設計・実装し現場の方に確認したり…とても骨が折れる作業です。
しかし苦労して作ったのになかなか使ってくれない、現場から「わかっていない」「使いにくい」と言われたりすること、ありませんか？

文句ばかりの現場にはここまで任せちゃう！

現場には、思い切って要件定義→設計→実装→テストまでを任せてしまいましょう。
そして、情報システム部はサポートという立ち位置を貫きます！
要件定義→設計→実装→テストまでは任せますが、システム化を行う場合にトラブルになりがちな部分であるワークフロー、権限設定については情報システム部が担当します。
このようなサポートする役割が、SmartDBのようなプログラミングいらずのノーコード製品を利用すれば実現することができるのです。

位置づけや何となくのイメージは分かったが、サポートとはどんなことをすればいいのか？
それはまたもう少し下でお話しますが、まずはメリットを見てみてください！魅力的ではありませんか…？
業務部門主体でのデジタル化のメリット

• 情報システム部にかかる負担が軽減されるので、他の業務に手が回せるようになる
• 業務部門自ら作成するので自分たちが使いやすいように作ることができる
• 業務を知っている人たちが自ら作るのでシステム化を実現するまでが早い
• 業務部門に業務改革、改善の意識が芽生える

情報システム部がするべきサポートとは？

現場にほとんど任せるにしても…じゃあ情報システム部は何すればいいの？？ということでここからは情報システム部がサポートとしてどう動くかをご紹介します。

社員がどう動いたらいいか示してあげよう～迷える子羊たちを誘導～

今日からあなたたちの使うシステムはこちらです。どうぞ使ってください！と言ってもたぶん現場の方々は路頭に迷ってしまうはずです。
ですので、レールを敷きどう進めていけばよいのかを示すことが大切です！
例えば社内説明会などを行い、対象業務の洗い出し→情報システム部に申請→作成→運用開始というように現場の方がどう動けばいいのか道筋を示します。
そして、できそうな業務から着手していってもらうようにします。

もし積極的に始めてくれないようであれば、各部署に一人担当者を決めるといいかもしれません。
まずはその方に考えてもらい、徐々に周りの方を巻き込んでいくという流れもありです。
社内説明会については次回の記事でもう少し具体的にご紹介します！

相談役になる

何でも相談できる人がいるって、心強いですよね。
なので情報システム部は業務部門の相談役になりましょう！
例えば、社内説明会などで道筋を示した後、月一などで定期的に何でも相談できるという相談会を行います。
相談会とは、要件定義→設計→実装→テストまで現場に任せているので、その流れの中で生まれた疑問や質問に関してなんでも答えるというものです。
月1の開催なら情報システム部も負担になりませんし、現場の方も相談場所があるということに安心できるはずです。

システムの乱立が起こらない…？

現場に任せたらシステムが乱立したりしないか…？？と思いませんか？
この問題の防止策は、「アプリケーションを管理するためのアプリケーションを作成する」というものがあります。
SmartDBで言い換えるとDB管理バインダといった感じです！
このような管理用のアプリケーションと、窓口（ヘルプデスク）を用意しておくことでスムーズに運営が行えます。

作成されたアプリケーションを、管理用のアプリケーション（DBバインダ）に情報を登録しておきます。
そして、現場部門から作りたい業務の申請があった際に、ヘルプデスクが管理用のアプリケーション（DBバインダ）で重複しないかの確認を行います。
こうすることで、システムの乱立を防止することができます。

また、そのアプリケーションの作成者・管理者なども合わせて登録しておくことで、業務の棚卸の際にも活用でき、誰も触っていないものが放置されることを防ぐことができます。
さらに、活用事例や棚卸の情報の報告・共有も行えるため、管理ができるというメリットだけでなく現場部門の活用の促進になるというメリットもあります。

いかがだったでしょうか？
今回は「情報システム部の立ち位置と行うこと」についてお話しました。
情報システム部はサポートという立場で社内展開を進められそうというのが少しでもイメージできましたでしょうか？
次回は今回の話の中にあった「社内説明会をどのように行うか」と「上層部を巻き込んでの社内展開について」をお話します。
お楽しみに！