業務フロー図で仕事を可視化!わかりやすく書くコツと具体例

業務内容を整理して可視化させることは、自分自身の業務理解や整理に繋がり、また上司や新人に対して業務を説明する際にも役に立ちます。しかし、実際に「業務フロー図を作成してみてください」と言われたところで、すぐに可視化できる人は少ないと思います。業務フロー図は作成するにあたり、幾つか押さえておくべき書き方のポイントや作成のルールがあります。そこで今回は、基本に戻り「業務フロー図とはなにか」から実際の書き方まで解説します。

業務フロー(ワークフロー)図とは

業務フロー(ワークフロー)図の説明をする前に、そもそも業務フロー(ワークフロー)とは何かについて説明します。業務フローとは、業務について一連のやりとりの流れを示し、具体的には社内で運用されるデータや書類、それに関わる人・モノ・時間・場所などの流れのことを指します。その業務フローを図式化したものを「業務フロー(ワークフロー)図」と呼んでいます。

ここからは業務フロー図とはどのようなものかについて説明します。
業務フロー図とは、業務の中身や工程、タスク(ワーク・処理など)の方法を視覚的に捉えられるよう図示したものです。業務の工程は長ければ長いほど、文章化すると相手に伝わりにくいものですが、業務フロー図として視覚化することで全体像を理解しやすくなるというメリットがあります。また、業務フロー図を作るためのタスクを分解することで業務改善できる箇所が見付かったり、他部署の業務理解に繋がったりするツールでもあります。

では、業務フロー図とはなんのために使われるのでしょうか。 一番は業務の問題発見や、業務の標準化に使用されます。例えば、システム全体の業務フロー図を可視化しておくことで、障害や不具合が発生したい場合に問題発見のスピードをあげることができます。そのほかにも、担当者および他部署間の業務理解につながる面や、人事異動の際も仕事の引継ぎがしやすくなります。
業務改善にシステム導入をともなう場合は、ベンダー側に業務フロー図の提示をおこなうことで、より業務フローにある課題に沿った提案を受けることもできるでしょう。

業務フロー(ワークフロー)図の使用例

使われている業種や職種

業務フロー図は業種や職種によって、使用される場面や作成するべきものが異なります。 ここでは幾つか業種や職種を例に挙げて使用例を説明します。業務フロー図を活用する際は、どのような目的、意図で作成する必要があるのかをしっかり見極め、目的に応じた書き方を意識することが重要です。

  • 金融業:
    銀行や証券会社などのリテール担当にはさまざまな事務作業があります。業務内容を可視化することで、業務の効率化を図ることができます
  • 製造業:
    製造業は顧客からの商品受注、製造、出荷といった工程で多くの業務が複雑化しやすい特徴があります。業務内容を可視化することで、複雑な工程が整理されわかりやすくなるため、現状の無駄な作業や非効率な工程の改善ができます
  • 医療現場:
    病院には患者の受付から診察、会計といった流れがあります。この業務フロー図を作成することで、患者のスムーズな誘導や、安全確保につなげることができます
  • 学校事務:
    学生と学校事務の間にはさまざまな申請物が存在します。これらの手続き内容を業務フローの形で可視化することで、わかりにくい申請や無駄な工程を見つけ改善につなげることができます。これにより学生からの問合せ軽減や、処理の遅延による混乱防止につなげることができます

業務フロー(ワークフロー)図の具体例

下記の図は、ブログ記事を公開するまで流れを可視化した業務フローの例です。 「ブログ執筆者」「ブログレビュー者」といった列を分けることで、お互いの役割や業務内容が可視化され、やるべき業務内容が分かりやすくなります。工程が多ければ多いほど、文章でまとめると理解するまでに時間がかかるため、図に落とすことは重要です。

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上記の図を例に、業務フロー図で使用した図形に関して説明します。 角丸の図形は業務フローの開始と終了を表し「端子」と呼ばれています。図形には業務が始まるきっかけを記述するため、今回は「原稿執筆」で始まり「ブログ公開」で終了します。
長方形の図形は業務フロー作成で最もよく使われる図形です。一般的な処理や作業を表します。今回は左側の列に配置されている長方形は、「ブログ執筆者」の作業、右側の列に配置されている長方形は「ブログレビュー者」の作業になります。
最後にひし形の図形は「YES/NO」「真/偽」が答えとなる判断を表す記号です。今回は「指摘点あり(偽)」「指摘点なし(真)」という意味になります。

業務フロー(ワークフロー)図の書き方

業務フロー(ワークフロー)図を書き始める前にすること

業務フロー図は、ただ図を書き出すだけでは意味がありません。「いつ・なにをきっかけに」「誰が」「どんな作業を」「どういう場合に」を明確にして作成することで、本来の目的である業務の問題発見や標準化に繋がります。以下のステップを無視して書き始めると、誤ったフローや目的に一致しないフローが作成されてしまい、業務の問題発見には繋がりません。
そのため、すぐに作成を始めるのではなく、以下のステップに沿って書き出すのがおすすめです。

目的を明確にする
自分自身の業務理解・改善に使用するものか、業務の引継ぎに使用するものなのか、システム導入を目的としてベンダー側に提示するものなのか、目的によって業務フロー図の書き方が異なってきます。現在進行形のフローを書くのか、理想とするフローを書くのかによっても、書き方が異なってきますので、事前に目的を明確にすることでどのくらい詳細な業務フローが必要か判断できます。
関係者の洗い出し
その業務に関係する担当者、部署、ベンダーなどを洗い出します。洗い出した関係者を業務フローの必要なステップに追加していきます。
必要タスクの洗い出し
関係者にヒアリングを行い、その業務の手順やタスク(作業、処理など)を洗い出します。自分自身の業務改善の場合は、業務内容を振り返り必要なタスクを書きだします。
開始・終了タイミングや分岐条件など、重要なポイントのタスクは詳細に出しましょう。
時系列の整理
洗い出したタスクを業務の流れと照らし合わせながら、時系列に並べていきます。

業務フロー(ワークフロー)図を作成するときのポイント

前述までは業務フロー図を書き始める前にすることを説明してきましたが、ここでは実際に業務フロー図を作成する際に必ず知っておくべきポイントなどについて紹介します。

開始と終了を明確にする

業務の開始と終了のタイミングは関係者に確認をとった上で、明確にしておきましょう。業務がいつ始まり、いつ終わるがわからないと、全体の流れが把握できず間違った箇所に各タスクを配置してしまう可能性がでてきます。誤ったフローを共有してしまうリスクにも繋がります。また、開始と終了のタイミングが複数あると、これも全体の流れがわかりにくくなる要因なるため、開始と終了はひとつにしましょう。

長くなりすぎる場合は外部ページを参照するように誘導する

業務フロー図が長くなると記号の数が多くなったり、矢印が絡み合ったりと全体の流れが複雑に見えてフローを正確に把握しづらくなります。このような場合、下に尖った五角形の図形(接続)を使用し、図形内に「別紙のページを参照」と記載することで業務フローをスッキリ見せることができ、全体像がわかりやすくなります。この図形は後工程の作業をページ跨いで記載しなければならない場合にも使用されます。主に複雑度の高いフローチャートで使用されることが多いです。

サブプロセスを記載する

サブプロセスは一部の処理を別の業務フロー図に分けて作成する場合に使用します。前述の接続記号と異なる点は、使用頻度や認知度の高い処理をサブプロセスで表現する点です。 たとえば、商品の注文から出荷までの流れを業務フロー図化した場合、「商品を出庫する」と「商品を梱包する」のふたつのタスクをまとめて「出荷準備をおこなう」というサブプロセスを作成します。「出荷準備をおこなう」という工程は「梱包指示」や「出庫指示」など複数の処理が発生するため、サブプロセスとして分けて作成した方が業務フローとしてわかりやすくなります。接続記号と同様に業務フロー図が長くなりすぎる場合に便利な記号です。

まとめ

いかがでしたか。
業務フロー図の作成は、業務整理や改善点の洗い出しなどに繋がり、業務プロセスの見直しに大いに役立ちます。業務フロー図を活用すれば、無駄な作業を省くことができ、業務の効率化にもつながるのです。
業務フローの可視化したあとには、業務整理や業務設計の見直しが有効です。以下もよろしければご覧ください。
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マーケティンググループ えもり

この記事の執筆者:えもり (プロモーショングループ)

社内業務での利用やお客様導入などでバインダやプロセスの開発を経験。
お客様向けにSmartDBのハンズオン講師も実施したことあります。
ブログを通してSmartDBの良さを伝えられればと思います!