業務改善アイデア事例を紹介!基本的な考え方や注意点も解説

業務改善は、企業において業務効率化と生産性向上につながる重要な施策です。具体的になにをすれば業務改善できるのか、わからない方も多いのではないでしょうか。そこで、本記事では、業務改善の目的や進め方、成功させるポイントから事例まで詳しくご紹介します。

業務改善の基本的な考え方

業務改善とは、自社のビジネスや業務における問題や課題を発見して解決し、より効率や生産性を上げることです。近年、業務改善はさらに重要視されています。それはなぜでしょうか?理由は大きく2つあると考えられています。
一つ目は人材不足です。日本において、少子高齢化は深刻的な社会問題になっています。それにともない、生産年齢人口も減少しつつあります。人材が不足しているなかでも、企業が成長し競合に勝ち抜き続けていくためには、さらに利益を向上させることが欠かせません。そのためには業務改善をおこない、人手不足を克服する必要があります。
二つ目は、働き方改革の推進です。働き方改革の一環として、ワークライフバランスの実現に取り組んでいる企業が増えています。業務改善を通してムダな労働時間を削減し、より付加価値が高い業務に専念できます。また、担当者の負担を減らすことにもつながるため、ワークライフバランスの実現、働き方改革の推進に繋がります。

業務効率化と生産性向上の違い

具体的な進め方の前に、混同されがちな2つの概念について違いを説明します。業務効率化と生産性向上は同時に使われる場面が多いですが、生産性向上の方がより広義かつ本質的な概念であり、2つの概念は区別されるものです。
「業務効率化」とは、業務遂行時のプロセスにおいて「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ出し、それらを排除することで、会社の生産性を高める取り組みを意味します。つまり、業務に要する時間的・経済的コストを抑え、効率よく生産物(アウトプット)を作り出すこと(インプットの最小化)を指します。それに対し、「生産性向上」はリソースを有効活用して、最大限のアウトプットを生み出すこと(社員一人あたりのアウトプットの質と量の増加)を指します。業務効率化とは生産性向上を実現させるための1つの手段となります。各概念の定義を混同してしまうと、施策の目的や目標、進め方を誤って設定してしまう場合があるので注意しましょう。

業務改善の進め方

それでは、具体的になにをすれば業務を改善できるでしょうか?業務改善を成功させるステップをご紹介します。

①現状の業務内容を把握する

まずは現状の業務内容の把握が必要です。担当業務、担当者、作業にかかる工数などを整理することが不可欠です。業務の棚卸しをおこなった上で、時間がかかりすぎている業務が一目瞭然になります。

②課題、問題点を洗い出す

業務内容が把握できたら、次に課題や問題点を洗い出します。作業時間がかかってしまう原因は何なのか、具体的にその業務を想像して分析してみましょう。たとえば、「手順書・マニュアルがわかりにくい」「単純作業でミスが発生しやすい」など、業務に置ける問題点をまとめてみましょう。

③スケジュールを立てる

改善すべき業務が決まったら、具体的な進め方を検討します。たとえば、先ほど例として上げたマニュアル不備の課題に対して、いつまでどのようにマニュアルを改修すべきなのかなど、改善までの段取りを決めておきます。業務改善に向けて最適なスケジュールを立てることは実施効果にもつながりますので、このステップは重要です。

④業務改善策の実施

最後は実際に運用を開始します。もちろん、完全に計画どおりに実施するのは難しいです。ある程度の期間実施し、本当に改善できているかどうかをチェックします。実施後はPDCAサイクルを回しながら、次回の改善に向けてフィードバックしていきましょう。

業務改善に役立つ具体的なアイデア例

これまで業務改善の進め方について解説しました。では、どうすればその精度を上げることができるでしょうか。ここからは、幅広い業種に当てはまる業務改善の方法・アイデアを5つピックアップしてご紹介します。

1.アウトソーシング

企業のリソースが限られている以上、すべての事業を自社内で完結させる必要性はありません。近年では、コア事業へ集中することで競争力強化を図ったり、アウトソーシング先の優れた知識を自社サービスの向上に活用したりするなど、戦略的アウトソーシングが増加しています。

2.時間短縮のテクニック

すぐに始められる改善施策として、「作業スケジュールの見直し」が挙げられます。複数の作業が同時並行で発生している場合、重要度の高い順からスケジュールに組み込んで実行していく、というものです。重要度の高いものだけを先に片付けて、ほかのタスクはまとめて集中できるタイミングで実行することで、ひとつひとつの業務に集中することができ、結果的に同じ量の業務量でも効率よく時短で完了させることができます。

3.システムの導入

業務効率化を助けるツールは世の中に多く存在しています。自社の課題に合ったツールを導入してみるのも良いでしょう。たとえば、業務を円滑に進めるためには従業員とのコミュニケーションが不可欠です。チャットツールを導入すれば、効率的かつ丁寧に社員同士のコミュニケーションを実現できます。あらゆるフォルダ・ファイルを従業員間で共有したい場合には、情報を一元管理できるデータベースツールがおすすめです。都度ファイルを送り合う手間が省け、検索性も向上します。

弊社でもWebデータベース・ワークフロー機能を備えた業務プラットフォームである「SmartDB」を提供しています。プログラミング経験がない現場部門の方でも、簡単に業務デジタル化を実現できます。
関連資料:3分でわかる「SmartDB」

4.自動化

日常的な業務のなかに単純な反復作業があれば、自動化による効率化を図りましょう。たとえばデータ抽出のような作業であれば、Excelでマクロを組めば時短が可能です。より複雑な表計算やセルの移動が含まれている場合は、RPAツールやVBAの導入で自動化できるでしょう。

5.ワークフロー改善

ワークフロー(業務プロセス)を改善し、重複タスクや不要タスクを最適化することは、業務改善における優先事項です。日常業務で生じる小さな時間ロスが重なることで、ビジネスチャンスの喪失など大きなロスにつながります。重要な案件ほど携わる人数が多く、ワークフローも煩雑化しがちです。企画段階から業務内容を可視化(見える化)して、不要なプロセスは改善・廃止しましょう。

業務改善成功のポイント

業務改善を効率よく遂行するためには、それぞれのアイデアに合うポイントを押さえておく必要があります。アイデアを試す際にはどのような点に注意すればよいのかを具体的に見ていきましょう。

1.改善意識の向上

業務改善の種はいつも、社員のすぐそばにあります。会社から指示されたから改善をおこなうのではなく、自らの業務に対して常に改善意識を持つことがポイントです。普段おこなっている業務の中、ムダと感じたことを見つけて改善に取り組んでいきましょう。

2.改善項目の明確化

すべての業務を改善しようとすると、膨大な時間がかかってしまうため、実現するのは不可能です。したがって、今改善すべき業務のなか、一番影響範囲が広い業務や一番緊急度が高い業務をピックアップしましょう。それをもとに優先順位をつけて進めましょう。

3.起こったミスはフィードバックとして活用する

業務を遂行する上で、ミスは必ず起こります。なぜそのようなミスが発生したのかを自分のなかで整理・反省することが重要です。ミスを単なるミスで終わらせるのではなく、フィードバックして次へ生かせるようにしましょう。

業務改善をおこなう際の注意点

業務改善を進める時、なかなかうまくいかないケースもあります。
特によく発生するのが「施策のミスマッチ」です。せっかくロボットやノー残業デーを取り入れても、自社の業務に合わないとかえって業務が煩雑になるおそれがあります。自社に合わない業務改善をおこなうことで、手間だけでなくコストもかかり、企業活動に悪い影響を与えかねません。また、業務をロボットに任せた場合、ミスがあると顧客に誤ったメールを送ってしまうなど、大きなトラブルに発展する可能性もあります。
そこで大切なのが、業務改善にこだわり過ぎないことです。無理な改善はやめ、自社に合った施策を事前にきちんと検討しましょう。

業務改善の成功事例

ここからは、「SmartDB」を活用した業務改善の成功事例を、いくつかご紹介します。

常石造船、年間13,000時間の作業時間の削減

常石造船さまは、船の設計業務で設計書のレビューに「SmartDB」を利用しています。全社的に統一したワークフローを確立する前に帳票の電子化のみを先行し結果、タスクの進捗管理における不備や、誤操作によるデータの紛失など、の課題が発生しました。「SmartDB」の導入でタスクの進捗が見えるようになり、コア業務以外の業務(サブ業務)にかかる作業時間の大幅削減が実現できました。

プレスリリース:設計工程に「SmartDB」導入で年間13000時間削減を目指す

タイトー、Excelや紙業務の負担を軽減

タイトーさまは年間約1,200件の新商品開発をExcelと紙で管理していました。しかし、ファイル容量が肥大化し動作が遅くなってしまう、必要な情報をすぐに確認できず、作業効率の低下してしまう、といった課題が発生しました。「SmartDB」の導入で、1つの商品の開発において発生する企画、開発、生産管理、受注管理といった各業務を、商品情報(商品マスタ)を起点とした構成で実現できるようになりました。これらの課題を解決することで業務効率化を実現するとともに、継続的な業務改善にもつながっています。

プレスリリース:年間約1,200もの商品開発管理を「SmartDB」でデジタル化

銀座コージーコーナー、働きやすい環境づくりを推進

銀座コージーコーナーさまはワークスタイル変革の第一歩に、脱“紙・ハンコ”で業務デジタル化を進めています。「SmartDB」の活用によって、パソコンやモバイル上での申請や承認が進められるようになり、業務をおこなう時間や場所などの制約を解放することができています。従業員が“紙・ハンコ”に縛られることのない働きやすい環境づくりを推進しています。

プレスリリース:「SmartDB」導入で稟議業務をデジタル化

業務効率化の検証方法

最後に、業務改善を成功させるために重要な「効果の検証方法」をご紹介します。
効果検証をおこなうためには、達成すべき目標に対して「KPI」を立てる必要があります。「KPI」とは、目標達成するために重要な評価指標ことです。KPIを具体的に設定すると、目標達成までの進捗度合いを正確に見極めることができます。そのため、一定期間施策に取り組んだら、成果が出ているかどうかをKPIに沿って判断するのがおすすめです。
また前述のとおり、実施後はPDCAサイクルを回して、トライアル&エラーの考え方で取り組むことも大切です。

これまで業務改善の進め方をご紹介してきましたが、より効果を実感するためには、ITツールの導入による業務デジタル化の検討もおすすめです。

弊社の「SmartDB」は、ただ業務をデジタル化して効率化させるだけでなく、業務全体の流れすべてをシステム化するため、根本的な業務デジタル化を実現することができます。DXへの取り組みを推進されている企業の場合、まずは目の前にある業務を単純に電子に置き換えるのではなく、業務全体をデジタル化できる「SmartDB」がおすすめです。Webデータベース・ワークフロー機能を担うシステムのため、全社共通で利用できます。業務改善のためのツールとして、ぜひ「SmartDB」の導入を検討してみてください。

関連資料
3分でわかるSmartDB

3分でわかる「SmartDB」

大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。

prof_you

この記事の執筆者:楊 溢ヨウ イツ(マーケティング本部)

新卒でドリーム・アーツに入社。
2021年からマーケティンググループの一員になりました。
記事執筆は初心者ですが、より皆様のお役に立てる情報を発信していきたいと思います!