今さら聞けない「Webデータベース」の話

今回は、「Webデータベース」とはなにか。そもそも「データベース」とはなにか。「データベース」が「Web」化することで、なにが便利になるのか。など、今さら聞けない「Webデータベース」に関する疑問を解消し、導入に関するポイントなどをあわせてご紹介します。

Webデータベースとは
ノーコード・ローコードツールとは
Webデータベース導入のメリット
Webデータベースの機能
Webデータベースを選ぶポイント
Webデータベースの導入方法・導入前確認事項
「SmartDB」を導入しよう

Webデータベースとは

「Webデータベース」とは「WebDB」とも呼ばれます。Webブラウザを用いて、データの管理（検索、参照、登録、更新）とデータベースそのもの（テーブルなど）の作成など、あらゆる操作ができるアプリケーションです。
クラウドにWebデータベースを置けば、インターネットを通じて世界中のあらゆる場所からデータベースを操作し、利用できます。

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データベースとの違いとは

そもそもデータベースとは、決まった形式で整理（構造化）された情報や、データの集まりのことをいいます。データをただ蓄積するだけではなく、集積したデータを抽出・編集・共有しやすくするためのものです。ビジネスの現場だと、顧客情報や商品情報、受注情報、社員情報など、一定の形式で整理されたデータの集まりがデータベースに該当します。これらの情報はExcelやAccessなどの表計算ソフトで管理することもできますが、データ量が多くなると、同じデータが二重に登録されたり、ファイルサイズが大きくなったりなど、取り扱いが難しくなってしまいます。そのため、データベース管理システムと呼ばれる、データを効率よく扱うための仕組みをデータベースとあわせて利用するのが一般的です。そして、従来のデータベース管理システムが抱えていた課題を解消するために創られたのが「Webデータベース」です。

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データベース管理システムの課題

データベースからデータの登録・更新、テーブル変更などの操作をおこなうには、専用の言語であるSQLを利用する必要があり、専門知識や技術のないユーザーには、少しハードルが高くなります。多数のテーブルが存在する業務システムの場合では、SQLも複雑なものになります。その結果、業務システムの構築や改修などには専門家の介在が必須となり、ビジネス環境の変化にスピーディーにできない場面が発生します。
この課題を解決するべく、専門知識や技術が不要かつ現場の業務部門（非IT部門）で構築・運用が可能なシステムが要求され、その仕組みをブラウザ上で実現したものが「Webデータベース」です。Webデータベースは「ノーコード・ローコードツール（ノンプログラミング開発ツール）」を目指したものが多く、Excelのインタフェースにできるだけ近い形に展開している製品もあります。

ノーコード・ローコードツールとは

Webデータベースと関係の深い、ノーコード・ローコードツールについて少しご紹介します。

ノーコード・ローコードツールとは、プログラミング作業をすることなくアプリケーションを開発できるツールを指します。アプリケーション開発に必要な部品や機能があらかじめ用意され、それらをドラッグ＆ドロップ操作で配置したり、画面上の設定を変更したりするだけでアプリケーションを構築できます。ノーコードで実現しきれない場合には、部分的にコードを記述しながらより高度な要件を実現できるローコード開発も可能です。ノーコード・ローコードツールはプログラミングの知識が不要なため、業務部門の担当者自身であっても業務アプリケーションを開発できるのが特徴です。

ノーコード・ローコードツールについてはこちらの記事でも紹介しています。ぜひご覧ください。

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Webデータベース導入のメリット

リアルタイムの情報共有が簡単にできる

Webデータベースは複数人でのアクセスが可能です。これまでExcelなどで個人ごとや部署ごとに管理していた情報を、一元管理できるようになります。また、登録・更新された情報はリアルタイムで反映されるため、情報共有の効率化につながります。本社からは離れた現場からの作業報告や進捗状況、ヒヤリ・ハットなどその場で記録すべきことが、リアルタイムで更新・共有できる点は最大のメリットと言えます。

導入コストが低い

Webデータベースは現場の業務部門（非IT部門）での活用を想定されているため、従来開発を担ってきた専用人材の採用コストが削減できるほか、現場部門（非IT部門）が利用を開始する際の教育コストの削減も見込めます。

業務プロセスの変化をスピーディーに反映できる

VUCA時代の今、企業が生き残るためには激しく変化する市場に合わせて業務も柔軟かつスピーディーに対応していくことが求められます。Webデータベースであれば業務の内容やプロセスが変化した際にも、システムへの反映を現場の業務部門（非IT部門）で対応できます。
また、それにより情報システム部は従来担っていた要件定義や開発・運用の負荷が軽減され、セキュリティや他システム連携など情報システム部にしかできない業務に注力できるようにもなります。

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Webデータベースの機能

製品によってさまざまではありますが、Webデータベースは一般的に、「データベースとアプリケーションを作成する機能」「データを登録・更新・削除する機能」「データを検索・出力する機能」「データを集計する機能」の4つの機能が備わっています。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

データベースとアプリケーションを作成する機能

データを蓄積するためには、データを入れるための箱（テーブル）を用意しなければいけません。Webデータベースでは、データベース（テーブル）とデータを登録するための入力画面（フォーム）を作成し、業務アプリの構築ができます。登録したデータの一覧化、目的に応じて絞り込んで表示などができる「ビュー」を作成できる製品も多く見られます。

データを登録・更新・削除する

Webデータベースで構築した業務アプリ上からはデータの登録・更新・削除が可能です。画面上からの操作できるほか、ExcelやCSVファイルを使って一括で操作することもできるものもあります。また、Webブラウザ上で操作できるため、複数名が同時に登録・更新することもできます。
さらに、アクセス権限を設定することで、だれが更新できるか、だれが閲覧できるのか制限する機能もあり、製品によっては更新履歴を記録する機能や通知機能を持っているものもあります。

データを検索する、出力する

蓄積したデータは検索・出力して活用できます。条件に応じて絞り込み表示できるほか、対象となる情報の印刷やExcelやCSV形式でのエクスポートもできます。

データを集計する

製品によってはテーブルに含まれる数量や金額の自動集計、登録データ件数のカウントなどができます。

Webデータベースを選ぶポイント

導入形態を確認する

Webデータベースには、オンプレミス型とクラウド型があります。
情報システム部と連携して導入可能な製品形態を確認した上で、必要な機能や要件、予算などからどちらが適しているのか確認が必要です。

基本機能を確認する

先ほど紹介したすべての機能があらゆる製品に必ず備わっているわけではありません。そのため、自分たちの求める要件を基本機能でどこまでまかなえるのか確認することが大切です。基本機能だけでは自社の要件を満たせず、追加機能の開発費用が発生する場合には想定以上の費用が必要になる場合もあります。また、中小企業向け、大企業向けなど対象となる企業規模に応じて搭載機能も異なります。その点も気にしながら製品を探しましょう。

ノーコード・ローコードツールを選ぶ

ITスキルのない業務担当者でも操作できるノーコード・ローコードツールを選ぶことをお勧めします。ノーコード・ローコードツールを選ぶことにより、導入時に情報システム部にかかる負担を軽減できます。さらに業務の詳細、課題を一番よく理解している業務担当者が自ら設計し運用することで、導入後の利活用が進まない、一度作った業務アプリケーションを何度も修正しなければならない、といったトラブルを防ぐことができます。ノーコードで開発できる範囲・機能が幅広いツールのほうが、開発難易度が下がります。ノーコード・ローコードそれぞれで開発できる範囲なども事前に確認することをオススメします。

Webデータベースの導入方法・導入前確認事項

現状分析・要件定義

Webデータベースを提供するベンダーからは、製品だけでなく、導入前のコンサルティングや開発支援にはじまり導入後の運用・保守まで、幅広いサービスを受けられる場合があります。しかし、いくら導入前のコンサルティングがあるとはいえ、自分たちの抱える課題や実現したいことが言語化されていないと検討がスムーズに進みません。まずは現状の業務に関する情報を集めて整理し、場合によっては業務フローの見直しもした上で、課題や改善ポイントを洗い出してから、どのような機能が必要なのかを検討しましょう。
最近では、Webデータベースの機能だけでなくワークフローなど、ほかの機能も一緒になった製品が多く存在します。システムは全体最適が重要です。導入するのはWebデータベースの機能だけでいいのか、ほかにどんな機能が必要なのかも検討しておきましょう。

情報収集

自分たちの求める要件に合いそうな製品は、どんなものがあるのか情報収集をおこないます。業務委託や入札、調達などで必要な場合にはRFI、RFPを出すこともあります。
RFI（Request For Information）とは？RFPとの違い、項目やメリットを解説

情報収集をするなかで、気になる製品があったら資料請求し、詳細を確認してみましょう。資料請求をすると、ベンダーから接触があるかもしれません。製品のことを知れるチャンスですので、あまり構えることなく製品について積極的に質問してみましょう。いくつか自社に合いそうな製品を見つけたら、ベンダーとの打ち合わせでさらに詳細な機能について説明してもらうなど、自社の要件を実現できるのか相談します。

製品を試す

情報収集後には、実際に製品を試してみましょう。
最近では、一定期間サービスを試すことができる製品も増えています。このようなトライアルをしっかり活用し、自分たちの業務課題を本当に解決できるのか確認しましょう。現場部門（非IT部門）による開発ができそうか、操作性や開発のしやすさ、自社の要件を達成できそうな機能が備わっているかなど、細かくチェックすることをおすすめします。
現場の業務部門（非IT部門）が開発するとなると、多少の調節はあれど、自分たちの業務をこなしながらになります。ベンダーによるサポートの有無や、開発の際に参考になるコンテンツの充実度など、支援サービスの充実度が大変重要になります。ハンズオン（講習）などを開催しているかどうか、この際にベンダーによるサポートの手厚さも参考にチェックしておくことをおすすめします。