いくつもあるシステムの利用申請がバラバラになっていませんか。
「SmartDB®」を使って、申請者にもシステム部門にも優しい仕組みを作りましょう。
システムを利用するための申請がバラバラ
企業ではさまざまなシステムが動いています。それらのシステムを使うためには、システムごとにユーザアカウントが必要となりますが、アカウントはそれぞれのシステムの管理者が作成するため、どのシステムをだれが利用するのか申請する必要があります。
最近は、シングルサインオン（SSO）できるシステムも多くなってきていますが、それぞれのシステムにユーザアカウントが必要なことに変わりはありません。シングルサインオンの環境であっても、システムの利用申請が必要となります。
このシステム利用申請をどのような形で申請していますか。システムが少なければ「紙」での申請でも良いかもしれません。しかし、たくさんのシステムがある環境ではどうでしょう。たとえ「ワークフロー」化されていたとしても、以下のような課題があるのではないでしょうか。
- システムごとに利用申請が必要で、非常にわかりにくい
- システムを使うときになって利用申請をしていないことに気がついた
- システムの利用申請を出してから1週間経たないと使えない
- システムごとの利用申請の状況を確認するのが大変
システム部門だって大変なんです
システム部門では面倒をみているシステムがたくさんあり、さらにシステムごとに担当者が異なっていたりします。システム利用の申請者が1人だとしても、対応するシステムが複数あると、複数の担当者が作業しなければなりません。人の異動が多い時期などでは、この作業が集中することにもなります。システムの担当者は、ユーザアカウントの作成以外にもたくさんの作業をかかえています。そのため、システムの担当者は自分が担当するシステムのことだけを考えてしまいがち。その結果、システムごとに利用申請の方法がバラバラになってしまうことも。
そのような状況になると、システムの利用者から非常にわかりにくくなり、システム部門への不満も高まってしまいます。
申請はひとつに！作業は分割して！
システムの利用申請は、利用者のことを考えてひとつの申請で複数のシステムに対応できるようにしましょう。ひとつにまとめるには以下のことが必要です。
- 部署ごとに必要なシステムを整理してマスタ化する
- 利用申請時に部署単位で対象となるシステムを選択できるようにする
- システムごとに作業分担できるように、途中からプロセスを分割する
- システムの担当者は、対象となるシステムに関する作業だけを行う
「SmartDB」ならシステム連携でアカウントも自動作成
「SmartDB」を使えば、以下のようなメリットがあります。
柔軟な申請フォーム
Webデータベースである「SmartDB」なら、部署ごとに必要なシステムも簡単にマスタ化できます。また、申請フォームも柔軟に変更できます。途中でシステムが増えても問題ありません。
サブプロセスで処理を分割
申請されたシステムごとにプロセスを分割することで、システムの担当者は自分の作業に集中できます。すべてのサブプロセスの完了を待って次に進むことも、完了を待たずに進めることもできます。
システム連携でアカウント作成を自動化
システム連携することで、利用申請からユーザアカウント作成までを一気通貫で処理できます。
システム利用申請を一本化！システム部門もラクしよう
「SmartDB」を使ってシステム利用申請を一本化して、申請者の利便性を向上しましょう。そして、利用申請に紐づけてユーザアカウントを自動作成するようにして、システム部門もラクしちゃいましょう！
