朝起きたら高熱が……今日は会社には行けそうにない。
急になってしまうが有給休暇を取得しよう。休暇申請は後回しでいいにしても、とりあえず上司にメールを入れないと。
休暇のメールってマナーとかもあるし、迷惑がかからないように引き継ぎとかのことも書かないと。
あー、具合悪いしなに書いていいかわからないよ。

会社を休むとき、どうしていますか?

休暇を取得するときは休暇申請をして、承認されてから休暇を取得するのが一般的ではないでしょうか。
しかし、一言で「会社を休む」といっても、休暇を取得する理由にはいろいろなパターンがあります。

  • 私用の場合など、事前に申請して計画的に休暇を取得する
  • 急な体調不良などによって、出勤できずに休暇を取得する
  • 家庭の事情などで、突発的に午後休を取得する

体調不良や家庭の事情など急に休暇を取らなければならなくなった場合、ふだんのように申請してから休むというわけにはなかなかいきません。
結果として、上司などに個別にメールや電話などで相談をしてから休暇を取得。休暇申請自体は後日出勤してから申請する、ということが多いのではないでしょうか。

スマホからサッと申請しよう

メールや電話などでも休暇連絡としては十分ですが、どうせなら休暇申請だけをスマホなどのモバイル環境からサッと出してしまいましょう。
「ひびき®Sm@rtDB」は、スマートフォンなどモバイルによる申請から承認まで対応しています。モバイルから休暇申請を出してしまえば、上司などにも通知されるし出勤してからあらためて出し直す必要もありません。また、モバイルだからこそ病院での待ち時間や電車での移動時間などのすき間時間で申請することも可能です。

休暇申請をさらに便利に

モバイル対応なので休暇申請自体はサッと出せるようになりました。このままでも使えますが、「Sm@rtDB」を利用してさらに便利にする方法を考えてみましょう。

入力フォーマットや例文などの初期値設定

メールなどのフリーフォーマットでの連絡だと、「理由をどう書こうか」「マナー的に問題ないかな」といったことまで気になってしまいます。体調が悪くて余裕がないときなどは、かなりの負担になります。
「Sm@rtDB」なら入力フォーマットで記載内容をあらかじめ決めておくこともできますし、例文があらかじめ記載されているテンプレートを用意しておけば、申請をするときにも楽になります。

関係者への申し送り事項

急な休暇となると、業務に支障が出ないように他の社員や従業員への引き継ぎが必要な場合があります。
「Sm@rtDB」ならワークフローで利用するフォームの設定も自由自在なので、休暇申請に引き継ぎ相手や必要な情報なども入れられます。簡単に引き継ぎができる、申し送りができる仕組みがあれば、休むほうも安心して休むことができますし、出勤している人も困らずに済む確率をあげられます。
もちろん、指定された相手に通知して確認を促すことも可能です。

スケジューラーに自動で休暇を登録する

ご利用のスケジューラーにREST APIなどがあれば、Webhookを利用して自動的に休暇予定のスケジュールを登録することも可能です。これで、周囲にも休暇であることが伝わります。
条件分岐と組み合わせて使えば、通常は承認後にスケジュール登録されるようにし、申請当日の休暇の場合のみ申請時に登録するなどの制御も可能です。

同じ部門のメンバーにも通知

承認者だけではなく、任意のメンバーにも通知するような設定も可能です。急な休暇の場合は、同じ部門の社員に通知しておくことで、お互いの業務がカバーしやすい環境となります。

休暇申請を出しやすくして、働きやすく休みやすい職場にしよう

モバイルなどに対応することで休暇申請が出しやすくなります。また、休暇申請を高機能にしていくことで、周囲への迷惑を軽減することができます。すると、休暇を取得している人がいてもイヤな気分がしなくなります。そして、仲間が自然に休暇を取得しているのを見ると、自分たちも休暇を取りやすくなります。
有給休暇を気軽に取れる状態になっていくことで、出勤している日はより集中して業務に取り組むことができるようになる良いサイクルが生まれます。
休暇申請をきっかけにホワイトな労働環境を目指しませんか。