最近では汎用性の高いExcelファイルなどを使い、台帳をデジタルで管理するケースが多くみられるようになりました。しかし、台帳管理のデジタル化には注意が必要です。いつのまにかたくさんの台帳が作成され、台帳間で不整合になったデータの修復やメンテナンスに時間が取られていませんか？
Excelは本来表計算ソフトであり、データベースのようにデータの蓄積や管理することを目的としたツールではありません。Excelの仕様や性能を把握せずに使い続けてしまうと、業務効率を低下させてしまったり、メンテナンスが困難になってしまったりする場合があります。ここでは、Excelなどでデジタル化した台帳をWebデータベース化する利点をご紹介します。
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台帳管理とは
「台帳」とは企業や商店で、商品の売買額や賃金などの事実・情報を記録しておく帳簿のことです。保険会社における個人情報管理や契約内容の保全業務、製造業であれば商品や資源・素材の管理など、どのような業種においても台帳は存在します。ITを利用して台帳管理を支援するツールを「台帳管理システム」と呼びます。
Excelによる台帳管理の問題点
台帳の数や関係者が少なければ、Excelなどの表計算ソフトを使って管理をしても整備のゆきとどいた状態を保持できるでしょう。しかしながら、 台帳が多かったり、複数部署や多数の人が関与したりする場合、Excelの管理台帳では下記のような問題点が表出します。
- 台帳のメンテナンスに時間がとられる
- 同時に更新ができず、入力待ちの時間が発生する
- 欲しい情報を見つけるのに時間がかかる
それぞれの問題点を見てみましょう。
台帳のメンテナンスに時間がとられる
基本的に、Excelは ファイルをまたいだ情報の同期が難しいアプリケーションです。そのため、業務や部署の異なるExcel台帳で同じ情報を掲載する必要がある場合、各台帳で別々に管理されることになります。
たとえば「問い合わせ管理用」「契約内容管理用」など、お客さまの個人情報を必要とする台帳が複数ある場合です。それぞれの台帳にあるお客さまの会社名や部署名のデータが、常に最新状態になるよう突合したくても、うまく連携できなければ手動で更新しなくてはなりません。また、データの所在がばらばらなので更新頻度や保存された情報にもばらつきが生じる懸念があり、入念なチェックが必要です。それらのメンテナンスや確認に時間が取られ、デジタル化で期待した本来業務への集中が実現できないという声も多く聞きます。
同時に更新ができず、入力待ちの時間が発生する
同じ行やセルを同時に更新してしまい、自分の記入したデータを他のユーザに上書きされるという事象が多々発生します。同時更新していることを知らせる通知やポップアップが存在しないため、あとになってから上書きされたことが発覚することも多く、結局はファイル自体の同時更新を禁止するという運用になることが多いようです。
そうなると、どんなに忙しくても他のユーザが台帳を更新している間は業務を一時停止しなくてはなりません。このような運用では、Excelの利点はまったく活かせません。
欲しい情報を見つけるのに時間がかかる
Excelの基本機能には、ファイルをまたいだ横断検索がありません。複数の台帳から必要なデータを検索しようとすると、最悪の場合、無数のファイルを開いては検索し、なければ閉じて次のファイルを検索……と、しらみつぶしに探さなければなりません。これまでに蓄積された台帳データから必要な情報を抽出するにも、非常に時間がかかることになります。
WebデータベースならExcel利用時の課題も解決
台帳管理をExcelではなく、WebデータベースでおこなうことでExcel利用時の課題を解決し業務効率化を実現することができます。
【参考：今さら聞けない「Webデータベース」の話】
- 編集場所を絞ってルールを徹底！
- 膨大なデータから情報を見つけやすい！
編集場所を絞ってルールを徹底！
共通利用が見込まれる情報は、編集可能な状態で散在させるべきではありません。いくつかの台帳で共通利用されるような情報は1ヵ所に集約し、他の場所で使うときにはリンクを添付するなど、編集をさせない工夫が必要です。
「個人情報マスタ_複製禁止_毎回要確認！」というファイル名で運用するのもいいですが、Webデータベースでお客さまの名前や会社名、部署名などの情報を集約した台帳を作る方がおすすめです。Webデータベースは
情報の蓄積に加え、
インターネットやクラウドを通じての円滑な連携を可能にします。そのため、
1ヵ所に集めた情報を他の台帳の必要な場所に表示させるような仕組みも容易に作れることが多いです。こうなればメンテナンスにかかる時間も削減され、情報の整合性や鮮度も一定に保たれますね。
膨大なデータから情報を見つけやすい！
前述のとおり、ファイルで情報管理をおこなう場合は複数の台帳から目当てのデータを見つけるのに時間がかかるケースが非常に多いものです。加えて、ファイル検索を使用したとしても必要な業務以外のデータや重い画像ファイル、業務のやりとりをした時のメール、システムファイルなどが引っかかり、うんざりした経験もあるのではないでしょうか。
一方、Webデータベースでは、
複数の台帳を同時に検索することも難しくありません。また、余分なデータや隠しファイルが円滑な作業を阻む心配もありません。
ファイルの検索に比べると、何倍も高速にデータを見つけることができます。
チェックリスト：Excel管理の”やめどき”とは
ここまで、台帳管理をExcelとWebデータベースで運用した場合を比較し、Webデータベースでの運用メリットをご紹介していきました。とはいっても今までExcelで業務を運用してきた方にとって、 ExcelからWebデータベースに移行して本当に大丈夫なのかと不安に感じることもあると思います。Excelには上記で記載したポイント以外でも 得意なこと・不向きなことがあり、 特性に合わない利用をしている場合は大幅に業務の効率低下を招きます。
| 〇Excelが得意なこと | ×Excelに不向きなこと |
|---|---|
| ・データ集計 | ・大容量のデータ処理 |
| ・データ抽出 | ・複数人による同時編集 |
| ・グラフや表によるレポート作成 | ・更新のリアルタイム反映 |
| ・入力フォーマットのカスタマイズ（管理項目の増減） | ・複数データの統合 |
| ・統計分析 | ・アクセス権限管理 |
| ・マクロ機能による定型作業の自動化 |
以下のチェックリストで、当てはまるものが 3つ以上ある場合、その業務はExcelでの管理が適切ではなく、Webデータベースでの管理に移行することで、効率化につながりやすい業務です。脱Excelを検討している業務が該当するか、参考にしてみてください。
☑Excelやめどきチェックリスト
大容量・複雑なデータ処理
□１.取扱い行数や容量が1シートの上限に達し、複数シート・ファイルで同一項目の情報を管理している
□２.Excelファイルを開くのに時間がかかり、業務が滞ったことがある
□３.操作の処理スピードが遅く、待機時間が長いため業務に支障が出ている
□４.ファイルが重くなり、破損したことがある
複数人・部署での編集
□５.情報がリアルタイムに更新されず、業務が滞ったことがある
□６.編集の履歴を追えず、いつ・誰が編集したのかわからなくなったことがある
□７.誤って重要なデータを削除されたうえ、原因究明が困難だったことがある
□８.データごとに権限設定を行えず、役職や部門ごとに資料をわけて管理している
データの転記・チェック作業
□９.商品情報などを業務や担当者ごとのファイルで利用時に、転記作業が発生する
□１０.入力漏れやミスが発生しやすく、チェック専用の担当者や業務が存在している
メンテナンス
□１１.Excel関数やVBAなどのマクロ機能を使いこなせる社員が少なく属人化する
□１２.Excel関数やマクロ機能のメンテナンスが難しく、業務の変化に対応できない
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「SmartDB」による台帳管理のメリット
ここまでは、一般的なWebデータベースを使った解決法を紹介してきました。
Webデータベー機能を持つ「SmartDB」で台帳管理をおこなえば、さらに以下のようなメリットがあります。
メリット① ワークフロー機能で進捗が管理
「SmartDB」はWebデータベース機能に加え、本格的なワークフロー機能が標準で備わっています。定期的に確認が必要なデータは毎月1日にワークフローを自動開始する、といった設定にすれば 対応漏れや作業漏れを防ぐことができるでしょう。また、お客さまからのお問い合わせ内容を管理する台帳に対応状況を紐づけておき、担当者を決めてワークフローをまわすことで、 対応状況の進捗を一元管理する運用も可能です。
メリット② 全文検索機能で台帳を横断検索
「SmartDB」は 複数の台帳を横断しての検索が簡単にできます。「台帳のカテゴリ」や「台帳名」にあたる大分類・中分類の検索もできますし、台帳内の文書単位での検索もこなせます。（もちろんその両方を同時に検索することも可能ですが、膨大な文書すべてを一気に検索しようとすると所要時間が長くなる場合が多いため、2回に分けておこなうことをおすすめします）検索結果は、「SmartDB」の大きな特長である 役職・部署・個人単位での柔軟な権限設定をしっかりと守った上で表示されますので、セキュリティの面からも安心してご利用いただけます。
メリット③ 帳票出力機能で台帳データをExcel出力
Excelファイルの主な利点は、幅広い関数を備えた計算力やグラフ・表単位での自由な設計力、そして多くの人に利用されているという汎用性でしょう。複数部署や大規模組織全体での情報共有にこそ不向きかもしれませんが、多人数でやりとりをしない個人業務においての数値算出や発表用の統計資料の作成などは、Excelの得意分野です。
そのため、情報共有・蓄積には「SmartDB」を活用いただき、
蓄えられた台帳データが必要な場合は「SmartDB」からExcel/CSVファイルとして出力し、統計や計算に活用してください。「SmartDB」は台帳内の文書1件ずつでも台帳データ全体でも、
データの出力・入力がかんたんに実行できます。
メリット④ 複数人・複数部署での作業、情報共有で業務効率化
「SmartDB」の各機能を活用することで、
複数人・複数部署での編集作業や情報共有の効率化を実現できます。
- 更新履歴機能
更新日時ごとにデータをバージョン管理しているので、いつ・誰が編集したのかがすぐわかります。 - ゴミ箱機能
誤って重要なデータを削除した場合も簡単に取戻しができます。 - 権限制御
データ、入力エリアごとに権限設定が可能で、役職や部門ごとの資料作成が不要になります。
メリット⑤ データの転記・チェック作業の自動化
台帳情報を関連業務のアプリでも参照できるようにする（マスタ情報を参照する）ことで、台帳情報を関連業務で利用する際に発生する 転記作業を不要に。
例：問い合わせ管理の業務アプリで商品Aに関する問い合わせを登録する場合
商品Aを商品マスタ（台帳）より選択するだけで、型番などの詳細情報を、転記することなく自動で一括入力できる
また、分類やステータスなどに応じた複雑な条件での入力チェック機能を利用することで、データチェックを自動化し、作業負荷軽減を実現します。
例：商品Ａのステータスを「販売開始」にする場合には、販売開始日の入力を必須とする
そのため、情報共有・蓄積には「SmartDB」を活用いただき、蓄えられた台帳データが必要な場合は「SmartDB」からExcel/CSVファイルとして出力し、統計や計算に活用してください。「SmartDB」は台帳内の文書1件ずつでも台帳データ全体でも、データの出力・入力がかんたんに実行できます。
メンテナンス時間や情報を探す時間をゼロにして、業務効率をアップ！
「SmartDB」で データを一元管理することで、 台帳をメンテナンスする時間や台帳を探す時間、入力チェックをする時間などを削減し、本来業務に向き合う時間を増やすことができます。業務に集中できる時間を増やしつつ蓄積したデータを適宜活用し、業務効率を大幅に向上しましょう。
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