文書のライフサイクルってなんでしょう?

「文書管理」とは、ただ文書を保管するだけではなく、文書のライフサイクルを管理することでもあります。
文書管理のカギは「ライフサイクルの管理」なのです。
文書の発生から活用、保管、検索、改訂、廃棄と、文書にはライフサイクルがあります。
この流れをシステムで自動化することで、人の手を煩わせることなく、管理・追跡ができます。

ライフサイクル管理は適切な分類から

文書の種類には、部内の業務で取り扱うもの、取引先から入手したもの、会議資料、稟議書、報告書、帳簿、などさまざまなものがあります。
文書を種類で分類するには、保管期限を基準に考えることができます。
中には保管期限が法的に定められているものもあるので、適切な保管期限を検討・決定し、分類を作りましょう。
文書を分類すれば、自動的に保管期限を決めることができるようになります。

(参考記事)文書管理で「管理」すべき項目とは?

ライフサイクルステップの条件と記録

次は、ライフサイクルを進んでいく、各ステップの条件を考えましょう。
具体的には、何をもって「保管」とするか?何をもって「改訂」とするか?を考えます。
承認者がチェック項目に従い、チェックをし、「承認」することで、次のステップに進むという管理が一般的です。

このように、ライフサイクルによって文書は変化していくものです。
変化を追跡するために、「誰が」「いつ」「何を行ったのか」「どういう状態になったのか」など状態を追跡できるようにする必要があります。
文書のライフサイクル ライフサイクルを仕組み化することで、文書は正式文書として常に「正しい」状態で保たれ、維持されます。
文書管理は保管する場所だけでなく、ライフサイクルを仕組み化することが重要なのです。

(参考記事)文書管理を標準化し、ノウハウ・知識を高いレベルで共有!

文書を廃棄する前に最終チェックしたい!

ライフサイクルの最終段階、文書の保管期限が迫ってきました。その文書は本当に廃棄してよいのか、事前にチェックする必要はありませんか?
万が一、分類が誤っていた場合など人為的ミスも考慮し、保管期限を起点にチェック日を設定しておきましょう。
チェック日に通知を設定しておき、通知が届いたら最終チェックを行うというステップを組み込むこともできます。
保管期限が来たら、まずゴミ箱に移動しておき、一定時間経過後にシステムから削除するというような運用も考えられます。

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(参考事例)バンダイナムコ様:内部統制に関わる文書管理システムの導入で業務を効率化