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企業の業務実行を加速させる文書管理を
「SmartDB」で実現

文書管理 文書管理

ニューノーマル時代となった今、意思決定や業務のスピードアップが求められています。そのため、ペーパーレス化・脱はんこ・DXなどの施策で「業務の効率化」を進めている企業も増えています。
その中で、「文書管理」の見直しをされている企業も多いのではないでしょうか?

よくある文書管理システムは、会計帳簿から規定・マニュアル、議事録など社内の公式情報に関する改訂・更新履歴の管理、検索ができるよう管理していきます。しかし、よくある文書管理システムでは巻き取れない文書が存在します。 それが、「業務文書」と呼ばれるものです。「業務文書」とは承認/業務の依頼・進捗確認・報告で利用する文書(エビデンス)のことです。

この「業務文書管理」の成功こそが、「業務の効率化」への近道となります。

業務効率化には「業務文書管理」の仕組み化が必須!!

「業務文書管理」とは

企業には、文書(エビデンス)を元にした承認/業務の依頼・進捗確認・報告が多く存在します。 この文書(エビデンス)を「業務文書」としています。「業務文書」を管理するには承認依頼や業務依頼、進捗確認・報告における、業務プロセス(ワークフロー)もシステムによって仕組み化する必要があります。 「業務文書管理」の仕組み化により、連鎖する業務プロセスにおいて「業務文書」及び「業務文書」に紐づく関連情報を一元的に管理することできます。 また承認時や作業時に素早く必要な文書の確認ができたり、類似業務の関連文書を参照し資料作成の参考にしたり、業務に必要となる情報の取得時間を短縮化を実現します。 ただこの仕組み化を実現するためには文書管理とワークフローの両方の機能が充実していることが重要となります。

「業務文書管理」のイメージ

文書(エビデンス)を伴う、承認/業務の依頼・進捗確認・報告が必要な業務はありませんか?

イメージ①:部門間業務依頼の業務文書管理

業務依頼に必要な資料と依頼書を一元で管理し、それを元に部内確認承認・捺印→依頼先部署内での受領承認・押印後、部署依頼が成立。業務依頼後に依頼事項の実施完了報告まで一気通貫でデジタル化。

部門間業務依頼の業務文書管理

イメージ②:プロジェクト/施策の業務文書管理(例:商品開発)

各工程のステータス管理、成果物や関係者への業務依頼・工程終了の承認依頼申請を行う。

プロジェクト/施策の業務文書管理(例:商品開発)

業務文書管理における課題

保管場所が一元化されていない

  • 業務に関する文書及び文書に紐づく関連情報が一元管理されず、業務実施時に様々な保管場所の確認が必要
  • 過去の承認依頼・業務依頼当時の書類が残っていない(担当者の手元で管理し、担当者が退職など)

組織・ユーザ単位で柔軟な権限制御ができない

  • 承認前後などの業務の状況、機密情報を含む場合など条件に応じた閲覧権限の制御ができない
  • 承認時の参考資料として閲覧は可能だが、ダウンロードや印刷は禁止などの制御ができない

業務の属人化

  • 個人間での個別対応の発生や、意思決定や業務依頼の履歴と関連文書が紐付けができないことが原因で担当者以外は当時の詳細経緯の把握ができない

ワークスタイルの変化に対応できない

  • 社外から承認・作業に関連する文書が確認できずにリモートワーク/テレワークで業務が進まない

SmartDBなら「業務文書管理」の課題もラクに解決

  • 文書の一元管理」で無駄時間なし
    業務に関連する文書を一元管理し、過去経緯の把握や類似資料を元にした資料作成の時間を短縮化
    (関連書類を承認依頼・業務依頼の申請書にファイル添付、URLリンクなど)
  • 柔軟な権限制御」で機密文書、部署別管理の文書もOK
    業務の状況や内容に応じた組織・ユーザ単位での柔軟な権限制御が可能
    (文書の閲覧・編集・削除、印刷・ダウンロードの制御など)
  • 脱属人化」で効率UP
    詳細経緯の引継ぎやノウハウ共有を実現して脱属人化
    (業務プロセス全体・関連文書をまとめてデジタル化)
  • モバイル閲覧&処理」でスピードUP
    場所を問わずに、関連文書を見ながら承認/業務の依頼内容・対応が可能に
Point

情報検索・過去経緯の把握にかかる時間が短縮され、本来注力するべき業務に集中!

文書管理システム選定チェックリスト

は「業務文書」管理で重要

  • 添付ファイルの更新履歴が残り、過去バージョンに切り戻しもできる
  • 業務に必要な検索項目の簡単設定、添付ファイルも含めて全文検索ができる(検索性)
  • 業務の状況や内容に応じて組織・ユーザ単位で柔軟に権限制御ができる
  • 業務プロセスと関連文書が相互リンクなどで連携でき、文書個別では時系列など様々なソートができる
  • 社外やモバイルから業務文書を確認して承認や次の指示など業務対応ができる
  • 意思決定や業務依頼のプロセスをデジタル化でき、脱属人化を実現できる
Point

効果的な「業務文書管理」には文書管理の機能だけではなくワークフローの機能が充実していることが重要!

「SmartDB」 + 他システム連携で広がる文書管理のデジタル化

  • 取引先との契約のデジタル化も!デジタル署名(クラウドサイン連携)※
  • 添付ファイルへのタイムスタンプ付与※
  • 添付ファイルのOneDrive連携、PDF変換(Microsoft365連携)
  • PC/モバイル問わず業務の意思決定をスムーズに実現(MicrosoftTeams連携)
    ※オプション
「SmartDB」による業務文書管理

「SmartDB」による業務文書管理
企業の業務実行を加速させる文書管理を「SmartDB」で実現

ペーパーレス化・文書管理システム検討時に重要なポイントとなる、「業務文書管理」はどうしたら実現できるのか。
実現するコツや事例・実現に役立つ「SmartDB」の機能についてを公開しています。製品検討にお役立てください。

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