輸出管理業務は非常に重要で、間違いがあれば行政処分など重大な処罰につながります。 しかし、いまだに紙やExcelでの管理が混在した状態のままになっていることもあるのではないでしょうか。 そんな輸出管理業務ですが、システム化することでチェック漏れや帳票更新のミスのリスクをなくし、 さらに効率化が可能になります。本記事では、システム化のメリットを紹介します。
輸出管理とその重要性
海外へ製品を輸出する際の手続きには、正確を期す必要があります。 もし手違いがあれば、行政処分など重大な処罰につながりかねません。
たとえば、このような事態を回避するため、輸出する物品が武器などの用途に使われることがないかを審査するという業務があります。 項目に基づいて品目をチェックし、その審査の過程と証跡を残すことは、知らない内に規制品を輸出してしまう輸出事故を水際で回避し、企業コンプライアンスを守ることにもつながる大切な業務なのです。
管理レベルを高く保つことが求められる一方、業務を効率化する必要性も年々高まっています。 新興国の市場拡大や日本企業の海外進出を背景に、年々増大している海外輸出件数。 輸出関連業務へのニーズは高まる一方です。 また、輸出業務の属人化は深刻な問題です。 だれが業務をおこなっても同じクオリティで輸出事故を防げるよう、業務のやり方を抜本的に変えていく必要があります。
紙やExcelによる輸出管理の問題点
セキュリティを担保しながら効率を手に入れる鍵は、業務のシステム化と文書の電子化にあります。これらがおこなわれていないと、どういう問題が起きるでしょうか。
セキュリティリスクの発生
紙の申請書の回付作業には、紛失や情報漏えいなどのリスクがつきものです。複雑な輸出業務にありがちな複数のシートの回付をおこなう場合、さらにリスクは大きくなります。
輸出関連業務の属人化
業務がシステム化されていないと、作業の細かなノウハウが熟練者の頭のなかで完結してしまいます。属人化が進むほど、知識や経験が浅い担当者によるトラブルのリスクが高まります。
過去文書の検索に時間がかかる
ある調査では、ビジネスパーソンが書類を探す時間は1日平均20分*という結果がでています。これを1年に換算すると、およそ80時間もの時間を費やしていることになります。
ましてや既存の輸出先や過去の取引を参照する機会の多い輸出業務で、提出すべき書類を毎回のように探していると、多大な労力と時間がかかってしまいます。
承認完了まで、どこに滞留しているかわからない
営業担当者、設計・製造部門、輸出管理部門など、さまざまな承認者や部門が介在する輸出業務。紙で回付していると、申請が滞留するボトルネックはどこなのかが見えず、督促をおこなうことも困難です。
有効期限の管理や督促に手間がかかる
輸出業務では、取引先審査や需要者審査など、チェックリストの有効期限管理が必須となるケースが多数あります。また省庁へのチェックリストの提出など、ルーティン化された帳票更新の管理などは、人手でおこなっていると手間がかかりますし、人為ミスの原因にもなります。
毎年の帳票更新に手間がかかる
輸出業務では、毎年のようにチェックリストをアップデートする必要があります。 新規の輸出先では、取引先審査や需要者審査、治安や財政状況などさまざまなチェック書類が加わる場合もあります。 これを年単位などで定期的にチェックし、それが確実におこなわれていることを記録する、という一連の業務は、紙やExcelでおこなうと非常に煩雑です。
輸出管理の業務をシステム化するメリット
これらの紙やExcel管理によって発生する輸出関連業務の課題はデジタル化することで解決できます。 多くのデータを扱いながら複数部門での承認も伴う業務の場合、 ワークフローとWebデータベースが一体になった製品がおすすめです。
審査の工程を標準化できる
審査工程に必要な項目は、だれでも迷いなく必要項目を入力できるフォームにしましょう。 これにより、ノウハウや知識不足に起因するミスを削減し、だれでも審査工程の業務を実施することができます。
手続き漏れを防ぐ
業務の承認ルートは、ワークフロー機能であらかじめ設定しましょう。 これにより、申請者が次の承認者を確認することや、輸出時にどの書類を利用すべきかなども迷うことがなくなります。 入力項目については、不備を受け付けないフォーマットに設定すれば、差し戻しの時間も短縮できます。
セキュリティが向上
輸出関連書類をWebデータベース化すれば、紛失や情報漏洩などのリスクがなくなることはもちろん、 証跡を残せるようになります。監査に備え、大量の紙書類を保管する必要もありません。
「SmartDB」で輸出管理の業務をシステム化しよう
このように輸出関連業務をシステム化することには、一定のメリットがあります。しかし、そのために専用の文書管理システムや、専用のシステム構築が必要でしょうか？
その必要はありません。大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」でシステム化すれば、輸出業務に特有の申請フォーマットや、会社に合わせた承認ルートも実現できます。 「SmartDB」の利用には、下記のようなメリットがあります。
「SmartDB」を利用するメリット
ワークフロー機能によって業務の効率化に
「SmartDB」は高度なワークフローやWebデータベース機能を兼ね備えています。 複数の部署や承認者で輸出帳票を回付した際、承認ルート上のだれのところにあるのか可視化されるため、進捗確認の負荷が大幅に軽減されます。 また、申請者や申請内容によって承認者や経路が自動判定されるため、帳票ごとにだれに承認をもらうかなど確認の必要はありません。 ほかにも、「SmartDB」では豊富な機能を駆使して、業務同士の連携や高度な業務プロセスに対応できます。
最新性が求められる審査項目を柔軟に変更できる
状況に応じて入力フォームを自在に変えられる「SmartDB」なら、政省令の改正などにもスピーディーに対応することができます。また、自社のコンプライアンス基準に合ったフォームを作成することも可能です。
欲しい文書にすぐたどりつける
キーワードや日付で絞り込めば、必要なときに過去文書をすぐ参照できます。さらに「SmartDB」なら、複数のデータベース間も一括で検索可能。添付ファイルのなかに含まれる文字までヒットします。検索結果には職務権限を反映することができ、部署をまたいだ輸出業務の情報管理に役立ちます。
更新通知や督促通知を自動化できる
登録された文書の内容は定期的に確認の上、更新が必要な場合があります。 「SmartDB」なら、確認や更新が必要なタイミングで通知を出すことが可能です。 また、更新内容を確認し承認する担当者へも自動でリマインドすることもできます。 このように更新通知や督促通知の自動化で進捗管理にかかる負荷を削減できます。
業務全体の効率化
「SmartDB」は輸出管理業務だけに利用するシステムではなく、 バックオフィスからフロントオフィスまで幅広い部署であらゆる業務にも活用でき、 複数の部門にまたがった業務プロセスごと業務全体をシステム化することが可能です。
まとめ
一歩間違えば、会社に多大な損害を与えてしまう輸出手続き。刑事罰や行政処分という直接的な影響はもちろん、既存顧客との取引停止や会社の信用失墜など、経営にも支障をきたす大問題にもつながりかねません。
輸出に関わる業務を標準化・手続き化し、証跡が残る「SmartDB」で管理すればミスや漏れもなくなり、安全に効率よく輸出手続きをおこなうことができるでしょう。
さあ、「SmartDB」を活用し、輸出業務をおこなう現場が本来注力すべき業務に集中できる未来を実現しましょう。
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