リモートワークを導入するための課題は？

急速に変わる、社会情勢に対応するには

新型コロナウィルスの影響により、通勤混雑の回避や、休校による子どもの対応、外出自粛要請などを契機として、リモートワーク・テレワーク、在宅勤務を急速に実施しなければならない状況となりました。しかし、こんな状況下であっても一部の企業でしか実施されていません。

本当はリモートワークをすぐに実施したくても、いざ実施しようとするとさまざまな課題が浮き彫りになり、なかなか前に進められない企業も多いのが実情です。
では、具体的にどんな課題やデメリットがあり、実施するためには何が必要なのでしょうか。

リモートワーク・テレワークの課題やデメリット

リモートワークにおける課題やデメリットとして、以下のようなものがあります。

• 社員間のコミュニケーションが気薄になる
• 会議のやり方に制限がでてくる
• データ管理の危険性が高まる
• 紙書類の確認、押印のために出社が必要

社員間のコミュニケーションが気薄になる

リモートワークでは、基本的にひとりで業務を行うため、今まで社内で当たり前に行っていた社員間のコミュニケーションがどうしても減少してしまいます。今までは顔を合わせて話すからこそ、上司や同僚との活発な意見交換ができたり、雑談のなかからアイデアが生まれることもありました。

リモートワークで社員間のコミュニケーションを気薄にしないためには、チャットツールやWeb会議サービスを積極的に利用することが大事になります。離れていても密なコミュニケーションが取れるような体制・環境を整えておく必要があります。

会議のやり方に制限がでてくる

今まで集まって対面で行っていた社内会議ができなくなり、コミュニケーションは、チャットツールやWeb会議サービスの利用が中心になります。 近年、Web会議サービスの充実により、従来の会議に比べて、会議室の調整が不要になるなど、Web会議サービスのメリットが多くなってきています。

ただ、どうしても対面で行われる会議に比べると、Web会議では、参加者の表情や態度からの雰囲気が読み取りにくくなるという課題はあります。こうしたメリット、デメリットを理解した上で、自社ではWeb会議サービスをどのように利用するか考えていく必要があります。

データ管理の危険性が高まる

リモートワークを行う上で大きな課題になるのは、セキュリティの観点、例えばデータ流出が挙げられます。企業による情報漏えいは社会的影響が大きく、時には経営自体を大きく揺るがしてしまうこともあります。

自宅のPCで仕事を行う場合は、以下のようなセキュリティ対策を事前に会社として実施しておく必要があります。

• 個人のPC利用許諾など、セキュリティポリシーなどのルールを決める
• 利用するデバイスにセキュリティソフトをインストールする
• 社内システムに安全にアクセスする環境を提供する
• クラウドサービスを利用したセキュアなデータ管理

いまだに残る紙書類の押印業務

どんなにリモートワークを実施しようにも、日本の社会にはまだまだ紙の文化が根付いています。「紙」をベースとした業務プロセスが多く存在しており、紙書類の確認や、押印手続きなど、実際に出社しないと進まない業務がリモートワークを実施する上でのひとつの課題になっています。

本当に必要な業務とは？業務のデジタル化を実現しよう！

では、紙媒体でのやり取りは本当に必要でしょうか。昔からの風習に縛られていませんか。
リモートワーク導入企業にとって課題となっている「紙媒体に記されている依頼内容」や、「ハンコによる業務の流れ」は完全にデジタル化することができます。

それにより、上司の確認、承認が自宅からもできるようになるため、余計な出社が不要となり、意思決定のスピードアップにもつながります。また、申請した書類がどこまで進んでいるかの進捗も目で見てわかるようになります。

業務のデジタル化を実現させるには

業務デジタル化クラウド「SmartDB」なら、リモートワーク導入企業にとって課題となっている紙の申請業務のデジタル化を、素早く実現することができます。「SmartDB」は、システム部門だけではなく、業務部門でも紙業務をデジタル化できることが大きな特徴です。

「SmartDB」が選ばれる3つの理由

１．システム部門はもちろん業務部門でもデジタル化できる！

いざ、紙業務をデジタル化したいと思っても、プログラム開発をする必要があり、なかなか実現までに時間がかかるのではと思う人は多いでしょう。

「SmartDB」はプログラミングなしで紙業務をデジタル化することが可能です。必要な項目をドラッグ&ドロップするだけで、自由度の高い申請フォーマットを作ることができます。また、よくある業務に合わせた豊富なテンプレートも用意しているため、一から申請フォーマットを作らず利用も可能です。

２．部門横断の複雑な業務フローにも対応

企業にありがちな関係者の多い複雑な申請業務も「SmartDB」では再現可能です。直列回付ならば実現できるが、「部署を隔てた並列回付」はできない、部署をまたぐ処理は再現できないなどの制限はありません。

また、業務の進捗や処理時間、処理漏れがすべて丸見えになるため、ボトルネックがわかるようになり、業務改善が進みます。申請、承認後は関係者に通知でお知らせすることもできるため、わざわざ上司に連絡する不便さもなくなります。

３．全社プラットフォームとしての安全性を確保

リモートワークを行う上で大きな課題のひとつはセキュリティやデータ流出です。「SmartDB」は数万人で一斉利用、数千業務を実現できるプラットフォームであり、多くの大企業ユーザーに選ばれています。さまざまな業務に耐えうるセキュリティ・権限管理に対応しています。

例えば、センシティブな情報を抱えている人事業務で利用する申請についても、立場や役職に応じた閲覧・編集権限も制限することができ、一般社員に個人情報が閲覧される危険もありません。また、監査ログを取得できるため、誰がどんな操作をしたかを日々チェックすることができます。

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経費申請をワークフローシステムで作成すると楽なワケ

企業内では、日々大量の文書を取り扱っています。これらの文書をどの様に管理していますか？「SmartDB」を使って文書管理の標準化を行えば、ノウハウ・知識を高いレベルで共有できるようになります。

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企業の抜本的な改革に向けて

新型コロナウィルスの流行が原因となって、多くの企業や組織でリモートワーク、テレワーク、在宅勤務が緊急課題化しました。しかし、元々政府の「働き方改革」のお題の元、テレワークやリモートワークの推進を検討してきましたが、「○○が出来ないから」「○○が足りないから」など、できない理由を並べなかなか前に進まない企業は多かったのでしょう。

今回、課題はあるものの企業がリモートワークをやると決めることで、今まで行っていた風習やルールを見直すきっかけにもなります。そして、今後同じような突発的な危険が発生してもビジネスを続けていける企業としてのブランディングや信頼にもつながってきます。

今回を契機として、「本当にその業務は必要？」ということを見直すきっかけにしてみてはどうでしょうか？
企業の生産性向上に寄与する投資と考えることで、そこから本当の企業改革が進むかもしれません。