店舗情報の整備、Excel管理をやめて一元化!

多店舗展開をされている企業では、物件・店舗・契約・設備修繕などの「店舗開発・店舗管理業務」が発生しているのでないでしょうか?その一方で店舗情報の整備 IT化が積極的になされず、表計算ツールのExcelなどで管理し、情報共有に苦労しているという声を多く聞きます。
多岐にわたる店舗情報を、店舗マスタとしてWebデータベース化し、一元管理することで、今まで情報の確認や更新にかかっていた時間を削減できるなど、さまざまな業務効率化を実現できます。
今回は店舗情報のExcel管理をやめ、店舗マスタをWebデータベースで実現した場合にどのように業務効率化できるのかについて、またどのような準備が必要なのか合わせてご紹介します。

店舗マスタとは

多店舗展開をされている企業さまでは、店舗展開や維持のために全店分の店舗情報の整備が必要となります。店舗は、出店~運営~閉店といったライフサイクルを辿り、その過程で、さまざまなイベントが発生し、多くの整備すべき情報が発生します。これらの店舗情報を集約したものは「店舗マスタ」と呼ばれます。

店舗マスタには、店舗の基本情報(電話番号、従業員数、平均月商など)や資産・設備情報、契約情報など店舗に関係するあらゆる情報がまとまっています。そのため、出店計画の際には候補物件の情報や商圏情報、出店に至る交渉経緯の情報や店舗設備の移動、修繕の情報などを参照する際に使われます。また、マーケティング部がどれだけの販促物を投入するかを策定時に、過去施策の内容を参考にする場合などに使われることもあります。
このように店舗マスタは多店舗運営に必要なありとあらゆる業務に関連し、複数部門で横断的に利用される場合もあります。そのため、店舗マスタ運用時には情報の正確さや探しやすさ、整備のしやすさが実現されていることが重要です。

店舗カルテで店舗情報を一元管理

店舗マスタをExcel管理した場合の課題とは

店舗情報をExcelで管理し、店舗マスタの代わりにしている場合、以下のような課題が発生します。

  • 店舗に関する情報を部署ごとに管理しているため、他部署の情報保管場所がわからず探すのが困難
  • 同一情報が複数のExcelで管理されていて、修正・更新に時間がかかる
  • どれが最新の情報か、わからなくなる
  • 誰でも編集できるため、誤った内容への更新・データの誤削除が発生する
  • 更新履歴が項目単位で追えず、トラブル発生時に過去経緯の確認が大変
  • 情報の整理がされておらず、蓄積された情報を営業活動などに活かせない
  • 業務が属人化しており、担当者が不在になると店舗情報の管理が煩雑になる

店舗情報を部門別ごとのフォーマットで管理している場合、報告時には共通のExcelフォーマットにまとめる作業が必要になります。店舗に関する情報は日々頻繁に更新が発生するため、情報のとりまとめの作業負担は大きくなります。

店舗マスタのWebデータベース化で効率UP

店舗マスタをWebデータベースで実現することで、Excel管理で発生する課題を解決し、業務効率化を実現することができます。
【参考:Webデータベースとは】

店舗マスタを脱Excelし、Webデータベース化することで得られる大きなメリットは以下2つです。

複数人・部署での作業、情報共有で業務効率化
同じデータを複数人・部署で整備できるようになることで…
 =情報の一元管理につながる
 =情報取りまとめ対応が不要になり、データ収集の時間が短縮される
情報の横断検索が簡単にできる
 

Webデータベース利用時の各メリットの詳細については以下の記事にてご紹介していますので、よろしければこちらもご覧ください。
以下の記事では台帳管理での脱Excelをとりあげています。「店舗マスタ」は「店舗の台帳管理」として置き換えることができます。また店舗で利用する備品管理の台帳などさまざまな台帳管理に共通するメリットとなるため、店舗運営時には参考になる内容となっております。ご活用ください。
【参考:Excelによる台帳管理はもうやめたい!】

また店舗マスタなどの台帳管理以外でもExcelで管理している業務をWebデータベース化することでさまざまな効果があります。
【参考:脱Excelか活Excelか?データ管理をWebデータベースでおこなうメリット】

店舗マスタのWebデータベース化を成功させる3つのステップ

前の章では店舗マスタをWebデータベースで店舗マスタを管理する際のメリットについて触れました。ここからは店舗マスタをWebデータベースで管理する際のポイントをご紹介いたします。Webデータベース化に限らず業務をデジタル化するときには、事前準備として業務整理や業務設計を進めるための情報整理が重要です。
【参考:業務設計の基礎知識と進め方について解説】
【参考:業務整理の3つのポイントとは?業務デジタル化は下準備が大切!】

また項目の配置や配色などを、どのようにすれば使いやすくなるのかを検討し、利用者が使いやすい入力画面を用意することも重要です。
【参考:もう配色に迷わない!業務アプリでおすすめの配色と使い方をご紹介】

上記を踏まえて、店舗マスタのWebデータベース化に成功に必要な“3つ”のステップをお伝えします。

1.情報ごとの閲覧の頻度をもとに一覧に載せるべき店舗情報を整理

店舗情報は多岐にわたります。店舗の住所や電話番号といった基本的な情報から、店舗の人事情報に関することや過去の個店別施策などすべてを集めると膨大な情報量になります。しかし、そのすべての情報を本部のスタッフが毎日見るかというとそうではありません。
まずは、本部のスタッフがよく確認する店舗情報を整理して、それを優先的に店舗マスタに載せるようにしましょう。店舗マスタの情報から派生したさらに細かい情報を確認したい場合もあると思います。そういった閲覧頻度は低いけれども、店舗マスタの情報に紐づいているとすぐに確認できて便利な情報は、店舗マスタとは別のアプリで管理して、アプリ同士を連携するのが良いでしょう。
Webデータベースでは関連情報を相互にリンクさせたり、簡単に横断的な検索ができる仕組みを作れたりすることに加え、店舗マスタの情報から関連情報を連携させてすぐに閲覧※できるようにすることも可能です。

例:店舗情報から該当店舗名で関連する契約を検索して一覧化するなど

2.情報ごとの閲覧・編集権限の整理

店舗マスタは、多店舗展開をされる企業にとって重要な基盤であり、企業の財産である情報です。
そのためこの店舗マスタに載っている情報は正確であり、関係者以外が不意に編集してしまわないように制御する必要があります。
店舗マスタをWebデータベースで管理する際は、情報ごとに閲覧や編集の権限を細かく設定することができます。店舗マスタに載っている情報の中でも全員に見られても良い情報とそうでない情報があると思います。また、編集に関しても全員が編集可能にしてしまうと情報の正確性を保つのが難しくなります。これらのことから、Webデータベースにて店舗マスタを管理する際は、記載する情報ごとに閲覧権限(誰が見てもよいのか)と編集権限(誰が編集できるのか)を明確にしておくことが大切です。

3.利用者が使いやすい入力フォーマットを作成

店舗情報を集約して店舗マスタを作成する際に、利用者が使いやすい(見やすい)フォーマットにすることはとても大切です。店舗マスタは複数部門の関係者が何度も見るものなので、各利用者がどこに何が書かれているのかが一目で分かる必要があります。Webデータベースで作成する際には情報のカテゴリごとに色分けや、配置を工夫することで、見やすくなります。
業務アプリをいきなり作成していくのではなく、まずは必要な情報の整理やどこに何の情報を置くかのレイアウトを検討することで店舗マスタにとってベストな形を作っていくことができます。

従来の店舗マスタとの比較

「SmartDB」店舗マスタを管理するメリット

ここまで、Webデータベースを使って店舗マスタを管理するメリットやポイントをお伝えしてきましたが、ここからは弊社で提供している「SmartDB」のWebデータベース機能を活用することで、どのように店舗マスタの効率化を実現できるのかをご紹介します。

「SmartDB」には店舗マスタの管理を効率化できる、さまざまな機能があります。先程ご紹介したWebデータベースを利用するメリットの他にもさまざまな効果を期待することができます。「SmartDB」で店舗マスタを管理する主なメリットと、それらを実現する機能についてもご紹介します。

SmartDBの便利な機能やその効果

1.複数人・複数部署での作業、情報共有で業務効率化

「SmartDB」には複数人・複数部署での編集作業や情報共有をより一層効率的にできる機能があります。

  • 柔軟な権限制御
  • データ、入力エリアごとに権限設定が可能で、役職や部門ごとの資料作成が不要になります。出店ライフサイクルの状況に応じた権限設定も可能です。

  • 更新履歴機能
  • 更新日時ごとにデータをバージョン管理しているので、複数人・部署で同じデータを更新しても、いつ・誰が編集したのかがすぐわかります。

  • ゴミ箱機能
  • 誤って重要なデータを削除した場合も簡単に取戻しができます。

2.高度かつ柔軟な検索

検索項目や条件を柔軟に設定できるほか、添付ファイル内のテキストも検索できる全文検索機能があるので、必要な情報がすぐ見つけられます。

3.データの転記・チェック作業の自動化

台帳情報を関連業務のアプリでも参照できるようにする(マスタ情報を参照する)ことで、台帳情報を関連業務で利用する際に発生する転記作業が不要に。

4.活Excel(既存Excelの活用、Excel帳票出力)

「SmartDB」ではExcelを中心とした業務からWebデータベースにスムーズに移行できる機能もご用意しております。

  • Excel帳票を取り込んでのフォーム作成
  • Excel帳票をドラッグアンドドロップの操作で「SmartDB」に取り込むだけで、入力フォームを自動で作成し、Webデータベースを作ることができます。ITが苦手という方でも簡単にお使いいただける機能です。

  • Excel連携(帳票出力・CSV出力)
  • 帳票出力機能では「SmartDB」のWebデータベース上で蓄積したデータを、規定フォーマットのExcelファイルに出力してダウンロードできます。店舗情報の報告などで集計用に一部の情報を出力したり、掲示用に印刷したりしたい場合にこちらの機能は便利にお使いいただけます。

    CSV出力機能ではWebデータベース上に蓄積したデータをCSV形式で出力することができます。ピポットテーブルやグラフ作成用のデータを取得するのに便利な機能です。ビュー機能と組み合わせることで、どの項目のデータをどの順番で出力するのかも画面操作のみで簡単に設定できるので業務部門でも自分たちでデータ分析が簡単にできる環境を構築できます。

まとめ

「SmartDB」はノーコード・ローコードな開発基盤なので、プログラミング経験がない業務部門(非エンジニア部門)の方でも、簡単に店舗マスタをシステム化することができます。
【店舗マスタの管理を効率化する「SmartDB」とは】
【参考:ノーコード・ローコードとは何か】

ここまでご紹介してきたように、「SmartDB」で店舗マスタを管理することで、店舗マスタの情報を常に正確に管理することができます。また、複数部署での情報共有もしやすくなり、これまで情報共有のために資料を作成していた時間も削減することができます。店舗マスタをうまく管理できていない、Excelで店舗情報を整備していてお困りの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

関連資料
3分でわかるSmartDB

3分でわかる「SmartDB」

大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。

プロモG 小坂

この記事の執筆者:小坂 (プロモーショングループ)

前職ではSPA企業に新卒で入社し、4年間ほど店長や本部での仕事を経験。
ドリーム・アーツ入社後はカスタマーサクセスを担当。2021年よりプロモーショングループに加入。
現場業務のリアルを知ったうえで企業の業務デジタル化にとって大切なこととは何かを考え発信していきたいと思います。