働き方改革の成功事例 業務効率化に繋がった取り組み４選

業務効率化が働き方改革につながる

2019年4月に「働き方改革関連法」が施行され、労働環境は抜本的な改革が求められています。その背景にあるのは、人口の減少と少子高齢化という問題です。総務省統計局の調査によると、日本の人口は2008年をピークに減少の一途を辿っており、その流れは加速する一方です。

こうした事態を改善するために打ち出されたのが、働き方改革です。柔軟かつ多様な労働環境の構築による雇用の促進や、労働力強化による日本経済の発展が働き方改革の目的となっています。

働き方改革を実現するために必要なのが、業務の効率化です。働き方改革のテーマは長時間労働の是正や多様で柔軟な働き方の実現など、雇用形態に関わらない公平な労働環境の構築です。つまりワークライフバランスの実現であり、そのためには業務効率化と労働生産性の向上が必須といえるでしょう。

短時間で付加価値の高い仕事をこなせるようになれば、従業員の就業時間が減少し、残業を抑制できます。業務効率を向上させることで、働き方改革の目的であるワークライフバランスの実現につながるのです。

限られた労働時間で従来よりも高い成果を出すためには、業務の効率化と労働生産性の向上は必須です。そこでおすすめしたいのが、さまざまなワークフローを効率化するITシステムの導入です。ITシステムを活用する最大の利点は、企業の基幹となるあらゆるデータを一元管理し、組織全体で共有できる点にあります。それにより各部門でシームレスな連携が可能になり、業務効率の飛躍的な向上が期待できるのです。

働き方改革の成功事例

働き方改革を実現させた企業の成功事例を見ていきましょう。ここでご紹介する企業は、業務デジタル化クラウド「SmartDB」を導入し、業務効率化と労働生産性向上を実現した企業です。
「SmartDB」は法人企業向けのITシステムで、多くの企業で導入が進んでいるクラウド型プラットフォームです。あらゆるワークフローをデジタル化して一元管理することで、組織全体の業務効率を最適化します。
それでは、働き方改革を実現した企業は「SmartDB」をどのように活用し、どういった成果を創出したのかを見ていきましょう。

事例1: ヨネックス様

日本を代表するスポーツブランド、ヨネックス。
組織が大きくなるにつれて、人・モノ・カネ・情報の流れを円滑にする管理部門の存在が重要になる。そのためには、戦略的な情報システムの運用が欠かせない。
ヨネックスにおいて、複雑なワークフローを見直し、全社的な業務効率化への動きが本格化したのは2018年。
申請ルートは5分の1にまで整理され、原則デジタル化できるように、新たなワークフローシステムの選定が始まった。8社の製品が検討され、最終的に採用されたのは、「SmartDB」だった。
「『SmartDB』によって、紙の紛失に関するストレスが解消されました。『みんなで探さなければならない』といった事態も、もうありません。文書を補完するキャビネットのスペースも縮小できるでしょう。ユーザー側の質がからも、報告書をURLで共有できたり、部門長の所在を確認してから提出する必要がなくなったりと、便利さを実感しています」（佐伯氏）
加えて高柳氏も「こうしてコロナ禍において紙業務のために出社する事態を避けられたのは『SmartDB』のおかげです」と話す。
最初期から業務部門主体で「SmartDB」を導入することによって、情報システム部が「サポート力」を高め、スピーディーな全社展開を可能にしたヨネックス。業務改善ができるというモチベーションを上手く生かしながら、社員のスキルアップに繋げている。

参考事例

複雑なワークフローを、現場主導のデジタライゼーションによって工数3割削減

複雑なワークフローをデジタル化していくことによって、大幅な工数やコストの削減に成功しているが、ヨネックスではそれだけにとどまらない、さらなる効果が生まれているという。現場主導によるデジタライゼーションの真の価値とは。

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事例2: アダストリア様

アダストリアの「店舗デザイン部」は、同社が展開するさまざまなブランドの「店舗デザインから設計施工、維持管理」を担当する部署だ。
店舗デザイン部では、店舗内装のデザイン、設計、施工、メンテナンスなどを含む、店舗のライフサイクル全般についての管理、サポートを業務としている。同社がブランドや店舗数を拡大していくなかで、その業務量も増加を続けている。そうした状況に関連して、改善が急務になっていたのが、「内装メンテナンス」に関わる事業の進め方だった。
アダストリアでは2017年より、社内の業務効率化、および標準化のための仕組みとして「SmartDB」の全社導入を進めていた。
「SmartDB」による、店舗メンテナンスの新しいワークフローは、2018年11月より現場での運用が始まった。アダストリアのブランドが展開する店舗の内装メンテナンス業務は、原則すべて、この新しい仕組みの上で進行している。これにより、業務プロセスの標準化、効率化への取り組みは一気に加速した。
「SmartDB」では、現場の業務に対する理解があれば、高いITスキルがなくても「設定変更」の感覚で、ワークフローや画面表示を改善していけることが導入企業にとってのメリットのひとつとなっている。今後、会社の体制やビジネス状況の変化に合わせて、業務プロセスを変えたいというニーズが出てきた場合でも、「SmartDB」でスピーディーに対応できることを期待しているという。

参考事例

1,400店舗からの業務申請を「SmartDB」でデジタル化

商品企画から生産、小売までを手掛ける「SPA（Specialty store retailer of Private label Apparel）ブランド」にこだわり、グローバルで約1,400店舗を展開している。継続的に成長を続けるアダストリアにおけるデジタル化の課題とは。

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事例3: コクヨ様

「コクヨ株式会社（以下、コクヨ）」は海外の関連会社含め約6,800名の従業員をもち、アジアを始め世界への事業展開を進めるグローバル企業である。
「SmartDB」は、人事部、総務部をはじめとするバックオフィス業務から広報部、営業部などのフロント業務までさまざまな業務に使われている。
システム化するまでもないと考えていた“現場業務”は、知らず知らずのうちに担当者の業務を圧迫していた。「SmartDB」は“現場業務”をシステム化し、生産性向上の追求を加速させている。
「SmartDB」があることによって、現場でのノウハウが共有され、生産性が向上されていく。そのサイクルにより業務自体が日々改善・効率化され、業務改革が推進される。システムエンジニアを必要とせず、現場だけで再利用も横展開も実現できることこそが「SmartDB」が現場に浸透し評価されているポイントである。

参考事例

使い続けて10年以上、コクヨの自律した現場業務改革を促す「SmartDB」

コクヨの自律した現場業務改革を促すIT基盤として、約13年間の長きにわたって使い続けられる「SmartDB」が、どのように活用されているのか、現場の業務改革をITから推進するキーマンへのインタビューをまじえながら詳しく紹介。

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事例4: レンタルのニッケン様

レンタルのニッケンは、土木・建築・産業関連機械を中心に、約6,800種類約90万点の商品をレンタルしている。また、お客さまの幅広いニーズに応えるため、自社商品の開発・製造・販売も手がける。
レンタルのニッケンは、1999年に既存のグループウェア製品を導入し、社内のコミュニケーションと業務処理の効率化も図った。しかし、2008年頃からデータベースに収める100万件超の文書数にインデックス管理機能が対応できなくなり始めたという。メールやワークフローは業務を進めるための大切な生命線であった。このため、同社はシステムの入れ替えを検討し、既存のグループウェア製品からの移行実績が豊富な「Insuite」と「SmartDB」を採用。
ドリーム・アーツのクラウドサービスにシステムを移行することで、それまでの運用に費やしていた人的リソースを大幅に削減した。
レンタルのニッケンは、ドリーム・アーツのクラウドサービスを利用して、モノに縛られずビジネスの要求スピードに合わせてITを活用できる、情報システム部門の働き方改革を目指している。

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クラウド利用で守りから攻めの情報システム部門へ

オンプレミスでのサーバ運用からクラウド化を決断してから、どのようにプロジェクトを進め、どのような効果が生まれたのか。担当者のインタビューから見えた、ドリーム・アーツだからこそのシステム導入理由とは？

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「SmartDB」の導入で業務効率化を実現

働き方改革実現の要となるのは、業務効率化による労働生産性の向上です。企業と従業員それぞれに最適化された労働環境を構築するためには、より短い時間で付加価値の高い仕事をこなす必要があります。労働時間の規制によって従来の働き方では企業の競争力は低下するばかりです。業務デジタル化クラウド「SmartDB」の導入は、こうした事態を打破する一助となるでしょう。
働き方改革を実現させることができれば雇用促進に繋がり、ひいては日本経済の発展に寄与することになるのです。

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