貿易関連文書、どう管理してますか?

製造業にとって、海外へ製品を輸出する際の手続きは非常に重要です。
輸出に関わる必要書類や手続きをシステムで管理して、チェック漏れや帳票更新ミスのリスクをなくしながら、効率化も実現しましょう!

コンプライアンスとスピードを両立させる

輸出事故を回避せよ!

海外へ製品を輸出する際の手続きには、正確を期す必要があります。もし手違いがあれば、行政処分など重大な処罰につながりかねません。

このような事態を回避するため、輸出する物品が武器などの用途に使われることがないかを審査するという業務があります。項目に基づいて品目をチェックし、その審査の過程と証跡を残すことは、知らない内に規制品を輸出してしまう輸出事故を水際で回避し、企業コンプライアンスを守ることにもつながる大切な業務なのです。

その一方で、業務改善もしたい!

管理レベルを高く保つことが求められる一方、業務を効率化する必要性も年々高まっています。
新興国の市場拡大や日本企業の海外進出を背景に、年々増大している海外輸出件数。輸出関連業務へのニーズは高まる一方です。
また、輸出業務の属人化は深刻な問題です。だれが業務を行っても同じクオリティで輸出事故を防げるよう、業務のやり方を抜本的に変えていく必要があります。

輸出管理の書類や手続きは、システム化されていますか?

セキュリティを担保しながら効率を手に入れる鍵は、業務のシステム化と文書の電子化にあります。これらが行われていないと、どういう問題が起きるでしょうか。

共通の問題

セキュリティリスクの発生
紙の申請書の回付作業には、紛失や情報漏えいなどのリスクがつきものです。複雑な輸出業務にありがちな複数のシートの回付を行う場合、さらにリスクは大きくなります。

輸出関連業務の属人化
業務がシステム化されていないと、作業の細かなノウハウが熟練者の頭のなかで完結してしまいます。属人化が進むほど、知識や経験が浅い担当者によるトラブルのリスクが高まります。

申請者にとっての問題

過去文書の検索に時間がかかる
ある調査では、ビジネスパーソンが書類を探す時間は1日平均20分*という結果がでています。これを1年に換算すると、およそ80時間もの時間を費やしていることになります。
ましてや既存の輸出先や過去の取引を参照する機会の多い輸出業務で、提出すべき書類を毎回のように探していると、多大な労力と時間がかかってしまいます。

承認完了まで、どこに滞留しているかわからない
営業担当者、設計・製造部門、輸出管理部門など、さまざまな承認者や部門が介在する輸出業務。紙で回付していると、申請が滞留するボトルネックはどこなのかが見えず、督促を行うことも困難です。

管理者にとっての問題

有効期限の管理や督促に手間がかかる
輸出業務では、取引先審査や需要者審査など、チェックリストの有効期限管理が必須となるケースが多数あります。また省庁へのチェックリストの提出など、ルーティン化された帳票更新の管理などは、人手で行っていると手間がかかりますし、人為ミスの原因にもなります。

毎年の帳票更新に手間がかかる
輸出業務では、毎年のようにチェックリストをアップデートする必要があります。新規の輸出先では、取引先審査や需要者審査、治安や財政状況などさまざまなチェック書類が加わる場合もあります。これを年単位などで定期的にチェックし、それが確実に行われていることを記録する、という一連の業務は、紙で行うと非常に煩雑です。

電子化すれば、問題を解消できます

これらの問題は輸出に関わる業務を電子化することで解決できます。

輸出関連文書を電子化するメリット

セキュリティが向上
輸出関連書類を電子化すれば、紛失や情報漏洩などのリスクがなくなることはもちろん、証跡を残せるようになります。監査に備え、大量の書類を保管する必要もありません。

審査の工程を標準化できる
審査工程をだれでも実施できるようになり、ノウハウ不足を補い、知識不足に起因するミスを削減することができます。

手続き漏れを防ぐ
業務の承認ルートは、あらかじめ設定してしまいましょう。申請者が承認者をその都度調べたり、輸出時にどの書類を利用すべきかなども迷う必要がなくなります。不備を受け付けないフォーマットを設定すれば、差し戻しの時間も短縮できます。

輸出関連文書を電子化するメリット

このように輸出関連業務を電子化することには、一定のメリットがあります。しかし、そのために専用の文書管理システムや、専用のシステム構築が必要でしょうか?

その必要はありません。大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」で電子化すれば、輸出業務に特有の申請フォーマットや、会社に合わせた承認ルートも実現できます。「SmartDB」の利用には、下記のようなメリットがあります。

最新性が要求される審査項目も思いのままに作成できる
状況に応じて入力フォームを自在に変えられる「SmartDB」なら、政省令の改正などにもスピーディに対応することができます。また、自社のコンプライアンス基準に合ったフォームを作成することも可能です。

欲しい文書にすぐたどりつける
電子化のメリットのひとつは検索が簡単になること。キーワードや日付で絞り込めば、必要なときに過去文書をすぐ参照できます。さらに「SmartDB」なら、複数のデータベース間も一括で検索可能。添付ファイルのなかに含まれる文字までヒットします。検索結果には職務権限を反映することができ、部署をまたいだ輸出業務の情報管理に役立ちます。

更新通知や督促通知を自動化できる
毎年必要になるチェックリストの更新。「SmartDB」なら、更新通知を自動化することで更新漏れが防げます。また、承認者へのリマインドも自動化可能。管理にかかる時間を削減できます。

輸出管理の書類や手続きは、「SmartDB」でシステム化

一歩間違えば、会社に多大な損害を与えてしまう輸出手続き。刑事罰や行政処分という直接的な影響はもちろん、既存顧客との取引停止や会社の信用失墜など、経営にも支障をきたす大問題にもつながりかねません。

輸出に関わる業務を標準化・手続き化し、証跡が残る「SmartDB」で管理すればミスや漏れもなくなり、安全に貿易を行うことができます。検索機能や通知の自動化で申請、管理にかかる時間を劇的に減らすこともでき、一石二鳥。

さあ、「SmartDB」を活用し、輸出業務を行う現場が本来注力すべき業務に集中できる未来を実現しましょう。

*参考:

「書類を探す時間は“1年で約80時間”」